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Zusammenfassung – Unkenntnis des Umfangs und der Verantwortlichkeiten zu Projektbeginn führt zu Fehlentwicklungen, Verzögerungen und Mehrkosten.
Ein striktes Rahmenwerk macht Geschäfts- und IT-Ziele transparent, kartiert Unsicherheiten und Abhängigkeiten, formt Managementregeln und ein gemeinsames Glossar, priorisiert Funktionen über ein Backlog und definiert Abwägungen, DoR, DoD, Meilensteine und finanzielle Kennzahlen.
Lösung: Dieses Rahmenwerk bereits in der Definitionsphase als klare Verpflichtungen strukturieren, die als Entscheidungsgrundlage dienen, um Verlauf, Budget und Qualität abzusichern.
In vielen IT-Projekten entstehen Abweichungen selten durch Bugs, sondern meist durch anfängliche Unklarheiten zu Zielen, Umfang und Verantwortlichkeiten. Eine stringente Definition verwandelt eine Idee in ein Bündel expliziter, gemeinsam getragener Zusagen und schafft für alle Beteiligten eine klare Vorgabe. Diese Absicherungsphase beschränkt sich nicht auf ein Dokument: Sie macht die Business-Ziele, Akteure, Rahmenbedingungen, Szenarien, IT-Abhängigkeiten, Geschäftsregeln und Erfolgskriterien transparent.
Transversale Abstimmung
Eine transversale Abstimmung sorgt für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und vermeidet Missverständnisse zwischen Fachbereichen und IT. Dieser Austausch deckt von Anfang an Reibungspunkte auf und schafft eine gemeinsame Sprache für eine transparente Projektsteuerung.
Gemeinsames Verständnis der Ziele
Der erste Schritt besteht darin, alle Stakeholder in kollaborativen Workshops zusammenzubringen. Jeder, ob aus der IT-Abteilung, den Fachbereichen oder der Geschäftsleitung, legt seine Erwartungen und Prioritäten dar. Dieser Abgleich der Perspektiven ermöglicht es, Ziele nach ihrem Business-Nutzen und ihrer technischen Machbarkeit neu zu justieren.
Eine klare Darstellung der Ziele stellt sicher, dass alle vom gleichen funktionalen und technischen Umfang sprechen. Diese Klarstellung verhindert spätere Verzögerungen oder Änderungswünsche aufgrund unterschiedlicher Interpretationen. Gleichzeitig lassen sich konkrete Erfolgsindikatoren zu jedem Ziel definieren.
Am Ende dieser Workshops fasst ein kurzes Dokument die validierten Ziele, ihre Priorisierung und die zugehörigen Performance-Indikatoren zusammen. Dieses Ergebnisdokument dient während des gesamten Projekts als Referenz und kann bei Bedarf formell angepasst werden.
Identifikation von Unklarheiten
Bei der Anforderungsanalyse bleiben nicht selten bestimmte Projektaspekte unklar, sei es wegen regulatorischer Vorgaben, externer Abhängigkeiten oder komplexer Fachregeln. Es ist essenziell, diese Schattenbereiche zu identifizieren, um Überraschungen in der Umsetzungsphase zu vermeiden.
Ein Mapping der Unsicherheiten kategorisiert diese Bereiche nach ihrem potenziellen Einfluss auf Zeitplan, Budget und Qualität. Kritische Themen werden durch Makrospezifikationen oder Rapid Prototyping validiert – im Rahmen einer Software-Teststrategie – bevor in die eigentliche Entwicklung investiert wird.
Dieser proaktive Ansatz begrenzt das Risiko von Scope Creep und sichert eine kontrollierte Projektausrichtung. Alle identifizierten Risiken werden in einem Register festgehalten, regelmäßig aktualisiert und in Lenkungsausschüssen überprüft.
Gemeinsame Sprache und teamübergreifende Abstimmung
Damit ein Projekt reibungslos voranschreitet, müssen fachliche und technische Begriffe einheitlich verwendet werden. Ein Begriff darf nicht unterschiedlich interpretiert werden, je nachdem, ob ihn ein Product Owner, ein Entwickler oder ein QA-Verantwortlicher nutzt.
Ein projektbegleitendes Glossar, auch in knapper Form, erleichtert die Kommunikation und reduziert Rückfragen zu unklaren Definitionen. Dieses lebende Dokument wird im Projektverlauf geteilt und kontinuierlich erweitert.
Beispiel: Ein kantonales Finanzinstitut stellte während des Scopings fest, dass der Begriff „Kunde“ von Back-Office-Teams und Entwicklern unterschiedlich verstanden wurde. Das hatte zu Daten-Duplikaten und fehlerhaften Transaktionsrouten geführt. Mit einem gemeinsamen Glossar ließ sich die Zahl semantischer Anomalien um 40 % senken, indem alle Teams auf eine einzige Definition verpflichtet wurden.
Funktionale Entscheidungen
Funktionale Entscheidungen legen fest, was geliefert, verschoben oder ausgeschlossen wird, um einen kohärenten Umfang sicherzustellen. Sie basieren auf einer klaren Priorisierung der Funktionen nach Business-Nutzen und Kosten.
Definition des minimalen Grundumfangs und der Varianten
Eine Feature-Liste wird in drei Kategorien unterteilt: den unverzichtbaren Kern, optionale Varianten bei Verfügbarkeit von Ressourcen und aufgeschobene Erweiterungen. Diese Struktur sichert ein solides Minimum Viable Product (MVP), während sich zusätzliche Optionen planen lassen.
Der Kern enthält kritische, nicht verhandelbare Funktionen; Varianten bieten Mehrwert, sofern Budget und Zeit es zulassen. Aufgeschobene Erweiterungen werden mittel- bis langfristig in einer Roadmap festgehalten, um den initialen Launch nicht zu überfrachten. Weitere Details finden Sie in unserem IT-Lastenheft.
Jedes Element erhält Status und Priorität. Ein einfaches Dashboard dokumentiert Entscheidungen und macht sie – falls erforderlich – revidierbar.
Priorisierung und Aufteilung
Die Priorisierung erfolgt anhand eines kombinierten Scores aus Business-Impact, technischer Machbarkeit und Risiko. Daraus entsteht ein initiales Backlog, sortiert nach Wert und Aufwand. Diese Vorgehensweise verhindert Entwicklungen, die allein durch interne Dynamiken oder Stakeholder-Druck getrieben sind.
Die Aufteilung in User Stories oder Funktions-Inkremente ermöglicht eine schrittweise Skalierung der Teams. Jede Story wird vor Integration in den Sprint oder die nächste Phase auf Business-Nutzen und Risikoniveau geprüft.
Beispiel: Ein Schweizer Industriegüterhersteller strukturierte sein Backlog in fünf Packages. So lieferte er nach vier Wochen einen funktionsfähigen Prototyp, validierte die Produktarchitektur und reduzierte technische Unsicherheiten um 60 %. Dieses Beispiel zeigt, wie feine Priorisierung und modulare Aufteilung Blockaden vermeiden und die ersten Meilensteine sichern.
Dokumentation von Geschäftsregeln und Annahmen
Jede Funktion stützt sich auf explizit beschriebene Geschäftsregeln: Berechnungsformeln, Validierungs-Workflows, Ausnahmeregelungen. Die Dokumentation verhindert falsche Interpretationen in Entwicklung und Test.
Arbeitsannahmen – etwa zu Datenvolumina oder zur Verfügbarkeit externer Services – werden im Umfang festgehalten. Sie bilden Prüfposten, die im Projektverlauf regelmäßig validiert werden müssen.
Eine Traceability-Matrix verknüpft jede Geschäftsregel mit einer User Story oder einem Paket und sichert so eine lückenlose funktionale Abdeckung bei den Abnahmephasen.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
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Technische Ausrichtung und IT-Abhängigkeiten
Die technische Ausrichtung und Datenabklärung sichern die Zielarchitektur und formalisieren die kritischen Abhängigkeiten Ihrer IT-Landschaft. Sie legen Expositionsprinzipien für Daten, Sicherheit (RBAC, SSO) und Integrationswerkzeuge fest, um Kohärenz und Skalierbarkeit zu gewährleisten.
IT-Abhängigkeitskarte und reale Auswirkungen
Eine Kartografie der angebundenen Systeme identifiziert Datenflüsse, Verantwortliche, Protokolle und Kontrollpunkte. Dieser Gesamtüberblick zeigt, welche Auswirkungen Änderungen oder Service-Unterbrechungen haben.
Die Kartografie wird durch eine Risikoanalyse ergänzt: Single-Point-of-Failure, Latenzen, Volumenbeschränkungen. Diese Informationen fließen in das Risikoregister und leiten Mitigationspläne ab.
Beispiel: Ein kantonales Amt erstellte eine detaillierte Übersicht der Schnittstellen zwischen ERP, CRM und einer Datenvisualisierungsplattform. Dabei wurde ein Engpass in der Konsolidierungs-API erkannt, der 70 % der Verzögerungen bei der monatlichen Berichtserstellung verursachte. Dieses Beispiel zeigt: Die Identifikation kritischer Abhängigkeiten ermöglicht gezielte Optimierungen.
Zielarchitektur und technische Prinzipien
Die technische Ausrichtung formt die Zielarchitektur in Diagrammen und Leitprinzipien: Entkopplung der Komponenten, Wahl zwischen Microservices oder einem modularen Monolithen, Entwicklungs- und Produktionsumgebungen.
Zu den Prinzipien zählen Best Practices aus der Open-Source-Welt und empfohlene Technologiebausteine (skalierbare Datenbanken, Message-Bus, Frameworks zur Wartbarkeit). So werden ad-hoc-Entscheidungen vermieden, die nicht zur IT-Strategie passen.
Eine Architektur-Notiz dokumentiert kurz und prägnant jeden Bestandteil, seine Rolle, Abhängigkeiten und Deploy-Modalitäten. Sie dient während Umsetzung und Code-Reviews als Referenz.
Sicherheit, RBAC und Datenmanagement
Die Definition von Rollen und Zugriffsrechten (RBAC) legt Verantwortlichkeiten für Daten und Funktionen fest. Die Integration eines Single Sign-On (SSO) sorgt für nahtlose, sichere Authentifizierung und minimiert Reibungsverluste bei den Nutzern.
Die Ausrichtung der Data-Warehouse-Architektur definiert Storage, ETL-Pipelines, Aufbewahrungsregeln und Datenqualitätsstandards. Damit werden BI-Use-Cases und Steuerungskennzahlen optimal vorbereitet.
Eine Sicherheitsmatrix ordnet jedem Datenfluss ein Vertraulichkeitsniveau zu und benennt erforderliche Kontrollen (Verschlüsselung, Anonymisierung, Audit-Logs). Sie bildet die Grundlage für die IT-Security-Policies.
Steuerung und Projektfahrplan
Die Steuerung strukturiert Governance, Meilensteine, Abnahmekriterien und Budgetverlauf. Sie legt einen Referenzplan fest und definiert Monitoring-Indikatoren, um in jeder Phase fundierte Entscheidungen zu treffen.
Governance und Lenkungsausschuss
Eine klare Governance regelt die Rollen von Sponsor, Lenkungsausschuss und Projektteams. Der Ausschuss trifft sich regelmäßig, um Abweichungen zu bewerten und Meilensteine freizugeben.
Protokolle halten Entscheidungen, neu identifizierte Risiken und Korrekturmaßnahmen fest. Sie bilden die Grundlage für das Reporting an Geschäftsführung und Fachbereiche.
Dieser Steuerungsrahmen verhindert informelle Entscheidungen und stellt sicher, dass jede Kurskorrektur formell, transparent und abgestimmt erfolgt.
Definition von DoR, DoD, Meilensteinen und Abnahmekriterien
Die Definition of Ready (DoR) listet Voraussetzungen für den Start einer Lieferung: validierte Spezifikationen, bereitgestellte Umgebungen, festgelegte Testfälle. Sie verhindert Blocker im Sprint oder in der Phase.
Die Definition of Done (DoD) beschreibt die Vollständigkeitskriterien: bestandene Unit-Tests, aktualisierte Dokumentation, abgenommene funktionale Tests. Sie strukturiert Abnahme und Go-Live.
Wichtige Meilensteine (Ende Scoping, Ende Abnahme, Pilot-Release) sind mit messbaren Abnahmekriterien verknüpft. Diese Eckpunkte steuern den Projektverlauf und dienen als Entscheidungsgrundlage.
Referenzplan und Budget
Ein Referenzplan gliedert Phasen, Deliverables und geschätzte Dauer. Er berücksichtigt Puffer für während Scoping identifizierte Unsicherheiten.
Das Referenzbudget weist jedem Funktions- und Technikpaket einen Kostenschätzwert zu, um Abweichungen zu tracken und die Roadmap anzupassen.
Dieses finanzielle Controlling sichert die Machbarkeit und warnt frühzeitig vor Budgetüberschreitungen, um Abwägungen zwischen Umfang und Qualität zu ermöglichen.
Verwandeln Sie Ihr Scoping in eine belastbare Entscheidungsgrundlage
Ein rigoroses Scoping erspart Monate kostspieliger Nacharbeiten, indem schon zu Projektbeginn Ziele, funktionale Entscheidungen, Abhängigkeiten, Architektur und Steuerung abgestimmt werden. Jede klare Zusage wird so zum Orientierungspunkt für das Projektteam und zum Garant für operative Erfolge.
Ob Sie sich in der Definitions- oder Vorumsetzungsphase befinden – unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie dabei, ein Scoping zu etablieren, das perfekt zu Ihrem Kontext und Ihren Herausforderungen passt. Wir helfen Ihnen, Ihre Ideen in konkrete Entscheidungen zu überführen und Ihre Projektroute abzusichern.
Besprechen Sie Ihre Herausforderungen mit einem Edana-Experten
