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Zusammenfassung – Ohne definierte Rollen, transparente Arbeitsabläufe und regelmäßiges Feedback drohen IT-Multiservice-Projekten Doppelarbeit, Verzögerungen und Missverständnisse. Gezielte Workshops kartieren Verantwortlichkeiten, visualisieren Prozesse, legen messbare Kriterien fest und etablieren Review- und Feedbackrituale – unterstützt durch visuelle Tools wie das Team Canvas. Durch die Formalisierung einer gemeinsamen Vision und eines operativen Aktionsplans stärken sie Zusammenhalt und Reaktionsfähigkeit. Lösung: Ein Zyklus agiler Workshops verankert diese Best Practices und transformiert die Zusammenarbeit nachhaltig.
Agilität ist nicht nur ein Rollenspiel, sondern vor allem ein Haltungswandel, der mit klaren Regeln, vollständiger Transparenz und offenem Feedback beginnt. In einem Umfeld, in dem IT-Projekte mehrere Abteilungen umfassen, kann die Zusammenarbeit nur gelingen, wenn jeder Beteiligte seinen Verantwortungsbereich kennt, die Prozesse sichtbar sind und die Kommunikation reguliert verläuft.
In einer Reihe von Workshops setzen sich die Teams mit ihren Arbeitsweisen auseinander, erarbeiten gemeinsam Stellenbeschreibungen im Sinne agiler Prinzipien und etablieren einen Dialograhmen, um latente Konflikte zu verhindern. Das Ergebnis? Ein konkreter Maßnahmenplan, operative Tools und ein erneuerter Teamzusammenhalt, der im Alltag gelebt wird.
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
Eine präzise Rollenbeschreibung schafft individuelle und kollektive Verantwortung. Ein klarer Rahmen reduziert Überschneidungen und Grauzonen.
Verantwortlichkeiten identifizieren und formalisieren
Die Klärung der Verantwortlichkeiten beginnt mit einer Kartierung der Aufgaben jedes Einzelnen. Dabei wird festgehalten, welche Entscheidungen jede Rolle treffen kann und welche Ergebnisse erwartet werden.
In einem dedizierten Workshop erstellen die Teilnehmenden ihre jeweils eigene Liste von Verantwortlichkeiten und gleichen ihre Wahrnehmungen ab, um die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu optimieren.
Beispiel: Ein schweizerisches Industrie-Mittelunternehmen stellte fest, dass zwei Teams an denselben Leistungskennzahlen arbeiteten, ohne sich abzustimmen. Durch die Formalisierung ihrer jeweiligen Zuständigkeitsbereiche konnten sie unnötige Iterationen reduzieren und pro Sprint drei Tage gewinnen.
Transparenz der Prozesse und Erwartungen
Transparente operative Prozesse schaffen Vertrauen und Raum für kontinuierliche Verbesserung. Klare Erwartungen verhindern Missverständnisse.
Workflows abbilden und visualisieren
Der erste Schritt besteht darin, jede Arbeitssequenz grafisch darzustellen. Die Teilnehmenden skizzieren die einzelnen Schritte, die Ergebnisse und die zugehörigen Fristen. Diese gemeinsame Visualisierung macht die Engpässe sichtbar.
Am Ende dieses Workshops verfügt das Team über ein klares Referenzmodell. Es kann nachverfolgen, wo Verzögerungen auftreten und welche Aufgaben für den Projektfortschritt kritisch sind.
Geteilte Erfolgskriterien definieren
Jede Stakeholder-Gruppe muss ihre Erwartungen in Bezug auf Qualität, Zeitrahmen und Umfang ausdrücken. Im Workshop formulieren die Teams gemeinsam messbare und akzeptierte Kennzahlen.
Diese kollaborative Arbeit reduziert den Tunnelblick, bei dem abgeschlossene Arbeitsschritte nicht den Anforderungen des nächsten Teams entsprechen. Die geteilten Kriterien dienen als Leitplanken für jede Iteration.
Regelmäßige Reviews etablieren
Transparenz allein genügt nicht ohne regelmäßige Steuerungsrunden. Die Workshops empfehlen wöchentliche oder zweiwöchentliche Reviews, um den tatsächlichen Fortschritt mit den ursprünglichen Zusagen zu vergleichen.
Diese Synchronisationsmomente bieten die Möglichkeit, Prioritäten neu zu setzen, Risiken zu melden und getroffene Entscheidungen zu dokumentieren.
Ein Finanzinstitut führte dieses Ritual in seinem Projektteam ein und erkannte frühzeitig ein Risiko der regulatorischen Nichteinhaltung, das noch vor Ende des Sprints behoben werden konnte – ein Lieferstopp wurde so vermieden.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Mutige und respektvolle Kommunikation
Ein sicherer Dialograum fördert die ehrliche Äußerung von Bedürfnissen und Schwierigkeiten. Strukturiertes Feedback verhindert die Entstehung stiller Frustrationen.
Feedback-Rituale etablieren
Um Feedback fest zu verankern, organisieren die Teams am Ende jeder Iteration spezielle Sessions. Jeder kann teilen, was gut gelaufen ist und wo er oder sie Verbesserungspotenzial sieht.
Diese Runde, moderiert von einem Facilitator, folgt klaren Regeln: Beobachtung, wahrgenommene Wirkung und konkrete Vorschläge.
Dialogregeln und Konfliktmanagement definieren
In einem Workshop zur Kommunikation werden Prinzipien festgelegt: in der Ich-Form sprechen, nicht unterbrechen und die Perspektive des Gegenübers berücksichtigen. Diese Regeln bilden einen Verhaltenskodex.
Die Gruppe erarbeitet zudem ein Verfahren zum Umgang mit Meinungsverschiedenheiten, angefangen bei interner Mediation bis hin zur strukturellen Eskalation, falls erforderlich.
Visuelle Hilfsmittel und den Team Canvas nutzen
Der Einsatz des Team Canvas bereichert den Austausch. Jedes Team definiert gemeinsam Mission, Werte, Kommunikationsregeln und Stärken.
Die im Canvas erstellten Visualisierungen bleiben dauerhaft sichtbar, erinnern an das Engagement aller und erleichtern das Onboarding neuer Mitglieder.
Ein E-Commerce-Unternehmen nutzte dieses Instrument, um die Integration neuer Mitarbeitender zu strukturieren. Innerhalb eines Monats verkürzte sich die Einarbeitungszeit um 30 %.
Gemeinsame Vision und operativer Aktionsplan
Eine gemeinsame Vision leitet tägliche Entscheidungen und stärkt das kollektive Engagement. Ein strukturierter Aktionsplan verwandelt Ambitionen in greifbare Ergebnisse.
Vision-Workshop
In diesem Workshop übersetzen die Teilnehmenden strategische Ziele in konkrete Anwendungsszenarien.
Zur Strukturierung greifen sie auf einen Leitfaden zur digitalen Roadmap in vier Etappenschlüsseln zurück.
Diese Vision wird zum Kompass, um jede Funktionalität und jede technische Entscheidung zu validieren.
Abstimmung auf strategische Ziele
Nach der Visionserarbeitung verknüpfen die Teams jede Säule mit messbaren Zielen. Sie priorisieren Initiativen nach ihrem Beitrag zum Geschäftswert.
Dieses Framework verhindert Energieverschwendung und stellt sicher, dass jede Aufgabe zur Gesamtleistung beiträgt.
Planung und Tracking des Aktionsplans
Der Aktionsplan listet Deliverables, Verantwortlichkeiten, Meilensteine und Erfolgsindikatoren auf. Er wird über ein für alle zugängliches Dashboard geteilt.
Wöchentliches Tracking ermöglicht es, Termine flexibel anzupassen und schnelle Erfolge zu feiern.
Bei einem Akteur im Gesundheitssektor der Deutschschweiz beschleunigte dieses formalisierte Monitoring die Inbetriebnahme einer Terminmanagement-App um 40 %.
Verhaltensagilität: Eine nachhaltige Transformation
Agilität entfaltet ihre volle Wirkung, wenn sie auf klaren Rollen, transparenten Prozessen und authentischer Kommunikation fußt. Die beschriebenen Workshops legen ein solides Fundament, indem sie Prinzipien in täglich beobachtbares Verhalten übersetzen.
Mit einer gemeinsamen Vision, einem operativen Plan und konkreten Tools (Team Canvas, Feedback-Rituale, Verantwortlichkeitskarten) gewinnen Teams an Zusammenhalt und Reaktionsfähigkeit. Sie entwickeln eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die essenziell ist angesichts komplexer IT-Herausforderungen.
Unsere Expertinnen und Experten begleiten Sie dabei, diese Workshops zu konzipieren und zu moderieren, um echte Verhaltensagilität in Ihrem Unternehmen zu verankern. Gemeinsam verwandeln wir Ihre Zusammenarbeitsmodelle in einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
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