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Zusammenfassung – Die Ansammlung spezialisierter Tools erzeugt heterogene Oberflächen, kognitive Überlastung, redundante Lizenzkosten und technische Schulden, die Entscheidungen und Innovation bremsen. Durch das Abbilden realer Prozesse, das Priorisieren der Fachanforderungen und die Migration zu einer modularen Architektur mit Microservices und einheitlichen APIs unter einem einzigen Portal mit automatisierter Integration und agiler Governance gewinnen Sie an Kohärenz, vereinfachter Wartung und schneller Akzeptanz. Lösung: Diagnostizieren Sie Reibungspunkte, konsolidieren Sie Ihre Anwendungslandschaft und führen Sie ein composables Informationssystem ein, um Ihre Teams zu entlasten und Ihren ROI zu maximieren.
In vielen Schweizer Organisationen scheint die Anhäufung spezialisierter Werkzeuge die Antwort auf jedes funktionale oder steuerungsrelevante Bedürfnis zu sein. Für einen IT-Leiter oder CTO äußert sich das oft in einer stark technischen Perspektive: Für jeden Prozess oder Indikator wird eine neue Softwarelösung implementiert.
Die operativen Teams haben vor Ort jedoch unter diesen heterogenen, redundanten und fragmentierten Benutzeroberflächen zu leiden, was ihre Produktivität schmälert. Es ist Zeit, einen an den tatsächlichen Anwendungsfällen orientierten Ansatz zu verfolgen, die Tools zu rationalisieren und das Gesamtsystem neu zu denken. Indem Sie vereinfachen, ohne auf Steuerung zu verzichten, können Sie die Akzeptanz gewährleisten, die Datenkonsistenz sicherstellen und eine nachhaltige Kapitalrendite erzielen – ganz im Einklang mit den Anforderungen des Schweizer Marktes.
Diagnose der Auswirkungen der Softwarevielfalt auf Ihr Informationssystem
Der Mehrwert diverser Geschäftsanwendungen führt zu Reibungen und verteilt Verantwortlichkeiten. Eine gründliche Bestandsaufnahme ist unerlässlich, um die tatsächlichen Auswirkungen auf Produktivität und Kosten zu messen.
Auswirkungen auf die Produktivität der Teams
Jedes neue Tool erfordert Einarbeitung, zusätzliche Zugangsdaten und oft einen anderen Datenkontext. Mitarbeitende verbringen unnötig viel Zeit damit, zwischen Anwendungen zu wechseln, Informationen doppelt zu erfassen oder zu suchen, wo sich welche Daten befinden.
Diese Fragmentierung erzeugt kognitive Ermüdung, verlangsamt Entscheidungsprozesse und führt mitunter zu Eingabefehlern. Produkt- oder Vertriebsteams neigen dazu, solche Störungen zu verschweigen, anstatt sie zu melden, was die Reporting-Qualität und die Verlässlichkeit der Steuerung beeinträchtigt.
Gestiegene Komplexität in der IT-Administration
Abgesehen von der Nutzererfahrung verursacht die Integration zahlreicher Softwarelösungen einen erheblichen Wartungsaufwand für die IT-Abteilung. Updates, Kompatibilitätstests und Sicherheitspatches häufen sich. Für eine leistungsfähige Webanwendungsarchitektur empfehlen wir unseren Leitfaden.
Downtimes summieren sich bei jeder neuen Version, und das Abhängigkeitsmanagement wird zeitintensiv. Mittelfristig kann das die Fähigkeit der IT-Abteilung beeinträchtigen, neue Projekte zu realisieren, da ein großer Teil des Budgets in den Betrieb fließt.
Die technische Schuldenlast wächst, ohne dass ihre Folgen sofort spürbar sind – bis ein kritischer Zwischenfall die übermäßigen Verflechtungen verschiedener Systeme offenbart und die Wiederherstellung langwierig und komplex wird.
Versteckte Kosten und ungenutzte Lizenzen
Summierte Lizenzen, SaaS-Abonnements und Supportkosten variieren oft von Abteilung zu Abteilung und machen das Gesamtbudget des Informationssystems undurchsichtig. Funktionale Duplikate fallen erst dann auf, wenn keine regelmäßige Überprüfung erfolgt.
In manchen Unternehmen bleiben bis zu 30 % der Lizenzen komplett ungenutzt, während andere erworbene Module nicht mehr zum Tagesgeschäft passen. Ein fehlendes, einheitliches Reporting verhindert fundierte Entscheidungen über die Sinnhaftigkeit einzelner Lizenzen.
Beispiel: Ein IT-Dienstleister setzte in verschiedenen Geschäftsbereichen fünf CRM-Lösungen ein. Jede davon wurde wenig genutzt und benötigte einen eigenen Wartungsvertrag. Nach einer einfachen Bestandsaufnahme hat die IT-Abteilung zwei redundante Lizenzen abgeschaltet und so sofort 20 % des Jahresbudgets eingespart – bei gleichzeitiger Verbesserung der Kundenstammdatenkonsistenz.
Für die IT-Abteilung ist klar: Jede ungenutzte Lizenz verursacht fixe Kosten, ohne die Performance zu steigern. Ohne präzise Messungen bleibt es schwierig, die Abschaffung oder Konsolidierung scheinbar unverzichtbarer Tools zu begründen. Für eine bessere Verwaltung der technischen Schulden empfehlen wir unseren Leitfaden.
Informationssystem an den Geschäftsanforderungen ausrichten
Ein prozessorientierter Ansatz stellt sicher, dass jedes Tool einen echten Mehrwert bietet. Er beginnt bei den operativen Bedürfnissen, bevor eine Software ausgewählt oder beibehalten wird.
Kritische Prozesse kartieren
Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme der Informationsflüsse und der wichtigsten Prozessschritte. Es geht nicht nur um eine Auflistung der Software, sondern um die Identifikation von Bruchstellen und Engpässen im Tagesgeschäft.
Eine solche Prozesslandkarte entsteht in enger Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung, Fachbereichen und Teams vor Ort. Sie deckt doppelte Funktionen, manuelle Schritte und zu komplexe Oberflächen auf, die die Abläufe verlangsamen. Mehr zur Workflow-Architektur finden Sie in unserem Artikel.
Diese gemeinsame Diagnose bildet die Basis für jede Rationalisierung und ermöglicht es, den tatsächlichen Einfluss jedes Tools auf die Geschäftsleistung zu quantifizieren.
Echte Bedürfnisse priorisieren
Sind die Prozesse dokumentiert, werden Verbesserungsmaßnahmen nach ihrem Beitrag zum Umsatz, zur Kundenzufriedenheit oder zur Risikominimierung gewichtet. Diese Priorisierung berücksichtigt das Feedback der Endanwender, das bei Softwareauswahl oft vernachlässigt wird.
Manche erweiterten Funktionen bleiben ungenutzt, weil sie nicht zum Tagesgeschäft passen oder zu aufwendig zu konfigurieren sind. Besser ist es, sich auf Module mit hohem Mehrwert zu konzentrieren, statt weitere Lizenzen hinzuzufügen.
Ein iteratives Vorgehen bei der Priorisierung verhindert Großprojekte und sichert in jeder Phase eine messbare Kapitalrendite.
Ökosystem an den Nutzerbedarf anpassen
Statt eine Standardsoftware für alle Unternehmensbereiche durchzusetzen, empfiehlt sich der Einsatz modularer oder maßgeschneiderter Lösungen, die auf spezifische Kontexte abgestimmt sind. Das kann leichtgewichtige Eigenentwicklungen oder die feine Konfiguration von Open-Source-Plattformen umfassen.
Diese Flexibilität begrenzt die Anzahl der Tools und bietet gleichzeitig eine einheitliche Nutzererfahrung. Über Portale oder standardisierte APIs lassen sich die Schnittstellen konsolidieren und die zugrunde liegende Komplexität verbergen.
Beispiel: Ein Industrieunternehmen hatte fünf unterschiedliche Portale für Produktionsaufträge, Instandhaltungsverfolgung, Qualitätsmanagement, Einkauf und Reporting im Einsatz. Durch den Wechsel zu einer komponierbaren Plattform und die Entwicklung maßgeschneiderter Microservices konnte der Anwendungsbestand um 40 % reduziert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit kritischer Daten verbessert werden.
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Auf eine kohärente und skalierbare Softwarearchitektur setzen
Eine modulare, komponierbare Architektur gewährleistet die Flexibilität und Zukunftsfähigkeit des Informationssystems. Sie erleichtert Integration, Skalierung und kontinuierliche Wartung.
Auswahl modularer Plattformen
Modulare Lösungen basieren auf unabhängigen Bausteinen (Microservices, Funktionsmodule, APIs), die je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Dieser Ansatz minimiert den Einfluss von Änderungen auf das Gesamtsystem.
Mit der Nutzung von Open-Source-Plattformen behalten Sie die Kontrolle über den Quellcode und vermeiden die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern. Sie können die Module nach Belieben anpassen, ohne durch geschlossene Lizenzen oder hohe Migrationskosten eingeschränkt zu sein. Für eine skalierbare Softwarearchitektur empfehlen wir unseren Leitfaden.
Updates lassen sich inkrementell durchführen, und jede Komponente kann sich in eigenem Tempo weiterentwickeln – im Gegensatz zu monolithischen Suites, die regelmäßige, kostenintensive Neuimplementierungen erfordern.
Composable-Ansatz und Microservices
Die Composable-Architektur besteht darin, Dienste und Funktionen granular zu kombinieren. Jeder Microservice steuert einen klar definierten Funktionsbereich (Authentifizierung, Lagerverwaltung, Abrechnung etc.) und kommuniziert über schlanke APIs.
Diese Granularität vereinfacht Tests, automatisierte Deployments und die Überwachung. Im Falle eines Problems lässt sich ein Dienst isolieren, ohne das gesamte System zu beeinträchtigen, was das Risiko von Ausfällen reduziert.
Der vorsichtige Zuschnitt verringert außerdem die kognitive Komplexität und sorgt für eine klare Aufgabenverteilung in den Technikteams.
Integration und Automatisierung der Datenflüsse
Haben Sie die Komponenten definiert, müssen die Datenflüsse orchestriert werden, um die Konsistenz der Informationen zu gewährleisten. Unternehmens-Service-Busse oder Integrationsplattformen (iPaaS) erleichtern diese Integration. Für eine vollständige Automatisierung empfehlen wir unseren Artikel.
Die Automatisierung basiert auf CI/CD-Pipelines, die jede Version ausrollen, testen und überwachen. Kontinuierlich validierte End-to-End-Tests sichern die Stabilität der Geschäftsprozesse.
Dieser DevOps-Ansatz stärkt die Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen, beschleunigt die Veröffentlichungen und erhöht die Resilienz des Informationssystems gegenüber Veränderungen.
Agiles Governance-Modell und vereinfachtes Controlling etablieren
Die Governance muss die Dynamik der Nutzungsanforderungen widerspiegeln und sich an den geschäftlichen Prioritäten orientieren. Ein klares Controlling ermöglicht das Messen der Performance und die kontinuierliche Anpassung des Anwendungsbestands.
Anwendungsmanagement über Kataloge und Kennzahlen
Ein zentrales Katalogsystem erfasst jede Anwendung, deren Nutzung, Kosten und Nutzerzufriedenheit. Es dient als Grundlage für Entscheidungen über Anschaffung oder Aussortierung.
Kennzahlen (Adoptionsrate, Verbringungszeit, funktionaler ROI) werden regelmäßig überwacht. Diese Faktenbasis erleichtert Priorisierungen und untermauert SI-Änderungsentscheidungen gegenüber der Geschäftsführung.
Die so geschaffene Nachvollziehbarkeit verschafft auch den Fachbereichen mehr Transparenz: Sie erkennen den Wert jeder Anwendung besser und wirken aktiv an deren Optimierung mit.
Iterative und bereichsübergreifende Governance
Statt halbjährlicher IT-Gremien sind kurze, regelmäßige Reviews sinnvoll, an denen IT-Abteilung, Fachbereichsvertreter und Architekten teilnehmen. Diese Meetings erlauben es, Prioritäten neu zu bewerten und sie an strategische Ziele anzupassen. Wie Sie ein IT-Projekt zielführend definieren, erfahren Sie in unserem Leitfaden.
Das agile Format (Sprints, Kontrollpunkte) steigert die Reaktionsfähigkeit auf Marktanforderungen. Entscheidungen basieren auf konkreten Daten und gemeinsamen Kennzahlen, wodurch Missverständnisse minimiert werden.
Fortlaufende Schulung und Adoption
Ein Werkzeugwechsel endet nicht mit dem Go-live. Die Schulung muss kontinuierlich, kontextbezogen und in den Arbeitsalltag integriert sein.
Kurzworkshops, die sich an realen Anwendungsfällen orientieren, kombiniert mit leicht zugänglichen Dokumentationen, fördern die Akzeptanz und reduzieren Widerstände. Feedback fließt in die Anpassung von Konfiguration und Prozessen ein.
Dieser permanente Verbesserungszyklus stellt sicher, dass die gewählten Softwarelösungen den tatsächlichen Nutzungsanforderungen entsprechen und einen echten Mehrwert liefern.
Vereinfachen Sie Ihr Informationssystem und steigern Sie Ihre operative Effizienz
Die Explosion der Softwarelandschaft ist keine unvermeidbare Entwicklung. Mit einer genauen Diagnose der Schwachstellen, einem prozessorientierten Ansatz, modularer Architektur und agiler Governance können Sie Ihren Anwendungsbestand verschlanken und gleichzeitig Ihr Controlling stärken.
Einfachheit, gepaart mit klaren Prozessstrukturen und aussagekräftigen Kennzahlen, wird so zu einem Hebel für nachhaltige Leistungssteigerung. Ihre Teams arbeiten produktiver, Ihre IT-Abteilung gewinnt Ressourcen für Innovationen, und Ihr Informationssystem spiegelt die strategischen Ziele Ihres Unternehmens wider.
Unsere Experten von Edana begleiten Sie pragmatisch und kontextbezogen auf diesem Weg – mit Open-Source, Skalierbarkeit und Sicherheit, ganz ohne Vendor-Lock-in und stets ROI-orientiert.
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