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Zusammenfassung – Wachstum und Performance steuern setzt eine fundierte ERP-Auswahl voraus, daher ist es entscheidend, vor jedem funktionalen Vergleich Geschäftsbereiche und Ziele abzustecken.
Indem Sie kritische Prozesse und KPIs abbilden, wandeln Sie Bedürfnisse in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen um und bewerten Flexibilität, Performance, Sicherheit, Kosten sowie Risiken (Fit-Gap, Individualisierung, Akzeptanz).
Der strukturierte Prozess – gezieltes Lastenheft (80/20), gewichteter Benchmark, operativer PoC und kontrollierte Verhandlung – sichert jede Phase.
Lösung: Dieses pragmatische Rahmenwerk anwenden, um ROI und Wettbewerbsfähigkeit zu maximieren.
Die Auswahl eines ERP-Systems ist ein entscheidender Schritt, um Wachstum und Leistungsfähigkeit einer Organisation zu steuern. Statt sich lediglich an einem Funktionsvergleich zu orientieren, ist es unerlässlich, von den fachlichen Anforderungen und strategischen Zielen auszugehen, um den Prozess klar zu strukturieren.
Dieser Leitfaden bietet einen praxisorientierten Rahmen, ausgerichtet an bewährten Methoden aus der Schweiz und international, um einen operativen Bedarf in eine strukturierte technologische Entscheidung zu übersetzen. Er beleuchtet die technischen und organisatorischen Kriterien, die es zu prüfen gilt, weist auf potenzielle Fallstricke hin und liefert eine operative Checkliste, mit der jede Auswahlphase abgesichert werden kann.
Vom fachlichen Bedarf und den Geschäftszielen ausgehen
Der Erfolg eines ERP-Projekts beruht zunächst auf einem präzisen Verständnis der Schlüsselprozesse und strategischen Ziele. Eine strikte fachliche Abgrenzung ermöglicht es, operative Erwartungen in klare funktionale Anforderungen zu übersetzen.
Definition der kritischen Prozesse
Der erste Schritt besteht darin, die wesentlichen Fachprozesse zu erfassen: Finanzen, Produktion, Logistik, Personalwesen, Vertrieb oder Instandhaltung. Diese Formalisierung identifiziert die prioritären Verbesserungsbereiche und die Abhängigkeiten zwischen den Abteilungen.
Durch die Dokumentation der aktuellen Workflows lassen sich Informationssilos, wiederkehrende Aufgaben und doppelte Datenerfassungen erkennen. Diese faktische Sichtweise liefert die Grundlage für Überlegungen zur Automatisierung und Digitalisierung.
IT-Verantwortliche und Fachabteilungen arbeiten zusammen, um ein gemeinsames Referenzmodell zu erstellen. Dadurch wird ein einheitliches Verständnis der Anforderungen und des Umsetzungsumfangs für das künftige ERP-System sichergestellt.
Diese Kartierung bildet die Basis für das Lastenheft und verhindert Umfangsabweichungen sowie versteckte Kosten durch nachträgliche Anpassungen.
Ermittlung der Schlüsselkennzahlen (KPIs)
Jeder Prozess sollte mit messbaren KPIs (Key Performance Indicators) verknüpft werden: Marge, Lagerumschlag, Projektprofitabilität, Termintreue oder Buchungsfehlerrate. Diese Kennzahlen lenken die funktionalen und technischen Entscheidungen.
Ein präzises Tracking der KPIs ermöglicht die Strukturierung integrierter Dashboards im ERP und sichert eine Entscheidungsfindung in Echtzeit. Diese Dashboards können anschließend durch automatisierte Reports ergänzt werden.
Es ist wichtig, Zielwerte sowie Aktualisierungszyklen der Kennzahlen festzulegen, um eine Datenflut mit irrelevanten Informationen zu vermeiden.
Die Festlegung der KPIs richtet das ERP auf die strategischen Ziele aus, gewährleistet eine schnelle Kapitalrendite und fokussiert die Einführung auf den Mehrwert.
Übersetzung in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen
Die fachlichen Anforderungen werden in funktionale (Rechnungsverwaltung, Planung, Analysen) und nicht-funktionale Vorgaben (Skalierbarkeit, Performance, Sicherheit) übersetzt. Diese Unterscheidung ist essenziell für die Auswahl.
Die funktionalen Spezifikationen beschreiben detaillierte Anwendungsfälle, während sich die nicht-funktionalen Kriterien auf Robustheit, Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit beziehen.
Ein vereinfachtes Lastenheft, das 20 % der prioritären Anforderungen für 80 % der Anwendungen abdeckt, erleichtert den Vergleich der Lösungen und verhindert eine Überfrachtung mit Nebelfunktionen.
Dieser Ansatz sorgt für ein ausgewogenes Benchmarking, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert und nicht an oberflächlichem Funktionsumfang.
Beispiel für ein initiales Scoping
In einem Schweizer Industrie-Mittelunternehmen erfolgte die Auftragsverwaltung über drei getrennte Tools, was zu Verzögerungen und Abrechnungsfehlern führte. In einem interaktiven Workshop wurden vier prioritäre Workflows formalisiert und fünf Tracking-Kennzahlen definiert, darunter die Zeitspanne zwischen Auftragseingang und Versand.
Das Beispiel verdeutlicht die Bedeutung eines tiefgehenden fachlichen Scopings, bevor Anbieter angesprochen werden, um unpassende Demos und ungeeignete Angebote zu vermeiden.
Das Unternehmen konnte so bereits in der Pilotphase seine durchschnittliche Auftragsdurchlaufzeit um 25 % senken und demonstrierte damit den Wert einer strukturierten Vorgehensweise.
Bewertung der wesentlichen technischen und organisatorischen Kriterien
Sobald die Anforderungen konsolidiert sind, konzentriert sich die Bewertung auf Flexibilität, Performance, Sicherheit, Benutzererfahrung und Gesamtkosten. Jedes Kriterium ist nach seiner fachlichen Relevanz zu gewichten.
Flexibilität und Anpassbarkeit
Das ERP-System muss sich an branchenspezifische Besonderheiten anpassen lassen, ohne unverhältnismäßige Zusatzkosten zu verursachen. Native Customizing-Funktionen oder modulare Erweiterungen sind dabei unerlässlich.
Flexibilität zeigt sich auch in der einfachen Aktualisierung und Bereitstellung von Weiterentwicklungen. Ein Anbieter mit offener Architektur und dokumentierten APIs minimiert das Risiko eines Vendor-Lock-ins.
Parametrisierbare Module ohne spezifische Entwicklung fördern die Autonomie der Fachabteilungen und reduzieren die Abhängigkeit von Integratoren.
Ein konfigurierbares Framework ermöglicht es, Workflows, Berechnungsregeln oder Berichte schnell anzupassen, ohne eine vollständige Neuentwicklung.
Performance und Verfügbarkeit
Ausfallsicherheit und Skalierfähigkeit werden durch vertragliche SLA-Vereinbarungen (Service Level Agreements) mit mindestens 99,9 % Verfügbarkeit bewertet. Die Antwortzeiten sind unter realistischen Lastbedingungen zu messen.
Lasttests und Notfallwiederherstellungspläne validieren die Robustheit der vorgeschlagenen Infrastruktur.
Cloud-ERP-Systeme bieten dynamische Skalierung je nach Nutzungs- und Geschäftszyklen. (ERP cloud)
Log-Analysen und kontinuierliches Monitoring gewährleisten eine frühzeitige Erkennung von Performance-Anomalien.
Sicherheit und Compliance
Verschlüsselung von ruhenden und übertragenen Daten, Rechteverwaltung über ein zentrales Verzeichnis und Audit-Logs sind Grundvoraussetzungen für ein sicheres ERP.
Die Einhaltung von GDPR, SOX, IFRS, ISO 27001 oder FINMA ist durch Zertifizierungen oder Drittaudits nachzuweisen.
Die Verwaltung von Multi-Entity-Umgebungen und revisionssicheren Archivierungszyklen gewährleistet lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen und Penetrationstests ergänzen die integrierte Produktsicherheit.
Beispiel für modulare Integration
Eine pharmazeutische Organisation testete eine Standard-API, um ihr ERP mit einem Cloud-CRM und einem BI-Tool zu synchronisieren. Das Prototyping validierte innerhalb von zwei Wochen die Übertragung von Kundendaten und Verkaufszahlen ohne größeren Entwicklungsaufwand.
Das Beispiel zeigt, dass Interoperabilität über native Konnektoren oder dokumentierte APIs technische Abweichungen minimiert.
Diese frühe Validierung verhinderte ein individuell angepasstes Integrationsprojekt, das mehrere Monate Entwicklungszeit beansprucht hätte.
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Risiken erkennen und frühzeitig vorbeugen
Die größten Stolperfallen in ERP-Projekten – zu hohe funktionale Erwartungen, versteckte Kosten, geringe Nutzerakzeptanz oder Anbieterabhängigkeit – müssen von Beginn an identifiziert werden. Präventive Maßnahmen sichern eine kontrollierte Umsetzung.
Überschätzung der funktionalen Abdeckung
Die Versuchung, eine generische „All-in-One“-Lösung ohne Praxistest auszuwählen, führt oft zu Enttäuschungen. Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse.
Ein Benchmark, der sich auf tatsächlich genutzte Funktionen und den Reifegrad spezifischer Module konzentriert, minimiert das Risiko, kritische Funktionen zu verlieren.
Workshops mit Fachbereichen und IT im Vorfeld ermöglichen den Abgleich der Anbieterversprechen mit realen Szenarien.
Der „Fit-Gap“-Ansatz identifiziert von Anfang an die Lücken, die geschlossen werden müssen, und verhindert Überraschungen nach Vertragsabschluss.
Unterschätzung der Anpassungs- und Integrationskosten
Erstangebote vernachlässigen häufig den Aufwand für Datenmigration, Konnektoren und spezifische Anpassungen. Diese Kosten können 30 % bis 50 % des Gesamtbudgets ausmachen.
Die Einplanung eines finanziellen Puffers für unvorhergesehene Erweiterungen schafft Spielraum, ohne den Projektfortschritt zu gefährden.
Ein detaillierter Meilensteinplan für Migration und Tests steuert die Anpassungsphasen.
Ein klar definierter Pauschalvertrag für größere Anpassungen begrenzt Verhandlungen während des Projekts.
Widerstand gegen Veränderungen
Geringe Einbindung der Endanwender kann zu geringer Akzeptanz und Parallelprozessen führen, die vom ERP nicht abgedeckt werden.
Ein Change-Management-Plan mit Kommunikation, Schulung und Fachbereichssponsoren erleichtert die Nutzerakzeptanz.
Workshops für Prototyping und interaktive Demonstrationen beziehen die künftigen Nutzer bereits in der Auswahlphase ein.
Die Ernennung von Key-Usern und Fachbereichsmultiplikatoren sichert kontinuierlichen Support und eine schrittweise Kompetenzentwicklung.
Beispiel für gemischtes Steering
Ein großer Schweizer Handelskonzern bildete ein Steuerungskomitee aus CIO und Fachverantwortlichen, um jede Konfigurationsiteration abzunehmen. Diese bereichsübergreifende Governance reduzierte Nacharbeiten in der Testphase um 40 %.
Das Beispiel zeigt die Wirksamkeit eines gemischten Steering-Ansatzes, um funktionale Abweichungen zu verhindern und tatsächliche Anforderungen vorherzusehen.
Methodik und Checkliste für die Auswahl
Eine strukturierte Methodik erleichtert die Auswahl aus fünf bis zehn Lösungen, wovon drei bis fünf Anbieter für Demonstrationen eingeladen werden. Scoring und ein fokussierter PoC sichern eine fundierte Entscheidung.
Definition der Ziele und Lastenheft
Leiten Sie die Geschäftsziele und identifizierten funktionalen Anforderungen ab, um ein kompaktes Lastenheft zu erstellen. Dieses konzentriert sich auf 20 % der Anwendungen, um 80 % des Bedarfs abzudecken.
Jede Anforderung wird nach fachlicher Relevanz und technischer Kritikalität priorisiert und bildet die Grundlage für das Scoring.
Das Dokument enthält organisatorische Rahmenbedingungen, Rollout-Bedingungen und erwartete Erfolgsindikatoren.
Dieses Lastenheft dient als alleiniges Referenzdokument für Demos und Ausschreibungen.
Benchmarking und Scoring
Ein Benchmark von fünf bis zehn Lösungen führt zu einer ersten Shortlist. Die Anbieter werden gebeten, eine personalisierte Demo zu einem repräsentativen Anwendungsfall zu präsentieren.
Eine gewichtete Scoring-Matrix bewertet jede Lösung anhand technischer Kriterien, UX, Gesamtkosten, Support und Produkt-Roadmap.
Die während der Demos vergebenen Punktzahlen gewährleisten eine objektive und transparente Rangordnung.
Der Prozess berücksichtigt zudem die Finanzstärke des Anbieters und die Verfügbarkeit einer Community oder lokalen Unterstützung.
Proof of Concept (PoC) und Verhandlung
Ein Proof of Concept mit klarem Projektumfang validiert unter Realbedingungen die Integration, Performance und Usability.
Zu den PoC-Ergebnissen gehören ein Soll-Ist-Abweichungsbericht und die Abnahme durch ein gemischtes Fach-/IT-Komitee.
In der Verhandlungsphase werden SLAs (Verfügbarkeit, Reaktionszeiten), Supportkonditionen, Roadmap und Exit-Klauseln definiert.
Besonderes Augenmerk gilt den Datentransferklauseln und der Wahrung der Unabhängigkeit vom Dienstleister.
Machen Sie die ERP-Auswahl zum Motor Ihrer Transformation
Die ERP-Auswahl sollte als strategisches Projekt betrachtet werden, das fachliche Vision und operative Disziplin vereint. Indem Sie von kritischen Prozessen und KPIs ausgehen, technische und organisatorische Kriterien bewerten und Risiken frühzeitig antizipieren, basiert jede Entscheidung auf Fakten und validierten Ergebnissen.
Die Methodik – kompaktes Lastenheft, strukturiertes Benchmarking, gewichtetes Scoring, operativer PoC und gesteuerte Verhandlungen – sichert eine kontrollierte Einführung und eine perfekte Ausrichtung auf Performance- und Wachstumsziele.
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