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Zusammenfassung – Jedes IT-Projekt bewegt sich in einem Ökosystem aus Akteuren mit unterschiedlicher Macht, in dem informelle Widerstände und nicht vorgesehene Abwägungen Zeitpläne, Budget und Akzeptanz gefährden. Die Interessen-/Einfluss-Matrix kartiert Sponsoren, Schlüsselanwender und informelle Hebel, um Kommunikation, Gremien und Engagementstufen in jeder Phase – von der Konzeption bis zur Einführung – anzupassen und dabei aufstrebende Profile regelmäßig zu aktualisieren.
Lösung: Setzen Sie bereits in der Ideenphase auf eine dynamische Matrix und eine segmentierte Engagement-Roadmap, um Einfluss zu steuern, Blockaden vorzubeugen und die gemeinsame Zustimmung zu sichern.
Jedes IT- oder Digitalisierungsprojekt bewegt sich in einem komplexen Netzwerk von Akteuren mit vielfältigen und mitunter widersprüchlichen Motiven. Der Einsatz einer Stakeholder-Matrix von Beginn an ermöglicht es, die formellen und informellen Hebel offenzulegen, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Über die reine Klassifizierung hinaus wird dieses Instrument zu einer strategischen Landkarte, mit der man für jede Phase festlegt, wen man einbindet, informiert oder beobachtet. Indem es eine konsolidierte Sicht auf das entscheidungsrelevante Ökosystem bietet, beugt die Matrix unvorhergesehenen Widerständen vor und optimiert die Governance. Sie erweist sich als unverzichtbar, um Kommunikations- und Engagement-Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen und die kollektive Zustimmung sichern.
Das Entscheidungsökosystem mit der Interessen-/Einfluss-Matrix verstehen
Die Interessen-/Einfluss-Matrix deckt die verborgenen Dynamiken zwischen Sponsoren, Ausführenden und Endanwendern auf. Sie strukturiert das Verständnis formeller und informeller Machtverhältnisse bereits in den frühen Projektphasen.
Die Sponsoren und ihren Einfluss identifizieren
Oft verfügen Sponsoren über finanzielle Mittel und politische Legitimation, um ein Projekt abzusichern. Ihr Budgetengagement zeigt sich in ihrer Unterstützung bei strategischen Entscheidungen. Ihre Erwartungen zu kennen hilft, Ziele klar zu definieren und Konfliktsituationen frühzeitig einzuschätzen.
Die Analyse des Hauptsponsors umfasst die Bewertung seiner Fähigkeit, Ressourcen schnell umzuschichten oder das Projekt öffentlich zu unterstützen. Ein sehr einflussreicher Sponsor kann Entscheidungen beschleunigen, aber auch Änderungen im Projektumfang durchsetzen, ohne die technischen Folgen ausreichend zu bedenken. Das Dokumentieren dieser Verhaltensweisen dient als Leitlinie für Kommunikation und Deliverables.
In einem Portal-Redesign-Projekt eines Schweizer IT-Dienstleisters war ein Sponsor zunächst als fest eingeplant betrachtet worden. Seine informelle Nähe zur Geschäftsleitung hatte jedoch dazu geführt, dass er regelmäßig zusätzliche Budgets bekam. Die Stakeholder-Matrix machte diesen Hebel transparent und passte die Governance so an, dass teure Nachforderungen vermieden wurden.
Schlüsselanwender kartographieren
Die Endanwender sind häufig die ersten Beurteiler des operativen Nutzens eines Projekts. Ihr Interesse kann hoch sein, selbst wenn sie keine hierarchische Macht haben. Wer einen starken Bedarf äußert, sorgt für funktionale Relevanz und verhindert massiven Widerstand bei der Einführung.
Die Matrix unterscheidet zwischen Pilotanwendern, die Kernfunktionen testen, und sekundären Anwendern, deren Feedback zwar wertvoll, aber weniger kritisch ist. Diese Segmentierung lenkt die Entwicklung von Prototypen, Schulungen und die Wahl der Zufriedenheitsindikatoren.
Beispiel: Eine kleine bis mittelständische Industrie-PME in der Schweiz bezog von Anfang an zwei Feld-Supervisoren ein, die in ihren Teams als besonders einflussreich galten. Ihre Beteiligung deckte bisher unbekannte fachliche Zwänge auf, passte den Funktionsumfang an und verbesserte so die Akzeptanz bei der Einführung.
Informelle Hebel aufspüren
Über Organigramme hinaus existieren Mitarbeitende mit besonderer Expertise oder einem weitreichenden persönlichen Netzwerk. Ihre Meinung kann Entscheidungen blockieren oder fördern und verdeckte Widerstände erzeugen. Die Matrix hilft, diese Profile zu erkennen und einzustufen.
Solche informellen Akteure identifizieren Sie, indem Sie Querschnittsmeetings beobachten, interne Austauschkanäle auswerten und informelles Feedback sammeln. Solche Signale sind oft Frühwarnsysteme für menschliche oder organisatorische Risiken.
Bei der ERP-Einführung in einer öffentlichen Schweizer Institution verzögerte ein hierarchisch wenig sichtbarer Support-Techniker die Inbetriebnahme aus Angst vor Kontrollverlust bei Vorfällen. Die Matrix stellte seinen informellen Hebel heraus und ermöglichte die Einrichtung eines direkten Dialogkanals, um seine Einwände schnell auszuräumen.
Eine Engagement-Strategie für jedes Profil entwickeln
Die Matrix dient nicht nur der Klassifizierung, sondern definiert eine präzise Roadmap für das Stakeholder-Engagement. Sie steuert die Kommunikationswege und das Einbindungsniveau für jede Anspruchsgruppe.
Hoch einflussreiche Stakeholder eng einbinden
Akteure mit hohem Einfluss und großem Interesse sollten in Entscheidungsgremien und Workshops zur Cadrage-Phase integriert werden. Sie wirken aktiv an technischen Entscheidungen und Meilensteinen mit. Ihr Engagement verhindert Blockaden und ermöglicht schnelle Entscheidungen.
Für diese Zielgruppe empfiehlt es sich, eigene Meetings zu organisieren und regelmäßige Projekt-Performance-Kennzahlen bereitzustellen. Die Dokumentation wichtiger Punkte und validierter Kompromisse stärkt ihr Kontrollgefühl und reduziert Governance-Overhead.
Indem Sie Deliverables an ihre Erwartungen anpassen – synthetische Dashboards, gezielte Demos – bauen Sie eine dauerhafte Partnerschaft auf, die gerade in kritischen Phasen für Rückhalt sorgt.
Akteure mit mittlerem Interesse informieren, ohne zu überfrachten
Akteure mit mittlerem Interesse sind oft in operative Aufgaben eingebunden und benötigen regelmäßige, aber nicht zu technische Updates. Ihre Unterstützung ist wichtig, um Annahmen zu validieren und Prozesseffekte abzuschätzen.
Ein monatlicher Kurzbericht oder ein dedizierter Kollaborationskanal genügt meist. Er sollte den Fortschritt, wichtige Entscheidungen und kommende Meilensteine zusammenfassen und gelegentlich zu Workshops einladen, wenn ihr Input gefragt ist.
Diese dosierte Information beugt Informationsmüdigkeit vor und erhält das Vertrauen, ohne Ressourcen zu binden.
Gelegentlich stakeholder mit geringem Einfluss managen
Manche Stakeholder haben zwar wenig Einfluss, können aber Friktionen erzeugen, wenn sie sich ausgeschlossen fühlen. Ein leichter Informationskreis mit quartalsweiser Berichterstattung oder automatisierter FAQ minimiert Ad-hoc-Anfragen.
Ein einfacher asynchroner Synchronisationspunkt, etwa per interner Newsletter oder Projekt-Tracking-Modul, genügt, um ihren Informationsbedarf zu decken, ohne den Projektleiter zu binden.
Mit dieser selektiven Vorgehensweise konzentrieren Sie Kommunikationsaufwand dort, wo er den größten Nutzen bringt, und reduzieren organisatorischen Lärm.
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Die Matrix im Projektverlauf lebendig halten
Die Stakeholder-Matrix entwickelt sich mit dem Projektzyklus: Ideation, Execution, Deployment. Eine regelmäßige Überprüfung verhindert das Steuern mit veralteten Karten und das Unterschätzen neuer menschlichen Risiken.
Matrix in der Ideations- und Cadrage-Phase aktualisieren
Beim Projektstart liegt der Fokus auf der ersten Identifikation der Akteure und der Validierung von Hypothesen. Eine erste Version der Matrix strukturiert Workshops zur Cadrage und definiert Lenkungsausschüsse.
Hier genügen wenige Iterationen: Man konzentriert sich auf die wichtigsten Hebel und schafft eine klare Governance-Basis. Jede Aktualisierung sollte mit den Sponsoren geteilt werden, um das Engagement-Konzept zu bestätigen.
Diese Anfangsversion sichert die Finanzierung und legt Meilensteine fest, die von allen akzeptiert werden – eine gemeinsame Basis für Vertrauen und Fortschritt.
Während der Execution-Phase neu bewerten
Im Ausführungsmodus können neue Akteure auftauchen: Teamleiter:innen, externe Berater:innen, Fachexpert:innen. Ihr Einfluss und Interesse sollten im Verlauf und anhand von Feedback regelmäßig neu eingeschätzt werden.
Ein Review-Termin zur Matrix, abgestimmt auf Sprints oder Hauptphasen, erkennt Veränderungen bei Interesse und Einfluss. Die Anpassungen werden den betroffenen Stakeholdernkommuniziert, damit das Engagement entsprechend justiert wird.
Diese agile Herangehensweise vermeidet unangenehme Überraschungen und ermöglicht schnelle Reaktionen auf unvorhergesehene Bedürfnisse oder latente Konflikte.
Beispiel: Eine öffentliche Schweizer Organisation stellte fest, dass ein zunächst als nebensächlich eingestufter technischer Referent in der Testphase eine Schlüsselrolle übernahm. Die Matrix-Revision führte zu seiner Einladung in die technischen Gremien und zur Anpassung des Abnahmeplans.
Im Deployment und Change Management antizipieren
Vor der Ausrollung sind Bindungsfragen am höchsten. Bisher marginalisierte Profile – z. B. Trainingsverantwortliche, Support-Teams oder Key-User – können entscheidend werden.
Die Matrix leitet dann die Planung von Change-Management-Maßnahmen: Trainingssessions, Praxisleitfäden, zielgerichtete Kommunikationsmedien. Kritische Stakeholder erhalten eine individuelle Begleitung.
Durch frühzeitige Maßnahmenterminierung reduzieren Sie Widerstände und sichern den operativen Rollout.
Risiken minimieren durch Steuerung von Einfluss und Kommunikation
Die Steuerung von Einfluss beugt Widerständen vor und minimiert organisatorische Risiken. Geeignete Kommunikationskanäle sorgen dafür, dass jedes Profil zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhält.
Die Ansprache an das Einflussniveau anpassen
Strategische Botschaften unterscheiden sich je nach Zielgruppe: Für die Geschäftsleitung stehen Business-Nutzen und Performance-Gewinne im Vordergrund, für die operativen Teams einfache Bedienbarkeit und Support.
Eine zielgruppenspezifische Kommunikation stärkt die Glaubwürdigkeit und verhindert die Wahrnehmung einer Kluft zwischen Strategie und Alltag.
Indem Sie Tonfall und Detailgrad modulieren, reduzieren Sie Frustrationen und erhalten die Zustimmung in jeder Projektphase.
Zielgerichtete Kommunikationskanäle etablieren
Synchron (Meetings, Workshops) und asynchron (Newsletter, Kollaborationsplattform) genutzte Kanäle sollten nach Profil und Dringlichkeit ausgewählt werden. Zu viele Sitzungen führen zu Überlastung, zu wenige lassen Stakeholder außen vor.
Eine Projektkommunikations-charta, die Frequenz, Format und Empfängerkreise definiert, schafft Klarheit. Sie kann Dashboards, Template-Lieferungen und Eskalationspunkte für Notfälle enthalten.
Dieser strukturierte Rahmen vermeidet Parallelstrukturen und gewährleistet Transparenz zu Entscheidungen und laufenden Maßnahmen.
Lenkungsausschüsse und Ad-hoc-Gremien optimieren
Lenkungsausschüsse bringen strategische Akteure zusammen, um Meilensteine und Entscheidungen zu bestätigen. Ihre Effizienz hängt von einer klaren Agenda, gemeinsamem Pre-Work und strukturierten Protokollen ab.
Zudem lassen sich Ad-hoc-Gremien für spezifische Themen (Sicherheit, Schulung, Integration) bilden. Sie versammeln nur diejenigen, deren Einfluss und Interesse für das jeweilige Thema relevant sind.
Diese modulare Organisation verringert die kognitive Last und fokussiert die Entscheidungskraft dort, wo sie gebraucht wird.
Steuern Sie Einfluss, um Ihre strategischen Projekte abzusichern
Strukturieren Sie Ihre Governance von der Ideation an mit einer Stakeholder-Matrix, um menschliche und politische Blindspots zu vermeiden. Indem Sie Akteure nach Interesse und Einfluss segmentieren, definieren Sie gezielte Engagement-Modi, optimieren die Kommunikation und antizipieren Widerstände.
Die sich entwickelnde Matrix, in jeder Projektphase neu bewertet, bietet stets eine aktuelle Übersicht über Kräfte und Risiken. Sie wird zum zentralen Tool Ihres strategischen Projektmanagements, reduziert unnötige Meetings und sichert die kollektive Akzeptanz.
Unsere Edana-Expert:innen begleiten Sie von der initialen Erstellung der Matrix bis zu ihrer Integration in Ihren Projektlebenszyklus. Wir passen jeden Rat an Ihren Kontext an und setzen auf modulare, Open-Source- sowie skalierbare Lösungen für ein agiles und sicheres Projektmanagement.
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