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Zusammenfassung – Ein schlecht definiertes ERP-Projekt treibt die Kosten schon vor der ersten Codezeile in die Höhe – Schuld sind Scope-Creep, unzureichende Spezifikationen, zersplitterte Governance, unterschätzte Integrationen und APIs, vernachlässigte Cloud-On-Prem-Auswirkungen und Veränderungswiderstand. Unklare KPIs, eine lückenhafte IT-Landschaftskarte, Überpersonalisierung sowie fehlende Schulungs- oder Kommunikationspläne verschärfen Budgetabweichungen und verzögern die Einführung.
Lösung: Legen Sie bereits in der Analysephase einen klaren Scope und messbare KPIs fest, etablieren Sie einen Lenkungsausschuss, führen Sie ein IT-Audit und API-Tests durch, planen Sie Cloud/On-Prem-Kompatibilität und Change-Management, um das Budget zu kontrollieren und den ROI zu maximieren.
Die Einführung oder der Austausch eines ERP-Systems ist für Schweizer KMU und mittelständische Unternehmen eine entscheidende Herausforderung: Es geht nicht nur um die Bereitstellung einer Software, sondern um die Neugestaltung der Prozess-, Daten- und Governance-Architektur.
Dennoch treten Budgetüberschreitungen meist schon auf, bevor die erste Codezeile geschrieben ist: unklare Rahmenbedingungen, unzureichende Voraussicht bei Integrationen, Unterschätzung der menschlichen Dimension und lockere Governance-Regeln. Dieser Artikel beleuchtet die sieben häufigsten Fehler, die die ERP-Kosten explodieren lassen, und zeigt, wie Sie sie bereits in der Analysephase mit einem ganzheitlichen, strukturierten Ansatz vermeiden.
Unklare funktionale Abgrenzung und ungenügende Governance
Ein schlecht definierter Umfang öffnet die Tür für Scope Creep und teure Anpassungen im Projektverlauf. Eine zersplitterte Projektgovernance gefährdet schnelle Entscheidungen und die Budgetkontrolle.
Fehlendes präzises Lastenheft
Ohne formales Dokument bleiben die fachlichen Anforderungen implizit und interpretationsanfällig. Technik- und Fachteams können dann hinsichtlich der zu entwickelnden Funktionen auseinanderdriften, was zu unvollständigen oder ungeeigneten Ergebnissen führt.
Diese Unschärfe löst aufeinanderfolgende Klärungsrunden, viele Rücksprachen zwischen Beratern und Anwendern aus und verlängert die Freigabeprozesse. Jede neue, ursprünglich nicht geplante Anforderung verursacht zusätzliche Spezifikations-, Entwicklungs- und Testkosten.
Ein initialer Audit-Ansatz mit bereichsübergreifenden Workshops (IT-Abteilung, Fachbereiche, Geschäftsleitung) ermöglicht die Erstellung eines Lastenhefts für ERP, das vollständig abgestimmt ist. Dieser Schritt im Vorfeld limitiert Scope-Änderungen und nachgelagerte Mehrkosten deutlich.
Zersplitterte Projektgovernance
Eine Steuerungsinstanz, die auf zu viele Gesprächspartner verteilt ist, führt zu langen Entscheidungswegen und mangelnder Transparenz bei Prioritäten. Informelle oder unregelmäßige Lenkungsausschüsse bieten nicht die nötige Reaktionsfähigkeit, um bei Abweichungen schnell zu handeln.
Oft sind Sponsor, Fachverantwortliche und Projektleiter nicht klar definiert, sodass jeder seine eigenen Prioritäten verfolgt. Diese Unklarheit führt zu Zielkonflikten und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Problemen und Anpassungen.
Eine klare Governance mit einem kleinen Lenkungsausschuss und eindeutig definierten Rollen schafft schnelle Freigaben. Ein erfahrener Partner kann helfen, dieses Gremium zu strukturieren und Meetings zu moderieren, um Budget und Zeitplan abzusichern.
Schlecht definierte Ziele und KPIs
Wenn Erfolgskriterien nicht von Anfang an festgelegt werden, lässt sich der Projektfortschritt nicht objektiv messen. Vage oder zu allgemeine Kennzahlen („globale Nutzerzufriedenheit“) spiegeln weder Produktivitätsgewinne noch Kostensenkungen wider.
Ohne klare Indikatoren schleichen sich Budgetüberschreitungen ein, ohne dass frühzeitig Alarm geschlagen wird. Dienstleister können so länger abrechnen oder die Testphase ausdehnen, ohne dass der Sponsor es bemerkt.
Definieren Sie bereits in der Analysephase präzise KPIs (Bearbeitungsdauer einer Bestellung, Buchungsfehlerquote, Abschlusszeitraum) – so lassen sich Meilensteine objektiv prüfen und bei Abweichungen rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.
Schlecht geplante Integrationen und unzureichendes IT-Ökosystem-Management
Die Kosten für Schnittstellen und APIs werden oft unterschätzt und können bis zu 40 % des Gesamtbudgets ausmachen. Eine vernachlässigte Systemlandschaft verbirgt kritische Abhängigkeiten.
Fehlende Systemlandkartierung
Viele Unternehmen betrachten das ERP als isoliertes Projekt, ohne vorhandene Lösungen (CRM, E-Commerce, BI, WMS) zu inventarisieren. Dieser fehlende Gesamtüberblick verhindert, Datenflüsse und Synchronisationsanforderungen zu antizipieren.
Ohne Systemübersicht entdecken die Teams während der Umsetzung fehlende Schnittstellen oder inkompatible Datenformate und müssen Connectors „on the fly“ entwickeln. Jeder ungeplante Connector erzeugt Spezifikations-, Entwicklungs- und Testaufwand.
Ein initialer SI-Audit, der alle Services, Datenbanken und APIs dokumentiert, ermöglicht die Planung der notwendigen Integrationen und eine präzise Aufwandsschätzung.
Unterschätzte APIs und Konnektoren
Um enge Zeitpläne einzuhalten, gehen manche Projekte davon aus, dass bereitgestellte APIs sofort einsatzbereit sind. Häufig fehlen jedoch vollständige Dokumentation, ausreichende Performance oder großzügige Nutzungskontingente.
Ohne Lasttests und Prüfungen der Authentifizierungsprotokolle treten in der Testphase Engpässe und Zuverlässigkeitsprobleme auf. Späte Korrekturen belasten das Budget erheblich.
Ein schneller Prototyp und Integrationstests im Vorfeld validieren die Stabilität der APIs und decken Tuning-Bedarf auf, bevor umfangreiche Entwicklungen starten. Nutzen Sie unseren REST-API-Leitfaden für strukturierte Tests.
Vernachlässigte Cloud- und On-Premise-Kompatibilität
Einige KMU und Mittelständler betreiben aus Compliance- oder Souveränitätsgründen weiterhin lokale Server, während das ERP als SaaS bereitgestellt wird. Latzenz-, Sicherheits- oder VPN-Probleme tauchen dann erst nach Go-Live auf.
Das führt zu ungeplanten Nacharbeiten: Netzwerk-Upgrades, Firewall-Konfigurationen, Gateway-Einrichtungen oder sogar zusätzliche Serverinstallationen – alles außerhalb des ursprünglichen Angebots.
Stimmen Sie bereits in der Analysephase Cloud- und On-Premise-Architektur ab und bewerten Sie Netzwerkleistung sowie Sicherheitsanforderungen. So vermeiden Sie versteckte Kosten und sorgen für reibungslose Synchronisation. Mehr zur Migration in die Cloud.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Organisatorische Auswirkungen und kulturellen Wandel ignorieren
Der „menschliche“ Teil eines ERP-Projekts ist genauso gewichtig wie die Technik: Change-Resistenz, mangelhafte Schulung und nicht angepasste Geschäftsprozesse bremsen die Einführung. Ohne konsequente Begleitung verweigern Anwender den Umstieg von veralteten Tools.
Unzureichende Schulung der Teams
Wer nur Administratoren schult und die Endanwender allein lässt, provoziert Bedienfehler und wiederkehrende Supportanfragen. Jeder Expertenaufruf wird so zum kostenpflichtigen Ticket oder zur internen Hotline-Überlastung.
Ein gestufter Schulungsplan, abgestimmt auf Profile (Fachbereich, Support, IT), garantiert einen systematischen Kompetenzaufbau. Praktische Sessions und Tutorial-Videos verkürzen die Lernkurve.
Investieren Sie in ein Post-Go-Live-Coaching mit einem benannten Fachreferenten, um Betriebsfehler zu minimieren und die Nutzungsrate in den ersten Wochen zu stabilisieren.
Unterschätzter Widerstand der Fachbereiche
Mitarbeiter, die an gewohnte Abläufe gebunden sind, betrachten das ERP oft als zusätzliche Komplexitätsquelle. Ohne Einbindung in funktionale Entscheidungen neigen sie zu unerlaubten Workarounds.
Das führt zu doppelten Eingaben, manuellen Abgleichen und Datenabweichungen – genau das, was ein ERP verhindern soll: die zentrale Informationshaltung.
Binden Sie Key-User schon in der Bedarfsanalyse über partizipative Workshops ein. So gewinnen Sie ihre Akzeptanz, identifizieren Blockaden und vermeiden umfangreiche Nacharbeiten nach dem Go-Live.
Fehlende Kommunikation und Change-Management
Ein einmaliger Hinweis auf ein „neues Tool“ reicht nicht, um die Organisation mitzunehmen. Die Auswirkungen auf Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse müssen strukturiert kommuniziert werden.
Ohne internen Kommunikationsplan (zielgerichtete E-Mails, Intranet, Newsletter, Fach-Champions) bleiben Vorteile der neuen Lösung unbekannt oder werden misstrauisch betrachtet.
Entwickeln Sie einen Change-Plan mit Zeitplan und passenden Kanälen, um Vertrauen aufzubauen. Feedbackschleifen ermöglichen Anpassungen und reduzieren Widerstände.
ERP als globale Plattform denken
Beschränken Sie das ERP nicht auf reine Konfiguration, sondern berücksichtigen Sie Daten, Compliance und das Ökosystem. Sonst entstehen teure Individualisierungen und Provisorien. Ein ERP ist kein isoliertes Modul, sondern das Herz einer hybriden Architektur.
Übermäßige Fokussierung auf Standardfunktionen
Ein ERP allein nach Funktionsumfang auszuwählen, ohne Integrationsfähigkeit mit Fachsystemen zu prüfen, führt oft zu einer Entkopplung von Prozessen und IT-System.
Unternehmen, die so vorgehen, enden mit manuellen Erfassungen und Excel-Exports, um Lücken zu schließen – mit zusätzlichen Lizenzkosten und aufwändigen Nacharbeiten.
Eine frühzeitige, fachlich-technische Analyse vor der Anbieterauswahl identifiziert zu automatisierende Kernprozesse und Integrationsbedarf, um Custom-Aufwand zu minimieren.
Unkontrollierte Anpassungen
Individualisierungen sind verlockend, um bestehende Abläufe ideal abzubilden, erzeugen aber eine eigene Wartungs-Trajektorie. Updates riskieren, individuellen Code zu brechen.
Wer ungebremst customisiert, muss für jede ERP-Version umfangreiche Test- und Refactoring-Budgets einplanen, was den Total Cost of Ownership (TCO) massiv steigen lässt.
Modulare Erweiterungsstrategien (Mikro-Services, Open-Source-Plugins) isolieren Fachlogik und erlauben ERP-Core-Updates ohne Seiteneffekte.
Vernachlässigte Schweizer Compliance-Anforderungen
Schweizer Steuer-, Sozial- und Mehrwertsteuervorschriften ändern sich laufend. Internationale ERP-Systeme decken diese Besonderheiten nicht immer von Haus aus ab. Ad-hoc-Skripte und Ersatztabellen werden zum Notbehelf.
Solche Sonderlösungen brechen bei Gesetzesänderungen oder ERP-Upgrades leicht und erfordern kurzfristige Entwickler-Interventionen oder Produktionsstopps.
Beziehen Sie lokale regulatorische Vorgaben schon in der Analyse ein – durch juristische und steuerliche Beobachtung. So wählen Sie eine konforme Basis oder planen ergänzende, wartungsfähige Open-Source-Module.
Machen Sie Ihr ERP-Projekt zum Performance-Treiber
Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt weniger von der Software-Auswahl ab als von der Qualität des Scopings, der Integrationsvoraussicht, dem proaktiven Change-Management und einer straffen Governance. Mit präzisem Umfang, IT-Landkartierung, Team-Begleitung und modularer Architektur nach Schweizer Vorgaben beherrschen Sie Ihr Budget und maximieren den ROI.
Die Edana-Experten stehen bereit für Ihren Initial-Audit, ein detailliertes Funktionsdesign und eine angepasste Governance, die Ihre Fachanforderungen trägt. Dank unseres kontextuellen, Open-Source- und evolvierbaren Ansatzes setzen Sie ein solides, skalierbares und sicheres ERP ohne finanzielle Überraschungen um.
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