Ansichten: 5
Zusammenfassung – Angesichts der Komplexität und des Budgetrisikos eines ERP führt das Unterschätzen fachlicher, technischer und organisatorischer Anforderungen oft zu Fehlentscheidungen. Prozesslandkarte, abteilungsübergreifende Einbindung, hierarchisiertes fachliches und technisches Lastenheft, Longlist inklusive Open Source, gewichtetes Scoring, Showcases und Integrations-POCs unter SLA gewährleisten einen rigorosen Vergleich.
Lösung: Methodische Rahmung der Ausschreibung, Einsatz modularer Open-Source-Bausteine, starke Governance sowie Steuerung über Meilensteine und Kennzahlen sichern eine an Ihre Geschäftsanforderungen angepasste Auswahl und Kostenkontrolle.
Eine ERP-Ausschreibung gehört zu den strukturbildenden und risikoreichsten Projekten für ein Unternehmen. Über die reine Softwareauswahl hinaus beeinflusst sie die Reorganisation der Geschäftsprozesse, die Weiterentwicklung der IT-Systemarchitektur und die Teamorganisation über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten. Allzu oft werden technische und organisatorische Komplexitäten unterschätzt, während der Ruf der Anbieter über die fachliche Eignung gestellt wird.
Ein methodisches Vorgehen ermöglicht es, kritische Prozesse zu dokumentieren, funktionale und technische Anforderungen zu priorisieren und die Auswirkungen auf wichtige Kennzahlen frühzeitig abzuschätzen. Die Berücksichtigung von Integrationskriterien, Hosting-Modellen und Governance sorgt für fundiertere Entscheidungen und begrenzt Budgetrisiken. Dieser Artikel schlägt einen pragmatischen Ansatz vor – von der ersten Analyse bis zur endgültigen Entscheidung –, um eine ERP-Lösung auszuwählen, die perfekt zu Ihren Prozessen und Ihrem bestehenden Ökosystem passt.
Projektabgrenzung und Analyse des Ist-Zustands
Die Abbildung der Geschäftsprozesse hilft, Reibungspunkte zu identifizieren und prioritäre Bereiche festzulegen. Eine frühe Einbindung der Stakeholder sichert deren Zustimmung und eine gemeinsame Sicht auf die strategischen Ziele.
Analyse der Geschäftsprozesse
Die Analyse der Geschäftsprozesse umfasst die Beschreibung jeder Schlüsselphase, vom Bestellvorgang über die Lagerverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung. Diese Prozesslandkarte basiert auf Workshops, die fachliche und technische Expertise bündeln, um Abweichungen und Doppelungen aufzudecken. Jeder Prozess wird visualisiert, dokumentiert und mit bestehenden oder potenziellen Leistungskennzahlen versehen. Dieser Ansatz gewährleistet ein gemeinsames Verständnis, bevor eine Entscheidung für eine Lösung getroffen wird.
Einbindung der Stakeholder
Die Identifikation und Einbindung aller Stakeholder – Fachbereiche, Finanzabteilung, IT-Abteilung, Produktionsverantwortliche – ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts. Die Einrichtung eines Lenkungsausschusses bündelt Entscheidungen und schafft klare Governance-Strukturen. Prozessvalidierungs-Workshops sollten abwechselnd fachliche und architekturseitige Sessions umfassen, um Silobildung zu vermeiden. Dieser bereichsübergreifende Ansatz gewährleistet die Berücksichtigung fachlicher und technologischer Anforderungen.
Einzelinterviews ergänzen die Gruppenworkshops, um präzisere Nutzerfeedbacks zu sammeln und spezifische Anwendungsfälle zu identifizieren. Die gewonnenen Rückmeldungen fließen in ein detailliertes Anforderungskatalog ein, das auf die strategischen Ziele ausgerichtet ist. Dieser Schritt verhindert das Unterschätzen der Auswirkungen auf die Fachbereiche und bereitet den Wandel vor. Die Beteiligung der Teams wird gestärkt, wenn ihre Anliegen von Anfang an berücksichtigt werden.
Ein Meilenstein- und Entscheidungs-Dashboard wird eingerichtet, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Jede Entscheidung zum Umfang, zu Ausnahmefällen oder zu spezifischen Anpassungen wird dokumentiert und vom Lenkungsausschuss validiert. Diese Dokumentation dient später als Grundlage für das Pflichtenheft und die Steuerung der nachfolgenden Phasen. Sie bildet eine solide Basis für die Bewertungs- und Verhandlungsphasen.
Festlegung von Zielen und Kennzahlen
Die Definition klarer und messbarer Ziele lenkt die Ausschreibung in Richtung pragmatischer und ROI-fokussierter Lösungen. Dabei werden die fachlichen Anforderungen in Key Performance Indicators (KPIs) übersetzt, etwa Auftragsdurchlaufzeiten, Buchungsfehlerquoten oder Abschlussfristen. Diese Kennzahlen ermöglichen eine objektive Gegenüberstellung der Angebote und eine Quantifizierung der zu erwartenden Einsparungen. Sie werden in die Bewertungsmatrizen integriert, um die Reife jedes Anbieters oder Integrators zu beurteilen.
Auch Budget, Zeitplan sowie das erwartete Service-Level-Agreement (SLA) müssen präzise festgehalten werden. Eine phasenweise Unterteilung mit klaren Meilensteinen und Deliverables bietet Transparenz über die Verpflichtungen aller Beteiligten. Der Finanzierungsplan und die Rückstellungen für nachgelagerte Anpassungen werden anhand verschiedener Szenarien ermittelt. Diese vorausschauende Planung minimiert Budget- und Zeitrisiken.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und Longlist-Erstellung
Ein präzises, funktionales und technisches Pflichtenheft formalisieren, um die Antworten der Anbieter zu steuern. Die Einbindung der IT-Abteilung und der Fachbereiche sichert eine Longlist relevanter und zukunftsfähiger Lösungen.
Erstellung des funktionalen und technischen Pflichtenhefts
Das Pflichtenheft muss die Zielprozesse, Datenflüsse und bestehenden Schnittstellen beschreiben. Es enthält eine Spalte für technische Anforderungen: Kompatibilität mit einer hybriden Cloud-Architektur, APIs, Sicherheit, Modularität. Jede Anforderung ist mit einer Kritikalitätsstufe sowie einem Testszenario hinterlegt. Diese Struktur erleichtert die Erstellung konsistenter und vergleichbarer RFI- und RFP-Unterlagen.
Die Hosting-Optionen – öffentliche Cloud, private Cloud oder On-Premise – werden mit Anforderungen an SLA, Redundanz und Datenschutz spezifiziert. Zielarchitekturdiagramme verdeutlichen die erwarteten Verknüpfungen mit Peripherie-ERP, CRM, BI-Tools und Abrechnungssystemen. Diese technische Detailtiefe ermöglicht es, Integrationsaufwände vorherzusehen und teure, risikobehaftete Spezialentwicklungen zu vermeiden.
Der Einsatz einer Open-Source-Basis und eine starke Modularität werden empfohlen, um Vendor Lock-in zu vermeiden. Standardkomponenten sollten über offene APIs oder spezielle Microservices erweiterbar sein. Dieser Ansatz unterstützt künftige Erweiterungen und sorgt für transparente Wartungskosten. Er basiert auf einem gemeinsamen Technologiewatching von IT und Fachbereichen.
Die Gliederung des Pflichtenhefts in funktionale, technische, organisatorische und finanzielle Kapitel gewährleistet einen umfassenden Überblick. Jeder Abschnitt enthält eindeutige Validierungskriterien und Abnahmeindikatoren. Dieses Vorgehen minimiert Unklarheiten und strukturiert die Kommunikation mit den Anbietern. Es bildet das Fundament für den Bewertungsprozess.
Priorisierung der Anforderungen und Auswahlkriterien
Die Priorisierung der Anforderungen unterscheidet zwischen unverzichtbaren Funktionen und wünschenswerten Optionen. Dies wird durch ein gewichtetes Scoring nach fachlicher Relevanz, Implementierungskomplexität und Kosten abgebildet. Kritische Anforderungen gelten als aufschiebende Bedingungen: Eine Nichteinhaltung führt zum Ausschluss des Anbieters aus dem weiteren Verfahren. Dieser pragmatische Ansatz beschränkt die Shortlist auf wirklich passende Lösungen.
Zu den Auswahlkriterien gehören technische Integration, funktionale Reife, Sicherheit, Hosting-Modell und Total Cost of Ownership (TCO). Jedes Kriterium ist mit einer Bewertungsskala und konkreten Scoring-Beispielen versehen. Die Gewichtungen werden vom Lenkungsausschuss und den Finanzsponsoren freigegeben, um die strategische Ausrichtung sicherzustellen. Diese Formalisierung vereinfacht den Angebotsvergleich.
Besonderes Augenmerk gilt mittleren Kriterien wie Governance, Produkt-Roadmap und Supportqualität. Eine aktive Open-Source-Community oder ein Netzwerk zertifizierter Partner stärkt das Vertrauen. Auch Update-Prozesse und technischer Support werden bewertet. Diese Faktoren sind im operativen Betrieb häufig entscheidend.
Erstellung der Longlist und Versand von RFI/RFP
Die Erstrecherche kombiniert Marktplatzrecherche und Branchenbenchmarking, um relevante Softwarehersteller und Integratoren zu identifizieren. Open-Source-Lösungen werden systematisch berücksichtigt, um Vendor Lock-in zu vermeiden und Modularität zu fördern. Erfahrungsberichte von vergleichbaren Unternehmen runden die Analyse ab. Ziel ist ein vielfältiges Portfolio, das spezifische fachliche Anforderungen abdeckt.
Der Versand des RFI (Request for Information) ermöglicht die Erfassung vorläufiger Informationen: Architektur, Funktionen, Kundenreferenzen, Finanzkraft. Die Antworten werden anhand einer vereinfachten Bewertungsmatrix analysiert, um aufstrebende Anbieter und zu generische Lösungen auszufiltern. Anschließend folgt das RFP (Request for Proposal) für einen reduzierten Kreis, begleitet von einem detaillierten Pflichtenheft und Zeitplan.
Die Antwortfristen werden so bemessen, dass den Anbietern genügend Zeit bleibt, qualifizierte Vorschläge zu erstellen, ohne das Projekt unnötig zu verzögern. Eine Q&A-Session per Videokonferenz klärt offene Punkte. Die finalen Dokumente – RFI, RFP und technische Anhänge – werden auf einer sicheren Plattform bereitgestellt, um die Rückmeldungen zentral zu erfassen.
Beispiel: Ein mittelständisches Industrieunternehmen hatte nach der RFI-Phase in seine Longlist sieben ERP-Lösungen aufgenommen – darunter drei Open-Source-Anbieter. Die Analyse der Antworten zeigte erhebliche Unterschiede in der Abbildung der Produktions-Workflows. Nur zwei Lösungen konnten die durch ISO-Normen geforderten Rückverfolgbarkeitsanforderungen erfüllen, was die spätere Shortlist-Auswahl leitete.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Auswahl, Bewertung und Präsentation der ERP-Lösungen
Die Erstellung einer strukturierten Shortlist und einer strengen Bewertungsmatrix maximiert die Transparenz der Entscheidungsfindung. Live-Demos und Integrationstests bestätigen die Eignung für die Geschäftsprozesse und die bestehende IT-Architektur.
Erstellung der Shortlist und Bewertungsmatrix
Die Shortlist umfasst die drei bis vier Lösungen, die am besten den kritischen Anforderungen entsprechen. Für jede Lösung wird ein Kurzprofil erstellt, das Positionierung, Funktionsumfang und Geschäftsmodell beschreibt. Die Bewertungsmatrix deckt alle priorisierten Kriterien ab: funktional, technisch, finanziell und organisatorisch. Die vergebenen Punktzahlen werden durch Kommentare begründet und vom Lenkungsausschuss bestätigt.
Die Gewichtung der Kriterien spiegelt die fachlichen Prioritäten und identifizierten Risiken wider. Die Integrationskriterien mit bestehenden Systemen – ERP-Module Dritter, BI, CRM, Collaboration-Tools – sind besonders detailliert ausgearbeitet. Projektkennzahlen messen Time-to-Value und die erwartete Nutzerakzeptanz. Diese Herangehensweise verdeutlicht die Balance zwischen Produktreife und Kontextanpassung.
Für jede Lösung wird ein zusammenfassender Bericht erstellt, der eine kontextbezogene SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) enthält. Dieses Dokument wird mit den Sponsoren und den wichtigsten Stakeholdern vor den Demos geteilt. Transparenz bei Kriterien und Bewertungen gewährleistet eine objektive, kollektive Entscheidung und minimiert das Risiko von Anfechtungen nach der Auswahl.
Organisation von Showcases und Praxistests
Funktionale Demonstrationen (Showcases) werden anhand zuvor abgestimmter Szenarien terminiert. Sie finden in einer Sandbox-Umgebung statt, die die wesentlichen Datenflüsse und Schnittstellen nachbildet. Fachanwender verfolgen die Abbildung ihrer Prozesse, wodurch Funktionsabdeckung und Lücken sichtbar werden. Das Feedback wird in Validierungsbögen festgehalten und in die Bewertungsmatrix übernommen.
Komplexe Use Cases, wie Mehrlagerverwaltung oder Finanzkonsolidierung, werden in eigenen Testszenarien verprobt. Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit der Systeme bei erwarteten Datenvolumina und die Einhaltung definierter Service-Level zu prüfen. Technische Performance – Antwortzeiten, Skalierbarkeit, Resilienz – wird ebenfalls bewertet. Diese Tests liefern konkrete Erkenntnisse zu Infrastruktur- und Parametrierungsbedarf.
Die Bewertung umfasst auch die Anbindung vorhandener Schnittstellen: API-Verbindungen, EDI-Austausch, BI-Connectoren. Szenarien für Datenübertragungen (Initialbeladung, tägliche Synchronisation) werden simuliert. Aufgetretene Abweichungen und manuelle Eingriffe werden dokumentiert. Diese operative Validierung unterscheidet einsatzbereite Lösungen von solchen, die erhebliche spezifische Entwicklungen erfordern.
Beispiel: Ein Handelsunternehmen organisierte Showcases, um die Abwicklung von Kundenretouren in seinem ERP zu simulieren. Der Test deckte eine Schwäche im Workflow-Modul auf, die eine Zusatzentwicklung von rund zwei Monaten erfordern hätte. Diese Erkenntnis führte zur Anpassung der Shortlist und zur Bevorzugung einer modulareren Lösung, wodurch Planungs- und Budgetrisiken vermieden wurden.
Bewertung der Integration und des Hosting-Modells
Die Anbindung an die bestehende IT-Architektur wird technisch und organisatorisch bewertet. Native Connectoren, API-Verfügbarkeit und Datenformatkompatibilität werden geprüft. Häufig wird ein Integrationsprototyp eingesetzt, um den Datenaustausch zwischen ERP und CRM, BI, WMS oder E-Commerce-Plattformen zu testen. Dieser Proof of Concept bestätigt die Machbarkeit und den geschätzten Aufwand.
Das Hosting-Modell (Public Cloud, Private Cloud, On-Premise oder Hybrid) wird anhand von Sicherheits-, Datenhoheits-, Kosten- und Skalierbarkeitskriterien verglichen. Gesetzliche Compliance-Anforderungen – DSGVO, branchenspezifische Standards – werden im Pflichtenheft verankert und juristisch sowie von der Cybersecurity-Abteilung geprüft. Datenmigrationstests minimieren Risiken für Datenkorruption und Ausfallzeiten.
Verfügbarkeitskennzahlen (SLA), Datenwiederherstellungszeiten und Supportleistungen werden mit jedem Anbieter verhandelt. Version-Upgrades, Updates und Korrekturwartung werden durch Umfall-Szenarien abgesichert. Ziel ist ein durchgängiger und sicherer Betrieb. Diese Sorgfalt vermeidet unliebsame Überraschungen im produktiven Einsatz.
Governance, Pilotprojekt und finale Entscheidung
Eine solide Governance und ein realitätsnahes Pilotprojekt sichern den Übergang und minimieren Risiken. Die finale Entscheidung basiert auf transparenter Vertragsgestaltung und einem schrittweisen Rollout-Plan.
Projektgovernance und Change-Management-Plan
Die Einrichtung einer dedizierten Governance bindet Fachsponsoren, IT-Abteilung und Dienstleister ein. Ein Lenkungsausschuss genehmigt zentrale Entscheidungen und überwacht den Fortschritt via regelmäßiges Reporting. Die Entscheidungsgremien werden zu Projektbeginn definiert und mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten besetzt. Diese Struktur verhindert Interessenkonflikte und widersprüchliche Berichte.
Der Change-Management-Plan erfasst Auswirkungen auf Organisation, Prozesse und Kompetenzen. Er enthält einen Trainingsplan, Schulungsmaterialien und Anwenderworkshops. Fachverantwortliche fungieren als Adoption Champions und fördern den Kompetenzaufbau. Erfolgsindikatoren für Nutzerakzeptanz und Zufriedenheit werden während des gesamten Projekts überwacht.
Die interne Kommunikation informiert die Teams laufend über Fortschritte, erreichte Meilensteine und mögliche Anpassungen. Ein Helpdesk wird eingerichtet, um Fragen zu sammeln und Störungen in der Pilotphase zu verfolgen. Dieser proaktive Ansatz fördert das Engagement und reduziert Widerstände.
Pilotprojekt und Test der Anfangsphase (Proof of Concept)
Die Pilotphase bzw. der Proof of Concept (POC) umfasst einen eng begrenzten Scope mit zuvor definierten kritischen Prozessen. Ziel ist es, Konfiguration, Workflows und Performance vor dem Rollout zu verifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen zur Behebung von Abweichungen und zur Feinjustierung der Parameter. Dieser Schritt sichert die nachfolgenden Phasen ab und ermöglicht notwendige Anpassungen frühzeitig.
Ein repräsentatives Datenset wird in die POC-Umgebung geladen, um reale Lasten und Transaktionsvolumina zu simulieren. Identifizierte Abweichungen und Fehler werden in Nichtkonformitätsberichten festgehalten und es wird ein Maßnahmenplan erstellt. Aufwände und Fristen für die Behebung werden bereits hier veranschlagt. Diese Strenge verbessert die Terminsteuerung im Deployment deutlich.
Vertragsverhandlungen und ERP-Rollout-Plan
Die Vertragsverhandlung umfasst nicht nur Lizenz- und Implementierungskosten, sondern auch Governance für Weiterentwicklungen, SLA und Exit-Klauseln. Langfristige, irreversible Bindungen sollten vermieden und Reversibilitätsklauseln aufgenommen werden. Vertragliche Flexibilität sichert die Möglichkeit, die Lösung später anzupassen oder zu wechseln.
Der Rollout-Plan ist in Wellen oder nach Funktionsbereichen gegliedert, abgestimmt auf Teamreife und Kritikalität. Jede Phase umfasst Tests, Schulungen und Post-Go-Live-Betreuung. Korrektiv- und Evolutionswartung werden definiert, inklusive regelmäßiger Checkpoints. Dieses schrittweise Vorgehen verringert operative Risiken und erlaubt kontinuierliche Anpassungen.
Ein vorläufiger Zeitplan listet zentrale Schritte auf: Abnahme, Schulung, Hochfahren, Umschaltung und Stabilisierung. Abweichungen vom Zeitplan werden gemessen und in einem Steuerungsausschuss diskutiert. Diese Transparenz erleichtert schnelle Entscheidungen und die Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen bei Bedarf. Der iterative Ansatz gewährleistet einen kontrollierten Rollout.
Sichern Sie Ihre ERP-Entscheidung als Hebel für nachhaltige Performance
Eine präzise Projektabgrenzung und Analyse des Ist-Zustands legen das Fundament für ein erfolgreiches ERP-Projekt. Ein strukturiertes Pflichtenheft und eine vielfältige Longlist garantieren die Relevanz der Vorabauswahl. Mit Shortlist, Showcases und technischer Bewertung wird die Passgenauigkeit zu Prozessen und Systemarchitektur nachgewiesen. Abschließend stellen eine solide Governance und ein realitätsnaher Pilotbetrieb den Übergang sicher und minimieren Risiken.
Damit die ERP-Auswahl zum echten Hebel für Steuerung und Effizienz wird, unterstützen unsere Experten Sie bei der Definition der optimalen Methodik für Ihren Kontext. Von der Erstanalyse bis zur Vertragsgestaltung stellen sie eine Balance aus Open Source, Modularität und fachlicher Performance sicher.
Besprechen Sie Ihre Herausforderungen mit einem Edana-Experten
