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Zusammenfassung – Um monatliche Umzüge effizient zu bewältigen, ist die Digitalisierung der Übergabeprotokolle unerlässlich, um Besichtigungen zu beschleunigen, Berichte zu sichern und Streitfälle zu reduzieren. Eine Branchensoftware bietet geolokalisierte Navigation zur Routenoptimierung, interaktive Drag-&-Drop-Grundrisse, automatisierte Besuchsvorbereitung, zentrale Fotoverwaltung mit kontextbezogenen Anmerkungen, dynamische Checklisten, konfigurierbare Kostenberechnungen, ERP-Synchronisation sowie sofortige Erstellung und Freigabe der Protokolle als PDF.
Lösung: Einführung einer modularen, maßgeschneiderten Plattform ohne Vendor Lock-in, begleitet von Experten-Support für einen messbaren ROI.
In einem Umfeld, in dem Schweizer Immobilienverwaltungen monatlich dutzende Mietwechsel abwickeln, wird die Digitalisierung der Übergabeprotokolle zu einem entscheidenden Hebel, um schneller und zuverlässiger zu arbeiten. Eine spezialisierte Fachanwendung verwandelt einen oft routinemäßigen und mühsamen Prozess in einen reibungslosen Ablauf – von der Vorbereitung der Besichtigung bis zur Übergabe des Protokolls.
Durch die Integration von Karten-Navigationswerkzeugen, interaktiven Grundrissen, einer zentralen Fotoverwaltung, der Automatisierung von Berechnungen und einer sofortigen Dokumentenerstellung bringen die Teams vor Ort Struktur in ihre Terminplanung und liefern einen hochwertigen Service. Dieser Artikel stellt sechs zentrale Funktionen vor, mit denen Sie Ihre Übergabeprotokolle optimieren und die interne Koordination vereinfachen können.
Optimierung der Suche und Planung von Besichtigungen
Die standortbezogene Navigation beschleunigt die Routenführung und minimiert Fahrfehler. Interaktive Grundrisse mit Drag-&-Drop vereinfachen die Vorbereitung und garantieren eine lückenlose Abdeckung der Immobilien.
Integrierte Kartennavigation
Die Einbindung eines internen Kartierungsmoduls in die Anwendung ermöglicht die sofortige Lokalisierung jeder einzelnen Einheit. GPS-Koordinaten werden automatisch mit der Adresse und den Vertragsdaten verknüpft, wodurch Eingabefehler aufgrund fehlerhaft formatierter Adressen oder ähnlicher Objekte entfallen.
Indem Besichtigungen nach der geografisch effizientesten Reihenfolge geplant werden, reduzieren Sie Fahrzeiten und optimieren den Terminplan der Inspektoren. Warnhinweise bei Baustellen oder eingeschränkten Fußgängerzonen erscheinen direkt und verhindern unvorhergesehene Verspätungen.
Ein Beispiel: Eine mittelgroße Immobilienverwaltung in der Westschweiz verzeichnete nach Einführung dieser Funktion eine monatliche Reduktion der Fahrzeit um 20 %. Dieses Beispiel zeigt, wie geografische Optimierung die Produktivität der Außendienstteams direkt steigern kann.
Interaktive Grundrisse mit Drag-&-Drop
Digitalisierte Grundrisse jeder Einheit werden ins Tool importiert und interaktiv aufbereitet. Mit Drag-&Drop können Inspektoren Räume, Steckdosen oder festgestellte Mängel in Sekundenschnelle positionieren.
Diese Funktion sichert eine vollständige Erfassung der Immobilie und erlaubt die Visualisierung des Zustands der verschiedenen Elemente (Wände, Böden, Ausstattungen), noch bevor der Rundgang beginnt. Die auf dem Grundriss hinterlegten Anmerkungen werden ins finale Protokoll exportiert, wodurch manuelles Nachtragen entfällt.
Automatisierte Tourenplanung
Vor jedem Monatsende erstellt die Anwendung automatisch alle anstehenden Einzugs- und Auszugsprotokolle, die geplant werden müssen. Verfügbarkeiten und Zutrittsbeschränkungen werden berücksichtigt, um einen optimalen Zeitplan vorzuschlagen.
Die Inspektoren erhalten ihre vollständige Route per Benachrichtigung – inklusive einer Liste der benötigten Dokumente und Zugangsgenehmigungen. Vergessene Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an.
Vollständige Erfassung und Dokumentation vor Ort
Die zentrale Verwaltung von Fotos und Anmerkungen gewährleistet lückenlose Nachverfolgbarkeit der festgestellten Mängel. Kontextsensitive Erfassungswerkzeuge erhöhen die Präzision des Berichts und reduzieren spätere Streitigkeiten.
Zentralisierte Fotodokumentation
Jedes mit Tablet oder Smartphone aufgenommene Foto wird automatisch mit dem Raum und der Art des Mangels über vordefinierte Labels verknüpft. Die Bilder werden in Echtzeit auf einen gesicherten Server hochgeladen, wodurch Verluste oder Duplikate vermieden werden.
Die Filterfunktion nach Datum, Raum oder Anomalietyp erleichtert das Durchsehen und Auswählen der Fotos für das Protokoll.
Ein Immobilienprofi hatte Schwierigkeiten, die Aufnahmen für die Kommunikation mit Mietern wiederzufinden. Nach der Implementierung verringerte sich die Suchzeit zur Vervollständigung einer Akte um 80 % – ein Beleg für den Nutzen einer zentralisierten Fotodatenbank.
Kontextbezogene Anmerkungen und Kommentare
Über das reine Foto hinaus können Inspektoren direkt in das Bild Anmerkungen einfügen: Pfeile, markierte Bereiche oder erläuternde Texte. Diese Detailgenauigkeit verbessert das Verständnis der Mängel.
Die Anmerkungen werden mit Zeitstempel versehen und bieten eine klare Prüfspur im Streitfall.
Standardisierung der verwendeten Terminologie durch Auswahl vordefinierter Fachbegriffe, was eine konsistente Kommunikation zwischen den Beteiligten sicherstellt.
Dynamische Mängelliste
Die Anwendung bietet eine konfigurierbare Liste von Mängeln (Lackierung, Fugen, Elektroinstallationen usw.), die sich je nach Objekttyp oder Mietertyp (privat, gewerblich) anpasst.
Die Auswahl wird in den Akten der Einheiten gespeichert, um künftige Begehungen zu beschleunigen und eine konsolidierte Historie bereitzustellen.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Automatisierung von Berechnungen und interne Koordination
Die automatische Kostenverteilung berücksichtigt Tarife und vertragliche Regelungen ohne manuelle Eingriffe. Die bidirektionale Synchronisation mit dem ERP-System bringt die Mietverwaltung und operative Aufgaben in Einklang.
Automatische Kostenverteilung
Basierend auf Flächen, Verschleißindizes oder Vertragsklauseln berechnet die Anwendung direkt den Anteil der Sanierungs- oder Instandhaltungskosten. Die buchhalterischen Formeln lassen sich entsprechend den kantonalen Vorschriften anpassen.
Diese Automatisierung minimiert Rechenfehler und beschleunigt die Erstellung von Rechnungen oder Kostenvoranschlägen für Mieter.
ERP-Synchronisation und Aufgabenverwaltung
Die Anwendung kommuniziert in Echtzeit mit dem bestehenden ERP-System, um automatisch Arbeitsaufträge, Bestellungen oder Vertragsaktualisierungen zu erstellen.
Finanz- und Technikteams arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis, wodurch doppelte Eingaben und Versionsunterschiede vermieden werden.
Nachverfolgung von Einsätzen und proaktive Warnungen
Die Planungen für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten werden gemäß der Verfügbarkeit der Dienstleister und dem Fortschritt der Baustelle direkt in der mobilen App aktualisiert.
Bei Frist- oder Kostüberschreitungen werden automatische Warnungen ausgelöst, die eine höhere Reaktionsfähigkeit gewährleisten.
Gleichzeitig lassen sich interne Leistungsberichte erstellen, um Lieferanten zu steuern und Prozesse zu optimieren.
Sofortige Erstellung und Verteilung der Übergabeprotokolle
Mit nur einem Klick wird das Protokoll als PDF erstellt und gemäß den Standards formatiert. Der automatische Versand an alle Beteiligten verbessert das Mieterlebnis.
Sofortige PDF-Erstellung des Übergabeprotokolls
Am Ende der Besichtigung fasst eine Schaltfläche „Protokoll erstellen“ alle Textdaten, Grundrisse, Fotos und Anmerkungen in einem professionellen Dokument im Corporate Design zusammen.
Das PDF-Format ist für eine geringe Dateigröße optimiert, ohne die Bildqualität oder Lesbarkeit der Pläne einzuschränken.
Ein privater Verwalter stellte fest, dass sich die Übergabe des Protokolls von mehreren Tagen auf wenige Minuten verkürzte – ein sofortiger und unwiderlegbarer Nachweis über den Wohnungszustand.
Multikanalversand und elektronische Unterschrift
Das Dokument wird automatisch per E-Mail an Mieter, Vermieter und interne Beteiligte verschickt. Eine integrierte elektronische Signaturplattform ermöglicht die Fernfreigabe des Protokolls.
Empfangsbestätigungen und Signaturnachweise werden in der Mietakte abgelegt.
Dies erhöht Transparenz und Vertrauen und verringert nachträgliche Streitigkeiten.
Zufriedenheitsmessung und Reporting
Nach Versand des Protokolls kann automatisch eine Zufriedenheitsumfrage ausgelöst werden, um Feedback vom Mieter einzuholen.
Die Rückmeldungen werden ausgewertet, um das Erlebnis zu verbessern und Prozesse kontinuierlich anzupassen.
Verwandeln Sie Ihre Übergabeprotokolle in einen Produktivitätstreiber
Durch die Kombination aus intelligenter Navigation, interaktiven Grundrissen, zentralisierter Dokumentation, automatisierten Berechnungen und sofortiger Protokollerstellung werden alle Schritte der Wohnungsübergabe beschleunigt und abgesichert. Die Außendienstteams gewinnen an Eigenständigkeit, interne Abteilungen profitieren von verbesserter Koordination, und die Servicequalität für Mieter wird nachhaltig gesteigert.
Unsere Experten begleiten Ihre Organisation von der Analyse bestehender Prozesse bis zur Implementierung der optimalen Lösung – egal ob Open Source oder maßgeschneidert und ohne Vendor Lock-In. Sie sorgen für Know-how-Aufbau und langfristige Stabilität Ihres Tools für einen nachhaltigen und messbaren ROI.
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