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Zusammenfassung – Um Wachstum zu sichern, Verkaufszyklen zu beherrschen und Umsätze zu optimieren und gleichzeitig ERP-Interoperabilität, flexible Workflows und Reversibilität zu gewährleisten, ist ein maßgeschneiderter Anforderungskatalog unerlässlich. Er definiert die Module CRM-CPQ-Order-to-Cash (Multi-Entity, Scoring, Kataloge, komplexe Preisgestaltung, Automatisierung von Angebot, Rechnung und Mahnwesen), ein einheitliches Datenmodell, ERP-Integrationen, Schweizer E-Rechnungsstellung, E-Commerce und EDI, Offline-Mobilität, LPD-/RGPD-Konformität sowie eine API-first-Microservices-Architektur. Lösung: umfassender Anforderungskatalog, Open-Source-Komponenten und API-first-Priorität für ein agiles, skalierbares und vendor-lock-in-freies IT-System.
Die Einführung einer umfassenden und skalierbaren Handelsmanagement-Software ist eine strategische Herausforderung für jedes Unternehmen, das seine Verkaufszyklen kontrollieren und seine Umsätze optimieren möchte. Ein gut strukturierter Anforderungskatalog macht den entscheidenden Unterschied, um Ihre Prozesse (Akquise, CPQ, Auftrag, Lieferung, Fakturierung, Forderungsmanagement) im Einklang mit Ihren Wachstumszielen zu gestalten.
Er gewährleistet die Interoperabilität mit Ihrem ERP, die Flexibilität der Workflows und die Möglichkeit, den Dienstleister zu wechseln, ohne Ihre Daten zu blockieren. Durch einen API-First-Ansatz und den Einsatz von Open-Source-Komponenten bei gleichzeitiger Fokussierung auf maßgeschneiderte Lösungen für geschäftskritische Vorteile können Sie komplexe Preisgestaltungsmodelle abbilden und Ihre langfristigen Ziele absichern.
Festlegung des Funktionsumfangs und Datenmodells
Eine klare Definition der CRM-, CPQ- und Order-Management-Module bildet die Grundlage Ihres Vertriebs-Informationssystems. Ein angepasstes Datenmodell gewährleistet Kohärenz, Nachvollziehbarkeit und die Berücksichtigung komplexer Anforderungen im B2B- und B2C-Bereich.
CRM: Verwaltung von Kundenkonten, Kontakten und Opportunities
Das CRM-Modul zentralisiert Informationen über Multi-Entity-Konten, Rechnungsadressen und Kontakte. Jede Vertriebsinteraktion – Anruf, Besuch oder E-Mail-Austausch – muss protokolliert werden, um Scoring-Modelle zu speisen und Nachfassaktionen zu steuern.
Ein flexibles Datenmodell ermöglicht die Verwaltung mehrerer Hierarchieebenen zwischen Gesellschaften und Tochtergesellschaften unter Berücksichtigung kantonaler Steuervorschriften in der Schweiz. Indem Sie von Anfang an dedizierte Tabellen für Handelsbedingungen und Preislisten pro Segment integrieren, erleichtern Sie die automatische Angebotserstellung.
Beispiel: Ein industrielles KMU hat die Verwaltung von 1.200 Kundenkonten und Rahmenverträgen standardisiert, Dubletten vermieden und die Segmentierung optimiert. Diese Implementierung hat gezeigt, dass ein einheitliches Datenreferenzsystem die monatliche Datenkonsolidierung um 30 % verkürzt und die Qualität der Absatzprognosen verbessert.
CPQ: Produktkatalog, Bundles, Rabattregeln und Freigaben
Das CPQ-Modul organisiert den Produktkatalog mit Varianten, Bundles und Optionen. Es muss komplexe Regeln wie Mengenschwellen, kundenspezifische Rabatte oder differenzierte Vertriebskanäle abbilden. Ein hierarchischer Freigabe-Workflow sichert Preisausnahmen ab und gewährleistet konforme Richtlinienumsetzung.
Nachvollziehbarkeit ist essenziell: Jedes Angebot behält eine Historie der Versionen, angewendeten Konditionen und Freigaben. Das System muss in der Lage sein, ein Angebot aus einem früheren Zustand neu zu berechnen, um Margenziele zu verfolgen und Unklarheiten bei internen Audits zu vermeiden.
Zur Unterstützung dieser Funktionen sorgt ein mit Entitäten wie „Vertrag“, „Erneuerung“ und „SLA“ erweitertes Datenmodell für Konsistenz über den gesamten Lebenszyklus der Angebote – von der Simulation bis zur wiederkehrenden Fakturierung.
Datenmodell: Entitäten, Preislisten und Verträge
Das Datenmodell sollte Tabellen für Adressen, Incoterms, Standortbesteuerung und Mehrwertsteuersätze enthalten. Segmentierte Preislisten (nach Branche, Kanal oder Volumen) sind mit Entitäten für „Handelskonditionen“ verknüpft, um Verhandlungsregeln automatisiert zu steuern.
Die im System erfassten Rahmenverträge mit Startdatum, Laufzeit und Verlängerungsklauseln erzeugen automatisch Verlängerungsfristen. Alle Daten fließen in das Reporting zu ARPU, potenziellem Churn und geplantem DSO direkt aus den Transaktionsdaten.
Die Modellierung basiert auf 1-n- und n-n-Beziehungen, um Skalierbarkeit zu garantieren und neue Geschäftseinheiten vorauszuplanen. Diese Datenarchitektur bildet die Grundlage für alle künftigen Automatisierungen.
Strukturierung von Pricing, CPQ und zentralen Integrationen
Die Auswahl flexibler Pricing-Regeln und eines robusten CPQ ist entscheidend, um komplexe B2B-Angebote abzubilden. Integrationen mit ERP, Schweizer Fakturierung und E-Commerce-Plattformen sichern einen durchgängigen Datenfluss.
Fortgeschrittene Preisregeln und Nachvollziehbarkeit
Die Preisregeln müssen Mengenschwellen, kundenspezifische Preise und separate Kanäle (Direktverkauf, Wiederverkäufer, Marktplätze) abdecken. Jede Regel wird mit Zielmargen und einem internen Genehmigungsplan parametrisiert, um die Rabattvergabe abzusichern.
Das CPQ protokolliert jede Änderung an Preislisten und bewahrt die Historie der Freigaben auf. Ein Audit-Log gewährleistet die Einhaltung interner Kontrollen und erleichtert die Analyse von Margendifferenzen in Quartalsberichten.
Mit einer zentralen Pricing-Tabelle kann das System automatisch mehrsprachige Angebote erstellen, indem Wechselkurse angewendet und Preiskonsistenz für Auslandstöchter gewährleistet wird.
Finanzintegration und Schweizer E-Rechnung
Die Anbindung an das Finanz-ERP automatisiert die Rechnungserstellung und die Synchronisation der Buchungssätze. ISO 20022-Formate und QR-Rechnung werden nativ unterstützt, um den Schweizer Standards zu entsprechen und manuelle Eingaben zu minimieren.
Für elektronische Zustellungen ermöglichen eBill und PEPPOL den Zugang zu großen öffentlichen und privaten Auftraggebern. Der automatische Export der Verkaufsjournale an das Forderungsmanagement oder an BI-Tools sichert das Monitoring von DSO und Streitfällen.
Dieser Integrationsumfang minimiert Erfassungsfehler, beschleunigt den Monatsabschluss und erleichtert externe Audits durch transparente Prozesse zwischen Fakturierung und Buchhaltung.
E-Commerce-Connectoren sowie EDI-/Marktplatz-Integrationen
Das Handels-IS muss sich über E-Commerce-Gateways anbinden, um Bestellungen und Lieferstatus in Echtzeit zu übernehmen. EDI-Kanäle und Marktplätze integrieren Aufträge und übertragen Logistikstatus ohne Unterbrechung.
Der EDI-Datenaustausch stützt sich auf konfigurierbare Mappings, um verschiedenen Standards von Logistikdienstleistern und Marktplätzen gerecht zu werden. So werden Lagerbestände und Auftragsstatus automatisch aktualisiert.
Beispiel: Ein Schweizer Großhändler hat seine E-Commerce-Plattform direkt mit mehreren Logistikdienstleistern verbunden, wodurch Retouren und Reklamationen aufgrund von Lieferstatus um 40 % gesenkt und die durchschnittliche Auftragsdurchlaufzeit verbessert wurden.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
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Orchestrierung des Order-to-Cash-Prozesses und Omnichannel
Eine nahtlose Orchestrierung des Angebots-Rechnungs-Forderungszyklus optimiert die Liquidität und die Kundenzufriedenheit. Omnichannel- und mobiler Zugriff erhöhen die Agilität im Außendienst und im Self-Service.
Angebot bis Zahlung
Der Order-to-Cash-Workflow beginnt mit der Angebotserstellung im CPQ, der Freigabe und Umwandlung in einen Auftrag. Die Logistik initiiert anschließend Kommissionierung und Lieferung, während das Fakturierungsmodul Gutschriften oder Rechnungen gemäß den Vertragsbedingungen automatisch erstellt.
Die Verwaltung von Fristen, Verzugsstrafen und Nachlieferungen muss konfigurierbar sein, um die verhandelten Geschäftsbedingungen widerzuspiegeln. Die Verfolgung des kritischen Pfads von der Freigabe bis zum Zahlungseingang fließt in das DSO-Reporting ein, um die Liquidität zu steuern.
Schließlich versendet das Forderungsmanagementmodul automatische Mahnungen und eskaliert Streitfälle an einen spezialisierten Dienst. Jede Aktion wird dokumentiert, um im Fall von Rechtsstreitigkeiten eine lückenlose Historie zu gewährleisten.
Beispiel: Ein Schweizer Elektronikkomponentenhersteller hat sein DSO um 15 Tage reduziert, indem er Mahnläufe automatisiert und Streitfälle in einem zentralen Dashboard zusammengeführt hat – ein direktes Liquiditätsplus.
Omnichannel und B2B-Kundenportal
Ein Self-Service-Portal ermöglicht Kunden, Angebote einzusehen, Bestellungen aufzugeben, Lieferungen zu verfolgen und Rechnungen herunterzuladen. Diese responsive und sichere Webplattform bietet ein konsistentes Kundenerlebnis über alle Kanäle hinweg.
Die Portaldaten werden in Echtzeit mit CRM und ERP synchronisiert, wodurch Bestände, Preise und Lieferzeiten einheitlich dargestellt werden. Kunden können zudem ihre Daten verwalten und Performance-Reports herunterladen.
Diese Omnichannel-Architektur steigert die Kundenzufriedenheit und reduziert Supportanfragen, während das Vertriebsinnendienstteam von wiederkehrenden Eingabeaufgaben entlastet wird.
Mobiler Außendienst und Offline-Modus
Für den Außendienst bietet eine mobile Anwendung mit Offline-Funktionalität die Möglichkeit, Angebote zu erstellen und einzusehen, auch ohne Netzverbindung. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald eine Verbindung wiederhergestellt ist, und sichert die Kontinuität der Geschäftsprozesse.
Die mobile Benutzeroberfläche passt sich den Anforderungen von Tablet oder Smartphone an und gewährt schnellen Zugriff auf Kundenhistorien, Produktkataloge und verhandelte Preisbedingungen.
Die Möglichkeit, Angebote elektronisch auf dem Tablet zu unterzeichnen, beschleunigt den Abschluss und erhöht die Nachvollziehbarkeit, was das Vertrauen zwischen Vertriebsmitarbeiter und Kunde stärkt.
Sicherheit, API-First-Architektur und Reversibilität sichern
DSG/DSGVO-Konformität, granulare Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen Ihre sensiblen Daten. Eine Open-Source- und API-First-Architektur bietet Flexibilität, Erweiterbarkeit und beugt Vendor Lock-in vor.
DSG/DSGVO-Konformität und Zugriffskontrolle
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die DSGVO verlangen strikte Regeln zum Schutz personenbezogener Daten. Audit-Logs, Verbindungsprotokolle und Einwilligungsmanagement sind unerlässlich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Roll-based Access Control (RBAC) und Attribute-based Access Control (ABAC) begrenzen Rechte entsprechend der Funktionen (Vertrieb, Innendienst, Finanzabteilung) und sichern den Zugriff auf sensible Daten. Single Sign-On-Mechanismen (SAML, OIDC) erleichtern die zentrale Authentifizierung.
Die Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten, gehostet in der Schweiz oder in einer souveränen Cloud, stärkt das Vertrauen und garantiert ein hohes Sicherheitsniveau für Ihre Geschäftsprozesse.
Open-Source-Architektur, Microservices und APIs
Ein API-First-Ansatz in Kombination mit Microservices entkoppelt Funktionen und fördert die Skalierbarkeit. Die Services stellen dokumentierte REST- oder GraphQL-Endpunkte bereit und ermöglichen agile Integrationen mit PIM-, TMS- oder BI-Komponenten, unterstützt durch Open Source.
Offene Formate (CSV, JSON, Parquet) für Datenimport und ‑export erleichtern den Datentransfer und sichern die Langzeitverfügbarkeit Ihrer Informationen ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
Dieses modulare Modell verkürzt Entwicklungszyklen und ermöglicht den Austausch oder die Ergänzung von Komponenten entsprechend den sich ändernden Geschäftsanforderungen.
Datenhoheit und Reversibilitätsklauseln
Eine vertragliche Klausel sichert den kostenfreien Export von Daten und spezifischem Code und gewährleistet die vollständige Kontrolle über Ihre Anwendungslandschaft. Ihr Unternehmen bleibt Eigentümer seiner Datenmodelle und maßgeschneiderter Entwicklungen.
Im Falle eines Dienstleisterwechsels ermöglicht Reversibilität über vollständige Exporte und API-Dokumentation, Risiken und Migrationskosten zu minimieren. Diese Anti-Vendor-Lock-in-Strategie schützt Ihr IS vor Marktentwicklungen.
Durch diese Architektur baut jede künftige Erweiterung oder Integration auf einer offenen, stabilen und beherrschbaren Basis auf.
Strukturieren Sie Ihr Handelsinformationssystem für nachhaltiges Wachstum
Ein umfassendes Pflichtenheft für CRM, CPQ, Order-to-Cash, Integrationen und Sicherheit ist der Schlüssel zum Aufbau eines agilen und zukunftssicheren Handels-Informationssystems. Die präzise Definition des Funktionsumfangs, modulare Preisgestaltung, eine nahtlose Orchestrierung des Vertriebsprozesses und eine API-First-Architektur gewährleisten die Ausrichtung auf Ihre Umsatzstrategie.
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