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Come funziona l’E-Procurement?

Da Benjamin
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Vantaggi dell’e-procurement

Grazie all’e-procurement, le transazioni commerciali tra clienti e aziende possono essere prive di carta, il che significa che il processo di acquisto e vendita di beni o servizi può avvenire utilizzando Internet come mezzo principale. I vantaggi sono evidenti per entrambe le parti, ed è per questo che anche i governi cercano attivamente di stabilire strategie di e-procurement.

L’e-procurement presenta diversi vantaggi importanti anche per i clienti e i fornitori. Con l’ausilio dell’e-procurement, i processi della catena di fornitura sono più agili e le possibilità di errore sono ridotte. Il sistema elettronico può garantire che gli utenti siano informati sullo stato delle loro transazioni. La produttività aumenta e la sicurezza è maggiore.

Componenti dell’e-procurement

L’e-procurement è costituito da numerosi componenti e funzioni utili. Uno dei primi componenti è la gestione delle entrate, il che significa che può aiutarvi a organizzare i magazzini e a gestire e tracciare l’approvvigionamento dei materiali. È il primo passo da compiere nelle gare d’appalto elettroniche, nella creazione di trattini e nella creazione di requisizioni. Segue la valutazione.

Un’altra componente è la creazione di RFP, che comporta la formulazione di criteri di qualificazione commerciale. È possibile attirare anche i potenziali offerenti. La componente netta è la presentazione delle offerte, in cui gli offerenti interessati partecipano attivamente ai portali di e-procurement.

Dopo aver ottenuto le informazioni sul portale di e-procurement, è il momento di esaminare i dettagli presentati e analizzarli. Attraverso le aste elettroniche, le aziende possono determinare quali sono gli acquisti da fare e se sono validi.

Dopo aver scelto uno o più fornitori con l’asta elettronica, è importante creare connessioni con loro e conservare tutti i dati di contatto. In questo caso, l’e-procurement vi aiuterà anche nella gestione dei fornitori e dei contratti.

Come l’e-procurement può funzionare per voi

L’e-procurement prevede diverse fasi principali. Il primo passo è legato alla selezione dei prodotti. Le aziende visitano piattaforme specifiche e si informano su ciò che i fornitori possono offrire loro, quindi selezionano i prodotti e inviano la richiesta di acquisto con un solo clic. In seguito, la richiesta di acquisto è già presente nel sistema di approvvigionamento.

Dopo aver superato il processo di approvazione, la richiesta diventa un ordine e i fornitori ricevono il documento elettronico, quindi sono pronti per iniziare a preparare i prodotti scelti per la consegna.

Le aziende ricevono le fatture sotto forma di PDF o di documenti elettronici e l’ultimo passo dopo questa procedura è il pagamento.

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Il processo di e-procurement

Gestire aspetti importanti della vostra azienda con l’aiuto di Internet è vantaggioso e si basa su processi complessi. La prima fase dell’e-procurement è l’e-sourcing, che può aiutarvi a restringere il numero di fornitori per la fase di valutazione.

È possibile affrontare numerosi aspetti dell’e-informing, che riguarda uno scambio bidirezionale di dati riservati, che circoleranno tra i partner interni ed esterni di qualsiasi azienda.

Il processo di e-tendering vi aiuterà a esaminare diverse offerte, proposte e informazioni provenienti dai fornitori. L’asta elettronica è legata alla contrattazione e alla valutazione. Il processo di e-ordering aiuta ad autorizzare le richieste e a gestire gli ordini e a riceverli.

Strumenti per l’e-procurement

L’e-procurement utilizza numerosi strumenti e metodi che possono essere molto vantaggiosi per la vostra azienda. Uno di questi è il sistema di interscambio elettronico dei dati, che garantisce il successo dello scambio di dati tra dispositivi elettronici.

Inoltre, le aziende utilizzano diverse piattaforme e tecnologie, come l’e-sourcing e l’e-tendering, per gestire il lavoro in modo più rapido e semplice. Esistono anche strumenti per gli ordini e gli acquisti elettronici.

Software di e-procurement

Il software di e-procurement è un’aggiunta vantaggiosa all’azienda che può aiutarvi a gestire numerosi processi; dovete solo scegliere quello che, prima di tutto, vi aiuterà con gli aspetti più cruciali.

Deve essere in grado di creare ordini di acquisto, richiedere contratti di negoziazione, mantenere i riepiloghi delle transazioni, scoprire e gestire i fornitori e mantenere le relazioni con i fornitori.

Il software accelera il processo di approvvigionamento e lo rende più semplice. Molti sistemi di e-procurement possono anche aiutarvi a identificare gli utenti a cui avranno accesso, a limitare il numero di persone che avranno accesso ai dati di bilancio, a controllare chi effettuerà gli acquisti e a controllare chi potrà esaminare e pagare le fatture.

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