Ansichten: 2
Zusammenfassung – Die Sicherstellung der Anwenderakzeptanz und Wertschöpfung nach dem Go-live erfordert eine rollenbasierte, schrittweise Schulung, ein kontextualisiertes digitales Onboarding, nahen Support und Feedbackschleifen zur Messung und Anpassung der Nutzung. Die Einführung von Super-Usern, eines Helpdesks mit differenzierten SLAs, BI-Dashboards und agilen Mini-Entwicklungen sichert Prozesse und fördert die Akzeptanz, ohne die Starrheit eines isolierten ERP. Lösung: ein kontinuierliches Verbesserungsprogramm mit optimierter UX, gezielten Automatisierungen und modularen APIs unter agiler Governance, das das ERP in eine leistungsfähige, skalierbare Plattform verwandelt.
Während der Go-Live Ihres ERP einen entscheidenden Meilenstein markiert, besteht die wahre Herausforderung darin, dass die Teams das System im Alltag verinnerlichen und kontinuierlich Mehrwert generieren. Über die technische Infrastruktur hinaus hängt der Erfolg nach dem Live-Gang von einem Programm zur kontinuierlichen Verbesserung ab, das gezielte Schulungen, lokalen Support, Feedback-Erfassung und rasche Anpassungen kombiniert.
Eine effektive Akzeptanz entsteht durch digital abgestimmte Onboarding-Prozesse nach Rollen, detailliertes Nutzungs-Monitoring und eine agile Governance für Weiterentwicklungen. Um ein starres System zu vermeiden, sollte Ihr ERP zudem in einem offenen, modularen und erweiterbaren Ökosystem über APIs und individuelle Workflows betrieben werden.
Etablierung der Akzeptanz durch Schulungen und digitales Onboarding
Ein schrittweiser Kompetenzaufbau sichert die Autonomie und das Vertrauen der Anwender bereits ab dem Go-Live. Digitalisierte, rollenbasierte Lernpfade fördern die Einführung und minimieren Widerstände.
Gestufte Trainingsprogramme
Ein in Phasen gegliedertes Trainingskonzept schafft sanfte Übergänge. Es beginnt mit praxisorientierten Workshops zu den Kernfunktionen und erweitert sich anschließend um Expertenmodule entsprechend der Verantwortlichkeiten und fachlichen Anforderungen, gestützt auf bewährte Prinzipien des Change Management. Jede Session basiert auf konkreten Unternehmensfällen und bindet ein up-to-date LMS ein. Dieser langsame Ansatz erhält die Motivation, verhindert kognitive Überlastung und richtet die Kompetenzen gezielt an den überarbeiteten Prozessen aus.
Beispiel: Ein Schweizer KMU aus der Industrie schulte zuerst seine Produktionsleiter an den Planungsbildschirmen und zwei Wochen später das Qualitätsteam am Monitoring der Kennzahlen. Diese Schritt-für-Schritt-Methode halbierte die Eingabefehler und verkürzte die Einarbeitungszeit um 30 %.
Hybride Trainingsformate kombinieren E-Learning, Video-Tutorials und Präsenzworkshops. Diese Mischung bedient unterschiedliche Lernpräferenzen und gewährleistet eine schnelle Kompetenzentwicklung.
Abschließende Tests nach jedem Modul messen den Lernerfolg und decken zusätzlichen Unterstützungsbedarf auf, sodass jeder Anwender sein Modul sicher beherrscht, bevor er zum nächsten übergeht.
Digitales Onboarding nach Rollen
Maßgeschneiderte Lernpfade für jede Funktion – Einkauf, Finanzen, Logistik, Vertrieb – schaffen Kontext. Die Onboarding-Module vereinen interaktive Tutorials, schrittweise Anleitungen und Tooltips direkt in der Oberfläche. Bei jedem Login erhält der Anwender kontextsensitive Hilfestellungen zur Durchführung spezifischer Aufgaben. Das reduziert Supportanfragen und trägt dazu bei, die Einführung des neuen Tools nachhaltig abzusichern.
Ein Schweizer Finanzdienstleister führte ein rollenbasiertes digitales Onboarding ein: Kundenbetreuer erhielten Workflows in Mikro-Aufgaben, während die IT-Abteilung ein Dashboard zur Fortschrittskontrolle sichtete. Das Ergebnis: Bereits im ersten Monat wurden 85 % der Vertragsverwaltungsfunktionen genutzt.
Dank Open Source sind diese Hilfemodule leicht anpassbar und wachsen mit den ERP-Updates. Das Projektteam aktualisiert Inhalte selbst entsprechend den Rückmeldungen, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.
Das digitale Onboarding lässt sich zudem in bestehende Kollaborationstools (Teams, Slack) integrieren, um automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen im Tempo jedes Anwenders auszulösen.
Stärkung durch Super-User
Die Identifikation und Schulung lokaler Super-User ist ein zentraler Hebel. Diese Praxis-Botschafter fungieren als Ansprechpartner vor Ort, fördern den Wissensaustausch unter Kolleg:innen und sammeln Verbesserungsvorschläge. Sie organisieren Erfahrungsaustausch-Sessions und stellen sicher, dass Anforderungen zeitnah weitergegeben werden. Durch ihr Engagement entsteht ein lokales Supportnetzwerk, das die IT-Abteilung entlastet und die Problemlösung beschleunigt.
Super-User erhalten frühzeitigen Zugriff auf die Roadmap der Weiterentwicklungen, testen Prototypen, validieren UX-Anpassungen und bereiten intern die nächsten Innovationszyklen vor.
Als Incentive honoriert ein internes Anerkennungsprogramm (Badges, Erwähnungen im Newsletter) ihren Einsatz und stärkt so ihre Motivation sowie die Supportqualität im Alltag.
Gezielter Support und strukturiertes Nutzer-Feedback
Ein fokussiertes Support-System minimiert Reibungsverluste und erhält die Betriebsabläufe. Eine organisierte Rückmeldungssammlung speist einen kontinuierlichen Verbesserungsplan mit klarem Geschäftswertfokus.
Lokaler Support und priorisierte Tickets
Ein interner Helpdesk mit SLAs nach Kritikalität stellt eine schnelle Bearbeitung sicher. Blockierende Tickets (Rechnungsstellung, Produktionsstopps) werden innerhalb einer Stunde gelöst, während Verbesserungswünsche einem eigenen Zyklus folgen. Ein zentrales Back-Office bündelt Anfragen und weist sie den passenden Ressourcen zu – Super-Usern, der IT-Abteilung oder einer ERP-Optimierungseinheit.
Eine dynamische, self-service Dokumentation adressiert häufige Fragen und reduziert das Ticketaufkommen. Open-Source-FAQs ermöglichen das Verlinken von Artikeln direkt an den ERP-Bildschirmen, sodass Anwender sofort die passende Lösung finden.
Wöchentliche Reports analysieren Ticket-Trends, justieren Entwicklungsprioritäten, antizipieren Schulungsbedarfe und stabilisieren das Gesamtökosystem.
Strukturiertes Feedback und Feedback-Schleifen
Schnelle Umfragen nach jeder Schlüsselphase (Go-Live, Training, Major Update) erfassen Eindrücke aus der Praxis. Die kurzen Befragungen – direkt im ERP oder per E-Mail – geben den Nutzern Gehör und lenken Korrekturmaßnahmen. Jede Rückmeldung wird nach Geschäftseinfluss und technischer Machbarkeit bewertet und in die agile Projektroadmap übernommen.
Co-Creation-Workshops bringen IT-Abteilung, Fachbereiche und Super-User zusammen, um Evolutionsvorhaben anhand konkreter Szenarien zu bereichern. Dieser kollaborative Ansatz fördert die Akzeptanz der Änderungen und sichert die Relevanz der UX-Entwicklungen.
Die Messung der Kundenzufriedenheitsrate (CSAT) bei Schlüsselmodulen ermöglicht eine fortlaufende Priorisierung und belegt die spürbare Verbesserung der Anwendererfahrung.
Nutzungsmonitoring und Fach-KPIs
BI-Dashboards, direkt an das ERP angebunden, bieten in Echtzeit Einblick in Nutzungskennzahlen: Transaktionsvolumen, meistgenutzte Funktionen, durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Aufgabe. Diese Metriken werden mit den Fachbereichen geteilt, um untergenutzte Bereiche zu erkennen und gezielte Maßnahmen (Schulungen, UX-Anpassungen, Zusatzentwicklungen) zu planen.
Open-Source-Monitoring-Tools wie Grafana oder Power BI lassen sich nahtlos integrieren, ohne den Tagesbetrieb zu stören. Weitere Details finden Sie in unserem Beitrag zu BI-ERP für präzises Industrie-Reporting.
Stellen Sie diese Indikatoren in Steuerungsgremien und Fachmeetings sichtbar dar, um die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu verankern und den direkten Einfluss des ERP auf die Performance zu belegen.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Optimierung des ERP durch UX, Automatisierungen und Mini-Entwicklungen
Eine durchdachte UX und gezielte Automatisierungen steigern Effizienz und Nutzerzufriedenheit. Agile Mini-Entwicklungen ermöglichen schnelle Friktionsbeseitigung und zusätzliche Wertschöpfung.
UX-Optimierung und Bildschirmvereinfachung
Die Analyse der Nutzungspfade deckt oft überfrachtete Ansichten oder zu lineare Prozesse auf. Durch Überarbeitung der Navigation, visuellen Hierarchie und Beschriftungen wird die Bedienung erleichtert. Validierte Prototypen in Workshops stellen sicher, dass Ergonomie und Fachanforderungen vor der Entwicklung im Einklang stehen.
Ein modularer Ansatz mit wiederverwendbaren Open-Source-Komponenten beschleunigt die UX-Verbesserungen und sichert grafische Konsistenz über die gesamte Anwendung.
Regelmäßige Usability-Tests in agilen Iterationen garantieren, dass jede Version die Anwenderfreundlichkeit erhöht, ohne den Live-Betrieb zu stören.
Ergänzende Automatisierungen und RPA-Roboter
In funktionsübergreifenden Prozessen können Automatisierungsskripte oder RPA-Bots wiederkehrende Aufgaben außerhalb des nativen ERP-Umfangs übernehmen. Rechnungsstellung, Kontoabstimmung, Dashboard-Befüllung: Diese Routinen lassen sich automatisieren, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren.
Ein Schweizer E-Commerce-Anbieter setzte einen RPA-Bot ein, um täglich externe Verkaufsdaten ins ERP einzuspielen. Diese Automatisierung eliminierte 80 % der manuellen Arbeit und verringerte Lagerabweichungen um 60 %.
Open-Source-und leichte Tools gewährleisten eine schnelle Integration und einfache Wartung, bei gleichzeitiger Flexibilität für individuelle Skriptentwicklungen.
Unter agiler Governance bewertet man jeden neuen Anwendungsfall auf seinen ROI, bevor er in die Serienproduktion geht.
Agile Mini-Entwicklungen und schnelle Anpassungen
Um Friktionen kurzfristig zu beheben, sind iterative Mini-Projekte ideal. In Sprints von ein bis zwei Wochen adressiert man Prioritäten aus Support und Feedback. Diese kurzen Vorhaben liefern sofortige Verbesserungen und zeigen die Reaktionsfähigkeit der IT-Abteilung.
Dank modularer Architektur stören solche Mini-Entwicklungen weder die Gesamtstabilität noch den Standard-Release-Zyklus. Sie fügen sich einfach über vorhandene APIs und Connectoren ein.
Diese schnellen Erfolge stärken das Vertrauen der Fachbereiche und motivieren zu weiteren Anpassungsvorschlägen, um den ERP-Nutzen kontinuierlich zu steigern.
Weiterentwicklung des ERP-Ökosystems durch Integrationen und agile Governance
Maßgeschneiderte APIs und Connectoren erhöhen die Flexibilität Ihres ERP und verhindern Vendor-Lock-In. Eine agile Governance sorgt für geschäftsstrategiekonforme Weiterentwicklungen nach Prioritäten.
Individuelle Integrationen via API und Service-Bus
Offene, dokumentierte APIs ermöglichen den Datenaustausch mit anderen Systemen (CRM, WMS, BI). Ein Open-Source-Service-Bus sichert Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit. Jede neue Integration folgt einem wiederverwendbaren Muster, etwa über eine API-First-Integration.
Standards basierend auf offenen Technologien erlauben es, das Ökosystem budgetschonend und frei von Abhängigkeiten zu erweitern.
Eine automatisch generierte, zentrale Dokumentation gewährleistet konsistente Schnittstellen und minimiert Update-Risiken.
BI-Dashboards und faktenbasiertes Steering
Operative ERP-Daten speisen interaktive BI-Dashboards. Mit Tools wie Power BI, Metabase oder Grafana erstellen Entscheider individuelle Reports zu Produktmargen, Lieferzeiten oder Lieferantenperformance. Diese Transparenz steigert die Reaktionsfähigkeit und untermauert strategische Entscheidungen.
Proaktive Alerts bei kritischen Schwellen (niedrige Bestände, Lieferverzögerungen) wandeln reaktives Management in proaktive Steuerung um.
Die Berichte werden im Rahmen einer agilen Governance quartalsweise geprüft und an die Geschäftsziele angepasst.
Agile Governance und gemeinsame Roadmap
Ein Lenkungskreis aus IT-Abteilung, Fachbereichen und Dienstleistern definiert eine fünfjährige Roadmap mit Quartals-Sprints. Die Gremien evaluieren jeden Quartalsabschluss, messen die Wirkung der Änderungen und priorisieren den Backlog anhand relevanter Kennzahlen.
Open-Source- und modulare Komponenten stärken die Flexibilität, da einzelne Elemente bei Bedarf ausgetauscht oder aktualisiert werden können.
Transparente Entscheidungsprozesse, ROI-Bewertungen und präzise Aufwandsschätzungen schaffen einen kontinuierlichen Verbesserungskreislauf, der Ihr ERP-Ökosystem dauerhaft an den übergeordneten Zielen ausrichtet.
Besprechen Sie Ihre Herausforderungen mit einem Edana-Experten
