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Zusammenfassung – Um Ihre Finance- und HR-Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig Schweizer Compliance und Datensouveränität zu garantieren, muss der Anforderungskatalog folgende Bereiche abdecken: Hauptbuchhaltung, ISO-20022-Abstimmungen, Treasury, Rolling-Forecast-Budgetierung, IFRS/SWISS GAAP FER-Reporting, zertifizierte Lohnabrechnung und Talentmanagement. Eine API-first-, modulare und Open-Source-Architektur (REST/GraphQL, Webhooks, SCIM, SSO/OIDC) sichert die Interoperabilität mit Banken, eBill, QR-Rechnung und BI-Tools und gewährleistet LPD/GDPR-konforme Sicherheit (RBAC/ABAC, Verschlüsselung). Lösung: Runbook für den Betrieb, klare Deliverables und Export-/Escrow-Klauseln formalisieren, um Reversibilität ohne Lock-in und einen kontrollierten TCO zu ermöglichen.
Die Einführung eines ERP-Systems für Finanzen und Personal in der Schweiz erfordert einen präzisen Rahmen, um Prozesse zu automatisieren, die Einhaltung lokaler Vorschriften zu gewährleisten und die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten. Über eine reine Funktionsliste hinaus muss der Anforderungskatalog die Interoperabilität mit Banken, der Lohnabrechnung und der elektronischen Rechnungsstellung absichern und zugleich eine Reversibilität ohne übermäßige Abhängigkeit von einem Anbieter vorsehen.
Mit einer API-first-Architektur und Open-Source-Bausteinen, ergänzt durch maßgeschneiderte Entwicklungen, lassen sich die Gesamtkosten (TCO) optimieren und die Kontrolle über das System langfristig sichern. Im Folgenden sind die Schlüsselaspekte aufgeführt, die für ein robustes und skalierbares Projekt berücksichtigt werden sollten.
Funktionaler Umfang ERP Finanzen & Buchhaltung
Das Finanzmodul muss die Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Cash-Management sowie Anlagevermögen und Budgetprognosen abdecken. Es sollte so konzipiert sein, dass ISO-20022-Bankabstimmungen automatisiert, Abschlüsse vereinfacht und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für Audits sichergestellt wird.
Hauptbuch, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Die Grundlage jedes ERP-Finanzmoduls ist eine automatisierte Hauptbuchführung, die das Zentralisieren von Buchungssätzen, das Abgleichen (Lettern) sowie das Erstellen erforderlicher Abschlüsse ermöglicht. Zur Projektstrukturierung empfehlen wir unseren Leitfaden zur Erstellung eines Software-Anforderungskatalogs.
Jeder Buchungssatz muss ein vollständiges Protokoll mit Zeitstempel und einem klaren Verweis auf das Quelldokument enthalten. Die Erstellung von Journals, die Konsolidierung zwischen Unternehmen und die automatische Berechnung von Währungsdifferenzen tragen zur Zuverlässigkeit der Abschlüsse bei.
Die Flexibilität, mehrgliedrige und mehrwährungsfähige Kontenpläne zu konfigurieren, ist für international tätige KMU und Mittelständler in der Schweiz unerlässlich. Eine regelbasierte Engine ermöglicht die Abbildung lokaler steuerlicher Besonderheiten und vereinfacht periodische Meldungen.
Beispiel: Ein Schweizer Industrie-KMU hat die Freigabe von Lieferantenrechnungen und den Export in sein ERP automatisiert und dabei den manuellen Prüfaufwand um 70 % reduziert. Dieser Fall zeigt, wie eine native Workflow-Integration Buchungen absichern und den Monatsabschluss beschleunigen kann.
Liquiditätsmanagement und Bankabstimmungen
Das Cash-Management sollte Prognosen mit einer Echtzeit-Überwachung der Bankkontensalden kombinieren. Eine ISO-20022-Schnittstelle zum Bankmodul ermöglicht den automatischen Import von Kontoauszügen, die Erkennung von Abweichungen und Vorschläge für Abstimmungen.
Die Liquiditätsprognose basiert auf der Konsolidierung eingehender und ausgehender Zahlungsflüsse: ausgestellte Rechnungen, Fälligkeiten bei Lieferanten, Löhne, Steuer-Vorauszahlungen etc. Ein dediziertes Dashboard zeigt Soll- und Ist-Salden an, inklusive konfigurierbarer Alarmmeldungen bei kritischen Schwellenwerten.
Das Modul muss zudem das Anlagevermögen verwalten, Abschreibungen nach Schweizer Standards berechnen und die Buchungssätze für Wertberichtigungen erstellen. Die lückenlose Nachverfolgbarkeit von Anschaffungen, Veräußerungen und Neubewertungen gewährleistet Audit-Compliance.
Eine regelbasierte Engine erleichtert die Anbindung neuer Zahlungsströme, etwa automatische Kundeneingänge per eBill oder QR-Rechnung, und sichert die Konsistenz zwischen Bankkonten und Hauptbuch.
Budgetierung, Rolling Forecast und Reporting
Das ERP-System sollte ein Budgetmodul bieten, mit dem Jahresbudgets und periodische Soll-/Ist-Vorhersagen (Rolling Forecast) definiert werden können. Diese Werkzeuge erhöhen die Reaktionsschnelligkeit auf Abweichungen und Marktveränderungen.
Das Finanzreporting sollte dynamische Dashboards, Key Performance Indicators (DSO, Abschlussdauer, operative Marge) und Budget-Ist-Vergleiche umfassen. Die Multi-Entity-Konsolidierung sollte automatisiert erfolgen und Intercompany-Anpassungen berücksichtigen.
Für die Auditfähigkeit muss jede aggregierte Information bis zum Ursprungssatz verfolgbar sein, inklusive Änderungsverlauf und rollenbasierter Zugriffskontrolle. Die Erstellung von Berichten nach IFRS oder Swiss GAAP FER rundet die normative Abdeckung ab.
Ein integrierter BI-Reporting-Server oder eine REST-/GraphQL-API-Schnittstelle erleichtert die Nutzung der Daten durch Drittsysteme und bewahrt gleichzeitig die Konsistenz des Buchhaltungs-Referenzsystems.
Funktionaler Umfang Personalmanagement im ERP
Das Personalmodul umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterakten, Abwesenheiten, Lohnabrechnung und Talent Management und gewährleistet die Einhaltung schweizerischer Anforderungen (AHV, BVG, Quellensteuer). Ziel ist es, Lohnzyklen zu automatisieren, Nachvollziehbarkeit zu sicherstellen und umfangreiche HR-Dashboards bereitzustellen.
Mitarbeiterakten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten
Jeder Mitarbeiter verfügt über eine digitale Akte, die persönliche Daten, Verträge, Zeugnisse und den Verlauf aller HR-Prozesse (Beurteilungen, Schulungen) enthält. Um ein HR-Projekt zu strukturieren, empfehlen wir unser Muster für einen SIRH-Anforderungskatalog in der Schweiz.
Abwesenheiten und Arbeitszeiten werden über Web- oder Mobile-Oberflächen erfasst und automatisch durch Vorgesetzte freigegeben.
Die Berechnungsregeln für gesetzliche und vertragliche Ferien (bezahlte Urlaubsansprüche, Feiertage, Zeitausgleich) sind nach schweizerischem Recht und internen Vereinbarungen konfigurierbar. Alarme weisen auf Überschreitungen oder kritische Anwesenheitsschwellen hin.
Stundenzettel lassen sich mit Spesenabrechnungen und Projekten verknüpfen und erleichtern die Rentabilitätsanalyse nach Aktivität oder Kunde. Exporte in Kostenrechnungssysteme sichern die Budgetkohärenz.
Beispiel: Eine Beratungsgesellschaft hat ein Modul für Zeit- und Abwesenheitserfassung in die Lohnabrechnung integriert. Dadurch wurden Eingabefehler halbiert und die administrative Produktivität um 20 % gesteigert. Dieser Fall verdeutlicht die direkte Auswirkung von Prozessautomatisierung im HR-Bereich auf Datenqualität und Manager-Zufriedenheit.
Schweizer Lohnabrechnung und Sozial-Compliance
Die Lohnabrechnung in der Schweiz muss AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, Zusatzversicherungen und Quellensteuer abdecken. Die Berechnungsengine muss den amtlichen Tarifvorgaben entsprechen und kantonale Besonderheiten berücksichtigen können.
Lohnabrechnungen werden automatisch als sichere PDF-Datei erstellt, einschließlich detaillierter Anhänge (Abzüge, Beiträge, Arbeitsstunden, Zulagen). Der Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern, der Bank für Lohnzahlungen und der Quellensteuerbehörde erfolgt über standardisierte Exporte.
Ein zweistufiges Validierungssystem (HR-Verantwortlicher, danach Payroll) gewährleistet die Kontrolle sensibler Änderungen. Die Erstellung der Jahreslohnbescheinigungen und deren sichere Bereitstellung für Mitarbeitende schließen den Compliance-Zyklus ab.
Die Verwaltung von Krankheits- und Mutterschaftsabwesenheiten mit automatischer Berechnung der AHV-/EO-Leistungen vermeidet Fehler und vereinfacht die Quartalsmeldungen.
Beispiel: Ein produzierendes KMU in der Schweiz hat seine Excel-Tabellen durch ein ERP mit integriertem Payroll-Modul ersetzt. Dadurch wurden manuelle Berechnungen eliminiert und Nachforderungen durch die schweizerische Ausgleichskasse auf null reduziert. Dieser Fall zeigt, wie eine zertifizierte Payroll-Engine Compliance und Ruhe im HR-Team sicherstellt.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Schulung, Kompetenzen und Karrierepfade
Das Talent-Management-Modul verfolgt Schulungen, erworbene Kompetenzen und individuelle Entwicklungspläne. Führungskräfte können Programme erstellen, Sessions zuweisen und Ergebnisse nachverfolgen.
Kompetenzmatrizen erleichtern die Nachfolgeplanung und die Abstimmung von Ressourcen auf die Unternehmensstrategie. Ein 360°-Feedback- und ein jährliches Beurteilungsmodul integrieren sich zur Performance-Steuerung.
Schulungsberichte (geleistete Stunden, Kosten, Einhaltung branchenspezifischer Anforderungen) stehen in Echtzeit zur Verfügung. KPIs wie Abschlussraten oder Schulungs-ROI bereichern das HR-Controlling.
SCORM- oder CSV-Exporte gewährleisten die Interoperabilität mit LMS und DMS und sichern eine zentrale Übersicht über Zertifikate und Nachweise.
Integrationen und offene ERP-Architektur
Eine API-first- und modulare Architektur, die Standards wie SSO/OIDC, SCIM und Webhooks unterstützt, ist essenziell, um das ERP-System mit Banken, Versicherungen und BI-Tools zu verbinden. Der Einsatz von Open-Source-Bausteinen sichert Flexibilität und vermeidet Herstellerbindung.
REST-/GraphQL-APIs und ISO-20022-Interoperabilität
Eine API-first-Schnittstelle ermöglicht die kontinuierliche Anbindung interner und externer Module, etwa DMS, BI-Tools oder HR-Portale. Webhooks bieten ein Event-System zur Echtzeit-Synchronisation von Workflows. Für einen Lösungsauswahlvergleich lesen Sie unseren Artikel Open Source vs. proprietäre ERP-Systeme.
Der ISO-20022-Standard für Zahlungsverkehr, kombiniert mit eBill und QR-Rechnung, gewährleistet einen sicheren und strukturierten Zahlungsdatenaustausch. Beträge werden automatisch im Cash-Management abgeglichen und ohne manuelle Eingabe in die Buchhaltung übertragen.
SCIM-Endpunkte erleichtern das User-Provisioning aus Active Directory oder Azure AD, während SAML oder OIDC Single Sign-On (SSO) ermöglichen und so eine nahtlose und sichere Benutzererfahrung sicherstellen. Weitere Infos zu SSO/OIDC.
Sicherheit, LPD- & DSGVO-Compliance
Die Architektur sollte das Privacy-by-Design-Prinzip umsetzen und Daten sowohl in der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsseln. Audit-Logs gewährleisten die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen.
Role-Based und Attribute-Based Access Control (RBAC/ABAC) ermöglichen eine profil-, einrichtungs- oder funktionsbezogene Rechtevergabe. Das Consent-Management und die Zugriffsrechteverwaltung erfüllen die Anforderungen von LPD und DSGVO.
Update-Prozesse sollten durch eine sichere CI/CD-Pipeline gesteuert werden, die automatisierte Tests und Schwachstellen-Scans umfasst. Der Einsatz unveränderlicher Container und Security-Scanner stärkt die Resilienz.
Eine ISO-27001-Zertifizierung oder Hosting in einem souveränen Cloud-Umfeld stellt die Einhaltung interner Richtlinien und schweizerischer Regulierungsanforderungen sicher.
Infrastruktur und Hosting in der Schweiz
Ein Hosting in der Schweiz oder in einer souveränen Cloud garantiert Datenresidenz und Lokalisierungskonformität. Kubernetes- oder Serverless-Architekturen sollten für hohe Verfügbarkeit ausgelegt sein.
Das Runbook dokumentiert Lastszenarien, Failover-Verfahren und Wiederherstellungsprozesse. SLAs definieren Verfügbarkeitsziele (99,9 %) und Wiederherstellungszeiten (MTTR). Zur Verbesserung der Skalierbarkeit empfehlen wir unseren Leitfaden zum Umgang mit Traffic-Spitzen.
Die Einrichtung täglicher Backups und einer Code-Escrow-Umgebung gewährleistet einen schnellen Neustart im Falle eines schwerwiegenden Ausfalls. Regelmäßige Wiederherstellungstests bestätigen die Wirksamkeit des Continuity-Plans.
Proaktives Monitoring (Prometheus, Grafana) und automatisiertes Alerting sorgen für eine kontinuierliche Leistungsüberwachung, während Lasttests Traffic-Spitzen prognostizieren.
Daten-Governance und Reversibilität
Die Sicherung von Daten- und Code-Eigentum, eine kostenfreie Exportklausel und ein Escrow-Plan sind unerlässlich, um Herstellerbindung zu vermeiden. Der Anforderungskatalog sollte ein Runbook und klar definierte Deliverables für jede Projektphase enthalten.
Daten-Eigentum und Governance
Der Anforderungskatalog muss festlegen, dass alle Daten und Anpassungen im Eigentum des Unternehmens bleiben. Standard-Exportformate (CSV, JSON, Parquet) gewährleisten Datenoffenheit. Für eine technische Ausrichtung lesen Sie unser IT-Lastenheft „Vom Dokument zur Entscheidung“.
Vertragliche Klauseln und Escrow
Der Vertrag legt SLA und Supportverpflichtungen fest und definiert Strafzahlungen bei Nichteinhaltung sowie Eskalationsverfahren. Mehr zum Thema Budget und Vertrag verhandeln.
Deliverables, MVP und KPIs
Der Anforderungskatalog sollte User Stories und Abnahmekriterien für jede Rolle (Finanzen, HR, Payroll) liefern. Data Dictionary, Integrationsmatrix und Runbook vervollständigen den Umfang.
Ein MVP, das sich auf 3–5 Szenarien mit schnellem ROI konzentriert (Bankabstimmungen, Payroll, Steuerdeklarationen), demonstriert den Mehrwert und ermöglicht Anpassungen vor dem Rollout.
KPIs wie DSO, Abschlussdauer, Payroll-Genauigkeit und Automatisierungsgrad werden von Anfang an definiert, um die Effizienz zu messen und die kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.
Nutzen Sie Ihr ERP für Finanzen & HR als Hebel für mehr Agilität
Dieser Anforderungskatalog für ein ERP-System in den Bereichen Finanzen & HR in der Schweiz legt den Fokus auf einen umfassenden Funktionsumfang, standardisierte Integrationen, eine offene Architektur und Reversibilität ohne Herstellerbindung. Die Module Finanzen und HR decken wesentliche Anforderungen von Buchhaltung bis Talentmanagement inklusive zertifizierter Lohnabrechnung ab. API-first, LPD-/DSGVO-Compliance, Datensouveränität und vertragliche Klauseln sichern ein nachhaltiges und skalierbares System.
Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der strategischen Projektdefinition, der Auswahl von Open-Source-Komponenten und der Umsetzung kundenspezifischer Entwicklungen zu unterstützen. Profitieren Sie von unserem Know-how, um TCO, Datenkontrolle und Business-Agilität optimal zu steuern.
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