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Zusammenfassung – Unterschätzen Unternehmen ihre Workflows, riskieren sie Silos, Doppelarbeit, organisatorischen Widerstand und Blindflug bei der Steuerung. End-to-End-Modellierung, Process Mining zur Aufdeckung von Abweichungen, wertorientiertes Redesign, Priorisierung von Engpässen sowie die Einführung von Prozessverantwortlichen und Flow-KPIs sind entscheidend, um das Operative an der Strategie auszurichten.
Lösung: Workflows strukturieren via gezieltem Audit → Process Mining → modulare Neugestaltung der Wertschöpfungskette → kontinuierliche, iterative Governance.
In vielen Unternehmen richtet sich die Digitalisierung vor allem auf Tools, Organigramme oder Strategien aus, ohne je die Prozesse zu hinterfragen, die den Arbeitsalltag bestimmen. Dabei sind es gerade die Workflows – häufig implizit, überkommen oder verteilt – die strategische Ambitionen mit der operativen Realität verknüpfen. Ihre Bedeutung zu übersehen führt zu Bruchstellen zwischen den Teams, Redundanzen, Widerständen und einer blinden Steuerung.
Um erfolgreich zu sein, ist eine End-to-End-Perspektive erforderlich: Prozesse müssen um den geschaffenen Mehrwert herum aufgebaut, klare Verantwortliche benannt, eine fortlaufende Governance etabliert und die Flüsse gemessen werden. Nur eine intelligente Neugestaltung der Workflows macht die Transformation tatsächlich real, nachhaltig und kontinuierlich weiterentwickelbar.
Risiken impliziter Workflows
Wenn Prozesse nicht formalisiert oder vererbt bleiben, stagniert die Transformation trotz neuer Technologien. Die fehlende Transparenz über Workflows erzeugt Silos, Doppelarbeit und Reibungspunkte, die für Entscheidungsträger unsichtbar bleiben.
Zerstreute und übernommene Prozesse
In vielen Organisationen entstehen Workflows im Zuge von Reorganisationen, ohne jemals dokumentiert zu werden. Die Teams passen jeden Schritt nach ihren eigenen Best Practices an, ohne eine übergeordnete Kohärenz oder strategische Ausrichtung.
Diese Zerstreuung führt zu Zeitverlust und mangelnder Klarheit: Jeder Bereich verfolgt seine eigene Version desselben Prozesses, was Änderungen schwer steuerbar und strategische Ausrichtung erschwert.
Die Überbleibsel alter Lösungen oder nicht aktualisierter branchenspezifischer Praktiken erschweren zudem die Einführung einheitlicher Tools. Die Gefahren mangelnder technischer Dokumentation in Ihrem IT-System hemmen den Kompetenzaufbau und die Skalierung der Teams.
Doppelte Arbeit und Bruchstellen zwischen Teams
Ohne eine klare Kartographie werden manche Aufgaben mehrfach ausgeführt oder über nicht optimierte Umwege geleitet. Jeder kopiert, formuliert um oder greift in die Arbeit anderer ein, was zu Frustration und Ineffizienz führt.
Ein großes Schweizer Logistikunternehmen stellte bei einem Audit fest, dass zwei Abteilungen dieselben Daten für unterschiedliche Berichte erfassten, wodurch sich die Erfassungskosten verdoppelten und der Reporting-Zyklus um 30 % verlängerte. Dieses Beispiel zeigt, wie fehlende Transparenz in Prozessen überflüssige Aufwände erzeugt und Entscheidungen verzögert.
Das Ergebnis: verlängerte Durchlaufzeiten, erhöhtes Fehlerrisiko und eine Demotivation der Mitarbeitenden, die Schwierigkeiten haben, den tatsächlichen Wert ihres Beitrags zu erkennen.
Widerstände und fehlende Standardisierung
Informelle Prozesse eröffnen Raum für persönliche Praktiken und individuelle Präferenzen. Jeder verteidigt seine Gewohnheiten, was den Übergang zu einheitlichen Workflows schwer akzeptierbar macht.
Ohne erprobte Standards stützen sich Digitalisierungsinitiativen häufig auf isolierte Pilotprojekte. Sobald es in die Industrialisierung geht, lassen technische und organisatorische Abweichungen die Projekte ins Stocken geraten.
Der Mangel an Leitlinien für Kollaborations- und Informationsaustauschpraktiken führt zu kostspieligen Abwägungen und Rückschritten, wodurch das Vertrauen in jegliche Transformationsmaßnahme untergraben wird.
Eine End-to-End-Prozessarchitektur wertorientiert aufbauen
Workflows neu zu denken bedeutet mehr als ihre Dokumentation: Es geht darum, die tatsächlichen Abläufe zu modellieren, Verschwendungen zu identifizieren und Wertschöpfungsketten neu zu gestalten. Die Prozessarchitektur muss der Wertschöpfung folgen, nicht umgekehrt.
Ist-Workflows mittels Process Mining kartieren
Process Mining liefert eine objektive Momentaufnahme der tatsächlichen Abläufe, indem es die Spuren nutzt, die Informationssysteme hinterlassen. Die Abweichungen zwischen dem idealen Prozess und dem realen Prozess werden deutlich sichtbar, wodurch nicht dokumentierte Umgehungen aufgedeckt werden.
Dieser Ansatz ermöglicht es, Redesign-Projekte anhand von Volumen, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten zu priorisieren, gestützt auf den Leitfaden zur digitalen Roadmap.
Ein mittelständischer Industriebetreiber nutzte Process Mining, um seinen Auftragsfreigabezyklus zu analysieren. Die Studie deckte Nachreichschleifen auf, die die Bearbeitungszeit um 40 % verlängerten. Dieses Beispiel zeigt, wie Daten bei Entscheidungen helfen und Ressourcen auf die kritischsten Glieder konzentrieren können.
Wertschöpfungsketten neu definieren
Anstatt bestehende Workflows mechanisch zu übertragen, müssen Wertschöpfungsketten um Geschäftsziele und Kundenerwartungen herum neu aufgebaut werden. Jeder Schritt sollte so gestaltet sein, dass er den Nutzen maximiert und Übergänge minimiert.
Das Redesign stützt sich auf operative Erkenntnisse, Nutzerbedürfnisse und branchenspezifische Best Practices, um einen modularen und skalierbaren End-to-End-Prozessentwurf (Blueprint) zu erstellen.
Dieser kontextbezogene Ansatz stellt sicher, dass die Prozessarchitektur mit der Unternehmensstrategie und den operativen Prioritäten im Einklang bleibt.
Reibungspunkte und Engpässe priorisieren
Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig: Einige Fehlfunktionen wirken sich stärker auf Kundenzufriedenheit, Kosten oder Reaktionsfähigkeit aus. Die Kartierung sollte Metriken wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Stückkosten berücksichtigen.
Indem Engpässe identifiziert und ihr finanzieller oder operationeller Einfluss gemessen wird, können Organisationen Redesign-Maßnahmen auf Quick Wins mit hoher Hebelwirkung fokussieren.
Diese Priorisierung zusammen mit einer klaren Roadmap fördert das Sponsoren-Engagement und gewährleistet einen schrittweisen und kontrollierten Ausbau der Transformation.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Rollen und eine prozessorientierte Governance etablieren
Klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Steuerungsgremien sind unerlässlich, um Workflows dauerhaft zu verankern. Ohne Process Owner und Rituale wird alles wieder verschwimmen, sobald der Neuheitsfaktor verpufft.
Process Owner und klare Verantwortlichkeiten
Jeder Workflow benötigt einen Verantwortlichen (Process Owner) oder Chief Digital Officer, der für dessen Performance und Weiterentwicklung zuständig ist. Diese übergreifende Rolle stellt die Kohärenz zwischen den Teams sicher und verhindert, dass die Steuerung in Silos versickert.
Der Process Owner sorgt für die Aktualisierung der Verfahren, moderiert Erfahrungsrückmeldungen und genehmigt Änderungsanträge nach einem vordefinierten Rahmen.
Diese formale Verantwortung stärkt das Engagement, sichert Entscheidungen ab und schafft einen einzigen Ansprechpartner für alle prozessbezogenen Anfragen.
Fortlaufende Governance und bereichsübergreifende Rituale
Über die Einführungsphase hinaus ist es entscheidend, periodische Lenkungsausschüsse zu etablieren, die IT, Fachbereiche und Finanzen zusammenbringen. Diese Gremien bewerten die Key Performance Indicators (KPIs), genehmigen Projekte und passen die Roadmap an.
Workshops zur Prozessüberprüfung, moderiert von den Process Ownern, fördern die Zusammenarbeit und die Systematisierung von Best Practices.
Flussorientierte Messgrößen und KPIs
Zur Steuerung der Workflows benötigt man Flusskennzahlen (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten pro Transaktion) statt funktions- oder projektorientierter Metriken.
Diese KPIs sollten nahezu in Echtzeit verfügbar und automatisch aus den Informationssystemen geliefert werden, um eine optimale Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten.
Die kontinuierliche Überwachung dieser KPIs ermöglicht es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, bevor sich Blockaden verfestigen.
Workflow-Redesign: Mehr als reine Digitalisierung
Ein Papier- oder manuell basierter Prozess in ein digitales Tool zu übertragen, ohne ihn zu überdenken, führt zu ineffizienter Digitalisierung. Innovation entsteht durch Redesign, nicht durch technologisches Kopieren.
Verschwendungen identifizieren und eliminieren
Lean in Prozessen bedeutet, alle Aktivitäten zu beseitigen, die keinen Mehrwert schaffen: Dokumentenversand, erneute Eingaben, redundante Freigaben oder unnötiges Warten.
Indem man diese Vorgehensweise bereits in der Konzeption integriert, reduziert man Leerlaufzeiten deutlich und verbessert den Gesamtfluss der Workflows.
Ein Schweizer Transportunternehmen überarbeitete seinen Rechnungsfreigabeprozess, strich drei manuelle Freigabeschritte und automatisierte den Rechnungsversand. Dieses Redesign halbierte den Rechnungszyklus und verbesserte den Cashflow.
Neue Prozesse testen und iterieren
Bevor man eine neue Kette generalisiert, empfiehlt sich ein Pilotprojekt im kleinen Maßstab.
Dieser iterative Ansatz verringert Adoptionsrisiken und fördert eine schrittweise Reifeentwicklung der Teams mithilfe fortgeschrittener agiler Methoden.
Die nach den ersten Testphasen vorgenommenen Anpassungen gewährleisten ein reibungsloses und kontextgerechtes Nutzererlebnis für Endanwender.
Redesign in Kultur und Kompetenzen verankern
Das kontinuierliche Redesign von Workflows muss zur Selbstverständlichkeit werden, unterstützt durch Schulungen und Change Management. Die Teams müssen die Optimierungslogik verstehen und die Modellierungstools beherrschen.
Der Kompetenzaufbau in BPMN, Process Mining oder Lean-Techniken ist eine Investition, die sich auf alle Transformationsprojekte überträgt.
So erlangt die Organisation eine nachhaltige Agilität, um ihre Prozesse je nach Bedarf und Chancen weiterzuentwickeln.
Machen Sie Ihre Workflows zum Hebel für kontinuierliche Transformation
Durchgängig gedachte End-to-End-Prozesse, klar definierte Rollen, Fluss-Governance und iteratives Redesign sind die Schlüssel, um digitale Transformation greifbar und dauerhaft zu gestalten. Indem Sie jeden Workflow auf Wertschöpfung ausrichten, eliminieren Sie Verschwendungen, stärken die Zusammenarbeit und beschleunigen Entscheidungen.
Egal, ob CIO, CTO, Transformationsverantwortliche oder Geschäftsführung: Die Herausforderung ist dieselbe – Workflows in Strategie, Organisation und Kultur zu verankern, um einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Unsere Edana-Experten begleiten Sie dabei, Ihre Prozesse vom Diagnose- bis zum Industrialisierungsstadium zu kartieren, neu zu denken und zu steuern.
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