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Zusammenfassung – Um Ihre IS-Transformation abzusichern, ist es entscheidend, die Vorphase durch eine Geschäftsanalyse, die Bestandsaufnahme des bestehenden Informationssystems und die Erstellung eines Masterplans zu strukturieren, der auf Strategie und operationelle Risiken ausgerichtet ist. Ein präzises, anpassbares Lastenheft, das funktionale, technische, Sicherheits- und Betriebs- sowie Wartungsanforderungen umfasst, kombiniert mit einer umfassenden TCO-Budgetplanung, garantiert vergleichbare und realistische Angebote. Die Ausschreibung wird so zum Instrument kollektiver Intelligenz dank Einbindung der Fachbereiche, Co-Creation-Workshops und transparenter Auswahlkriterien.
Lösung: Jede Phase mit dedizierter Expertise begleiten, um eine modulare, Open-Source- und zukunftssichere Architektur zu implementieren.
Die Vorbereitung einer Ausschreibung für ein Informationssystem wird oft als bloßer Verwaltungsschritt wahrgenommen. Dabei handelt es sich um eine strategische Aufgabe, die die digitale Transformation und die Nachhaltigkeit Ihrer Investition entscheidend steuert. Bevor Sie Lösungen oder Dienstleister anfragen, sind gründliche Phasen der Geschäftsprozessanalyse, die Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur und die Definition eines Masterplans unerlässlich. Diese Vorarbeiten schaffen ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen, stellen die Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie sicher und minimieren Risiken.
Dieser Artikel erläutert die Schlüssel zur Strukturierung dieser Vorbereitungsphase, zur Erstellung eines flexiblen Lasten- und Pflichtenhefts, zur Budgetierung des Gesamtprojekts und zeigt auf, wie Sie die Ausschreibung als Hebel für kollektive Intelligenz nutzen.
Strukturierung der Vorbereitungsphase: Diagnosen und strategische Ausrichtung
Eine präzise Definition des Umfangs und der Geschäftsziele verhindert Projektabweichungen und Kostenüberschreitungen. Die Dokumentation des Ist-Zustands und die Ausarbeitung eines Masterplans sichern die Kohärenz zwischen dem digitalen Zielbild und der operativen Realität.
Analyse des funktionalen Umfangs und der Geschäftsziele
Jedes Projekt für ein Informationssystem beginnt mit der sorgfältigen Identifikation der Schlüsselprozesse und der beteiligten Stakeholder.
Ein Fokus auf die Geschäftsziele – Produktivitätssteigerung, Datenqualität oder Verbesserung der Nutzererfahrung – ermöglicht die Priorisierung der Anforderungen.
Ziel ist es, eine konsolidierte Liste der erwarteten Funktionen zu erstellen und die Anwendungsfälle nach ihrer strategischen Bedeutung zu gewichten.
Bestandsaufnahme der bestehenden IS-Architektur
Die Bestandsaufnahme des Informationssystems umfasst Inventar von Anwendungen, Datenbanken, Schnittstellen und Datenflüssen.
Ein Logistik-Dienstleister stellte fest, dass die fehlende Aktualisierung seines ERP-Systems in Verbindung mit rund dreißig hausinternen Schnittstellen zu wöchentlichen Reporting-Inkonsistenzen führte. Die Dokumentation deckte einen Engpass in einer Speicherschnittstelle auf, der zu einem Produktivitätsverlust von 20 % führte.
Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde eine Zielarchitektur mit einem zentralen Datenbus und modularer Struktur entwickelt, um das Ausfallrisiko beim künftigen Übergang deutlich zu reduzieren.
Erstellung des digitalen Masterplans
Der Masterplan legt den Zielpfad für das Informationssystem der nächsten drei bis fünf Jahre fest. Er umfasst technologische Komponenten, Migrationsphasen und Meilensteine.
Er berücksichtigt Skalierbarkeit, Sicherheit und Offenheit, um Herstellerbindung (Vendor Lock-in) einzuschränken und die Anpassungsfähigkeit an künftige Geschäftsanforderungen zu wahren.
Dieses Dokument dient während der gesamten Ausschreibung als Referenz, damit eingehende Angebote an dieser ganzheitlichen Vision gemessen werden.
Erstellung eines präzisen und flexiblen Lasten- und Pflichtenhefts
Ein klares und anpassungsfähiges Pflichtenheft fördert vergleichbare und aussagekräftige Angebote. Die frühzeitige Integration von Anforderungen an Modularität, Sicherheit und Skalierbarkeit verhindert Verzögerungen und Budgetüberschreitungen.
Klare funktionale und technische Spezifikationen
Die funktionalen Spezifikationen beschreiben detailliert Prozesse und Anwendungsfälle, während die technischen Anforderungen Architektur-, Integrations- und Performance-Rahmenbedingungen definieren.
Eine sorgfältige Ausarbeitung enthält Datenformate, Sicherheitsstandards, Verfügbarkeitsziele und erwartete Weiterentwicklungen im Zeitverlauf.
Diese Transparenz ermöglicht es jedem Anbieter, sein Angebot präzise zu kalkulieren, ohne Integrations- oder Anpassungsaufwand zu unterschätzen.
Auswahlkriterien und Bewertungsmatrix
Die Kriterienliste sollte funktionale Passgenauigkeit, Qualität der Architektur, wirtschaftliche Stabilität des Anbieters und branchenspezifische Referenzen abdecken. Jedem Kriterium wird ein Gewicht zugewiesen, um den Vergleich zu erleichtern.
Kriterien für Support, Schulung und Projektgovernance sind ebenfalls essenziell, um die Fähigkeit des Anbieters zu bewerten, die Anwenderkompetenz nachhaltig zu fördern.
Einbeziehung von Change Management und Wartung
Ein vollständiges Pflichtenheft integriert Schulungsleistungen, Change-Management-Maßnahmen und Support nach Go-Live. Diese Elemente sind entscheidend für die tatsächliche Akzeptanz der Lösung bei den Nutzern.
Servicelevel für Korrektur- und Weiterentwicklungswartung müssen klar definiert sein, mit messbaren Leistungszusagen (SLA).
Die Integration dieser Aspekte bereits in der Ausschreibung vermeidet Budgetüberraschungen und sichert den langfristigen Betrieb des Systems.
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Budgetierung des Gesamtprojekts jenseits der Softwarelizenz
Eine realistische Budgetschätzung umfasst Lizenzkosten, Integration, Change Management und laufende Betriebsführung. Die frühzeitige Berücksichtigung zusätzlicher Kosten in der Ausschreibung schützt Ihre Investition und minimiert nachträgliche Kompromisse.
Schätzung direkter Kosten und Implementierungsaufwand
Direkte Kosten beinhalten Lizenzen, Konfigurationsgebühren, spezifische Entwicklungen und die Integration in bestehende Systeme. Jede Komponente sollte detailliert beziffert werden.
Open-Source- oder modulare Lizenzmodelle sind häufig transparenter und skalierbar, mit Staffelpreisen je nach Anwenderzahl oder Datenvolumen.
Es empfiehlt sich, Preisszenarien basierend auf dem prognostizierten Wachstum über drei bis fünf Jahre anzufordern und die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) zu ermitteln, um vorzeitige Budgetanpassungen zu vermeiden. TCO schätzen
Antizipation von Schulungs- und Change-Management-Kosten
Der Kompetenzaufbau der Teams macht einen erheblichen Teil des Budgets aus. Der Bedarf variiert je nach interner Reife im Umgang mit den gewählten Technologien.
Ein Finanzinstitut hatte die fortgeschrittenen Schulungstage zunächst unterschätzt. Das nachträgliche Hinzufügen von 50 Personentagen Coaching führte zu einer Budgetüberschreitung von 15 %.
Die Einbindung dieser Leistungen in die Ausschreibung hätte eine zuverlässigere Angebotsvergleichbarkeit und frühzeitige Terminplanung ermöglicht.
Planung des Betriebs und der Weiterentwicklung
Das Budget für den Betrieb und die Wartung deckt Korrekturwartung, Sicherheitsupdates und kleinere Weiterentwicklungen ab. Es sollte jährlich aufgeschlüsselt sein, mit Überprüfungsoptionen bei jeder neuen Hauptversion der Software.
Verträge müssen Wissenstransfer-Modalitäten und Incident-Tracking-Tools vorsehen, um die Servicekontinuität zu gewährleisten.
Diese Budgetvorausschau erleichtert eine proaktive Verwaltung der Anwendungslandschaft und begrenzt unerwartete Kosten bei dringenden Problemen. Proaktive Anwendungsverwaltung optimieren
Die Ausschreibung als Hebel für kollektive Intelligenz
Die Ausschreibung wird zu einem Dialog- und Co-Creation-Raum zwischen Auftraggeber, Fachbereichen und Anbietern. Die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder bereichert die Bedarfsanalyse und fördert die spätere Systemakzeptanz.
Einbindung von Stakeholdern und zukünftigen Anwendern
Die Konsultation sollte Vertreter aus Fachbereichen, IT-Abteilung, Finanzcontrolling und Operations einbeziehen. Jede Perspektive liefert wichtige Erkenntnisse zum funktionalen Umfang und zu Randbedingungen.
Zwischenabnahmen gewährleisten, dass die Antworten im Einklang mit den finalen Erwartungen bleiben. Nutzerfeedback zu Prototypen oder Mock-ups beschleunigt die Bedarfsanpassung.
Dieser Ansatz reduziert das Risiko einer Ablehnung des Projekts bei Inbetriebnahme und schafft ein gemeinsames Verantwortungsgefühl für das künftige System.
Organisation von Co-Design-Workshops
Themenbezogene Workshops mit Fachexperten und Technikern ermöglichen es, vorgeschlagene Lösungen kritisch zu prüfen. Sie fördern Innovation und klären notwendige Kompromisse.
Ein universitäres Klinikum veranstaltete während der Ausschreibungsphase Co-Design-Sessions für seine künftige elektronische Patientenakte. Die Diskussionen deckten Mobilitätsanforderungen und Interoperabilität mit medizinischen Geräten auf und erweiterten den ursprünglichen Umfang.
Diese Workshops schufen zudem ein Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und Bietern, was spätere Verhandlungen erleichterte.
Transparenter Verhandlungs- und Entscheidungsprozess
Ein klarer Zeitplan, ergänzt um im Voraus kommunizierte Gewichtungsfaktoren, strukturiert Verhandlungen und Angebotsvergleiche.
Die Einrichtung einer Steuerungsgruppe aus IT, Fachbereichen und Controlling sichert ausgewogene und nachvollziehbare Entscheidungen.
Transparente Kommunikation und lückenlose Protokollierung gewährleisten die Nachvollziehbarkeit, die im Falle von Nachprüfungen oder Umfangsänderungen unerlässlich ist.
Sichern Sie Ihre SI-Transformation mit einer durchdachten Ausschreibung ab
Der Erfolg einer Ausschreibung für ein Informationssystem basiert auf strategischer Vorbereitung, einem stringenten Pflichtenheft, umfassender Budgetplanung und kollaborativem Vorgehen. Diese Schritte legen den Grundstein für eine Lösungsauswahl, die sowohl den Geschäftsanforderungen als auch der Unternehmensstrategie gerecht wird.
Unsere Expertinnen und Experten begleiten Sie in jeder Phase – vom Erstaudit bis zur Anbieterauswahl – mit Fokus auf modulare und sichere Architektur, Open-Source-Ansätzen und der Vermeidung von Herstellerbindung.
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