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Zusammenfassung – Organisatorische Agilität steigern und manuelle Aufgaben reduzieren erfordert eine HR-Digitalisierung, die Ihre Daten zentralisiert, Zuverlässigkeit und kollaboratives Engagement stärkt und gleichzeitig Compliance und Transparenz gewährleistet. Die einheitliche Plattform bietet ein 360°-Referenzsystem mit automatischen Updates, einen sicheren und skalierbaren Cloud-Zugang sowie die Automatisierung von Zeiterfassung, Lohnabrechnung und validierten Workflows.
Lösung: Setzen Sie auf modulare Open-Source-HR- und Lohnsoftware, um Ihre Teams zu entlasten, Ihre Prozesse abzusichern und Ihre HR-Performance zu steuern.
In einem sich stetig wandelnden Wettbewerbsumfeld suchen Schweizer KMU ab 20 Mitarbeitenden nach greifbaren Hebeln, um ihre Agilität zu steigern. Eine einheitliche HR- und Lohnsoftware wird dabei weit mehr als nur ein reines Verwaltungstool: Sie zentralisiert Personaldaten, erhöht dank eines Mitarbeiter-Self-Service die Transparenz und treibt die gesamte HR-Digitalisierung voran.
Diese Lösung unterstützt Geschäftsleitungen, CIOs/CTOs sowie Fachverantwortliche gleichermaßen bei ihren Effizienzherausforderungen. Indem sie repetitive Aufgaben reduziert, verschafft sie Zeit für Projekte mit hohem Mehrwert. Erfahren Sie, wie ein derartiges System zum echten Motor Ihrer organisatorischen und menschlichen Leistungsfähigkeit wird.
Zentralisierung der Personaldaten für eine 360°-Sicht
Ein einziges Referenzsystem gewährleistet eine optimale Konsistenz und verhindert Doppelspurigkeiten. Die Zentralisierung der Informationen erleichtert strategische und operative Entscheidungen.
Zusammenführung aller Informationen in einer einzigen Datenbank
Jeder HR-Prozess erzeugt Daten: Verträge, Stellenbeschreibungen, Schulungsunterlagen, Beurteilungen. Werden diese Informationen in Tabellenkalkulationen, Papierakten und verschiedenen Anwendungen verteilt, werden sie schnell unübersichtlich und schwer nutzbar. Mit einem einheitlichen und modularen System fließen alle Daten in ein zentrales System, das sofortigen Zugriff auf das Personalreferenzsystem gewährleistet.
Dieses Zentralsystem lässt sich flexibel an fachliche Anforderungen anpassen: Integration von Schulungsmodulen, Kompetenznachverfolgung oder Zertifizierungsmanagement. Die modulare Architektur ermöglicht eine schrittweise Skalierung und einen kontrollierten ROI. Die Entscheidung für eine Open-Source-Plattform minimiert die Abhängigkeit von Anbietern (Vendor-Lock-in) und erleichtert die Individualisierung.
Zuverlässigkeit und Konsistenz der Daten
Wenn jeder Datensatz durch automatisierte Prozesse aktuell gehalten wird, sinkt das Fehlerrisiko drastisch. Aktualisierungen bei persönlichen Daten, Stellenwechseln oder Abteilungszuordnungen werden automatisch in allen relevanten Prozessen übernommen.
Diese Konsistenzgrundlage speist Dashboards und analytische Berichte und ermöglicht so die vorausschauende Planung des Personal- und Weiterbildungsbedarfs. Fachverantwortliche erhalten verlässliche Kennzahlen zur Steuerung ihres Lohnbudgets und zur Optimierung der Personalplanung.
Zudem stärkt die revisionssichere Nachverfolgbarkeit archivierter Änderungen das Vertrauen der Geschäftsführung bei internen oder externen Audits, ohne dass Dokumente manuell gesucht werden müssen.
Sicherer und skalierbarer Zugriff
Die Zentralisierung erfolgt keineswegs auf Kosten der Sicherheit. Skalierbare Lösungen basieren auf Cloud- oder Hybrid-Architekturen mit Datenverschlüsselung und granularem Zugriffsmanagement. Zugriffsrechte werden rollen- und abteilungsbezogen vergeben und sichern das Prinzip der minimalen Rechtevergabe.
Dank kontextbezogener Ansätze lässt sich jedes Modul an branchenspezifische Anforderungen anpassen: HR-Reporting, Mobilitätsmanagement oder Backup-Routinen. Die Integration bewährter Open-Source-Komponenten gewährleistet Langlebigkeit und Flexibilität des Systems.
Bei Erweiterungen oder Unternehmensfusionen passt sich die Plattform nahtlos an, ohne dass eine grundlegende Neuentwicklung erforderlich wäre, was den Wert modularer und langlebiger Architektur unterstreicht.
Automatisierung kritischer Prozesse zur Produktivitätssteigerung
Der Wegfall manueller Arbeitsschritte minimiert Fehler und verkürzt Bearbeitungszeiten drastisch. Die Automatisierung verschafft den HR-Teams Freiraum, um sich auf Menschen und strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Automatisierte Zeiterfassung und -verwaltung
Arbeitszeitnachweise, die früher auf Papier oder in Tabellenkalkulationen erfasst wurden, können Mitarbeitende jetzt direkt über ein dediziertes Portal eingeben und bestätigen. Die Verantwortlichen erkennen in Echtzeit Unregelmäßigkeiten, Überstunden oder unentschuldigte Fehlzeiten.
Das System beinhaltet anpassbare Berechnungsregeln entsprechend den Gesamtarbeitsverträgen und kantonalen Besonderheiten. So entfällt das stundenlange manuelle Zusammenstellen der Arbeitszeitnachweise, und Teams können im Inspektionsfall umgehend Reportinganfragen erfüllen.
Ein Schweizer Industriebetrieb ersetzte die papierbasierte Zeiterfassung durch ein mobiles Zeitstempel-Modul. Die Automatisierung verringerte den Aufwand für die Stundenverfolgung um 60 % und verbesserte gleichzeitig die Genauigkeit der Aufzeichnungen.
Fehlerfreie Lohnberechnung und -verarbeitung
Die Lohnabrechnung gehört aufgrund der Komplexität von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu den sensibelsten Prozessen. Fehler können teuer werden, sowohl was Strafen als auch den Ruf betrifft. Eine spezialisierte Software enthält alle gesetzlichen Tarife und aktualisiert sie automatisch.
Die Daten zu Arbeitszeiten, Fehlzeiten und variablen Lohnbestandteilen werden über eine automatisierte Payroll-Engine verarbeitet, wodurch das Risiko menschlicher Fehler minimiert wird. Lohnabrechnungen werden binnen Minuten erstellt und anschließend sicher an die Mitarbeitenden übermittelt.
Reibungslose Genehmigungsworkflows
Der Ablauf von der Datenerfassung bis zur abschließenden Zahlungsfreigabe lässt sich über konfigurierbare Workflows steuern. Führungskräfte erhalten bei jeder wichtigen Etappe Benachrichtigungen und können mit nur einem Klick freigeben oder Korrekturen anstoßen.
Diese Transparenz vereinfacht die bereichsübergreifende Kommunikation, verhindert E-Mail-Schleifen und Telefonnachfragen. Die Genehmigungszeiten sind messbar und lassen sich in das umfassende HR-Leistungsreporting einfließen.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Rechtliche Konformität in der Schweiz sicherstellen und Risiken minimieren
Eine spezialisierte Software erhält laufend Updates zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Die integrierte Compliance minimiert Sanktionsrisiken und stärkt die Glaubwürdigkeit des Unternehmens.
Aktualisierung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften
Kantonale und eidgenössische Gesetze ändern sich regelmäßig und beeinflussen Beiträge, Familienzulagen oder Altersvorsorgeleistungen. Ein automatisiertes System passt seine Berechnungen sofort an die offiziellen Neuerungen an.
Die Teams müssen nicht mehr manuell jede gesetzliche Änderung überwachen, was Druck und operative Komplexität reduziert. Stattdessen erhalten Administratoren detaillierte Änderungsreports.
Sichere Archivierung und Nachverfolgbarkeit
Die Aufbewahrung von HR-Dokumenten und Lohnabrechnungen unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Die Software gewährleistet eine automatische, verschlüsselte Archivierung, die die Unversehrtheit und Zugänglichkeit der Unterlagen im Prüfungsfall sichert.
Jede Aktion wird zeitgestempelt und elektronisch signiert, wodurch eine lückenlose Audit-Trail entsteht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lassen sich je nach Dokumentenart und betroffenem Kanton konfigurieren.
In einem Finanzdienstleistungsunternehmen ermöglichte dieses Maß an Nachverfolgbarkeit, innerhalb weniger Stunden auf eine interne Audit-Anfrage zu reagieren und so Strafen aufgrund von nicht konformer Dokumentenaufbewahrung zu vermeiden.
Reduzierung von Fehler- und Sanktionsrisiken
Lohnabweichungen oder fehlerhafte Zahlungen können Bußgelder oder rechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen. Durch die vollständige Automatisierung des Prozesses sinkt das Risiko von Versäumnissen oder fehlerhaften Eingaben nahezu auf null.
Interne Kontrollen werden durch automatische Abweichungsprüfungen und Schwellenwert-Alerts verstärkt. Ausnahmen werden über klar definierte Workflows abgewickelt.
Interne Kommunikation und Mitarbeitenden-Engagement verbessern
Ein integriertes Enterprise Social Network fördert den Austausch und die Akzeptanz von HR-Prozessen. Self-Service-Funktionen rücken den Mitarbeitenden in den Mittelpunkt seiner administrativen Verwaltung.
Self-Service und Transparenz für Mitarbeitende
Der Mitarbeiter-Self-Service ermöglicht jedem Mitarbeitenden, persönliche Daten einzusehen und zu aktualisieren, Urlaubssalden zu prüfen und Anträge online einzureichen. Diese Selbstständigkeit stärkt das Vertrauen und verringert HR-Anfragen.
Die Führungskräfte erhalten Dashboards, die ausstehende Anfragen und wichtige Kennzahlen wie Abwesenheitsquote oder Urlaubsverteilung pro Zeitraum übersichtlich zusammenfassen.
Ein KMU im Gesundheitswesen führte das Mitarbeitenden-Portal ein und verzeichnete einen Rückgang von 70 % bei HR-Anrufen wegen wiederkehrender Fragen – dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte.
Integriertes Enterprise Social Network
Die Integration eines internen News-Feeds fördert bereichsübergreifende Ankündigungen und schafft ein Zugehörigkeitsgefühl. Teams können Erfolge, Best Practices oder Hinweise zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz teilen.
Die Kommunikation wird zentralisiert, moderiert und archiviert, wodurch Konformität und Nachvollziehbarkeit der Diskussionen sichergestellt werden. Kollaborative Module lassen sich um Zufriedenheitsumfragen oder anonyme Abstimmungen erweitern.
Feedback-Tracking und Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Integrierte Umfragetools erfassen das Empfinden der Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Themen: Work-Life-Balance, Arbeitsbelastung, Weiterbildung. Die Ergebnisse werden automatisch ausgewertet.
Verantwortliche können anschließend gezielte Maßnahmen einleiten: Anpassung der Einsatzplanung, Durchführung von Schulungen oder Intensivierung der Führungskräfteunterstützung. Die Software liefert detaillierte Reportings, die die Wirkung der ergriffenen Maßnahmen messen.
Verwandeln Sie Ihr HR-Management in einen Wettbewerbsvorteil
Die Einführung einer HR- und Lohnsoftware vereint in einer einzigen Plattform die Datenzentralisierung, Prozessautomatisierung, rechtliche Compliance und kollaboratives Engagement. Jede Funktion wird so zu einem Hebel, Fehler zu minimieren, Informationen zu schützen und die interne Kommunikation zu stärken.
Ganz gleich, ob Sie CIO, Geschäftsführer, Verantwortlicher für die digitale Transformation oder COO sind – unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre Situation zu analysieren, die passendste Lösung zu ermitteln und Ihr Projekt von A bis Z zu begleiten. Gemeinsam gestalten wir ein modulares, offenes und ROI-fokussiertes HR-Ökosystem.
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