Ansichten: 6
Zusammenfassung – Angesichts eines veralteten ERPs mit steigenden Betriebskosten, starren Integrationen und fehlender Wachstumsfähigkeit erneuert die Migration zu einem modularen Cloud- oder Hybrid-System Leistung, Skalierbarkeit und TCO-Kontrolle, indem technische Schulden abgebaut und Daten harmonisiert werden. Die Vorgehensweise startet mit einer umfassenden Analyse und Datenvorbereitung, gefolgt von schrittweisen, getesteten Phasen und einer gestuften Umstellung, unterstützt durch Change Management, um die Kontinuität zu sichern. Lösung: Einführung einer sicheren, dokumentierten Microservices-Architektur in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen für ein agiles, skalierbares und zielgerichtetes ERP.
Unternehmen mit einem veralteten ERP-System sehen sich zunehmenden Herausforderungen gegenüber: steigende Betriebskosten, komplexe Integrationsanforderungen und die Unfähigkeit, mit dem Wachstum Schritt zu halten. Die Migration zu einem leistungsfähigeren und skalierbaren System wird zur Priorität, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Gesamtkosten im Blick zu behalten und Innovationen im Kerngeschäft zu unterstützen.
Dieser Wechsel muss auf einer klaren strategischen Vision, einem strukturierten Migrationsplan und einer pragmatischen Datenmanagement-Strategie beruhen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum und wie Sie Ihre ERP-Migration an vier essenziellen Eckpunkten ausrichten – illustriert an konkreten Beispielen Schweizer Organisationen.
Die strategischen Herausforderungen der ERP-Migration verstehen
Die ERP-Migration zielt auf Skalierbarkeit, Kostenkontrolle und betriebliche Agilität ab.
Ein modernes, modular aufgebautes ERP verhindert technische Altlasten und erleichtert die Integration zentraler Prozesse.
Skalierbarkeit und Leistung
Das Wachstum der Datenmengen und der Anwender erfordert eine Architektur, die Lastspitzen bewältigt, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Ein älteres On-Premise-ERP stößt technisch an seine Grenzen, was zu Verzögerungen, Ausfallzeiten und prohibitiv hohen Upgrade-Kosten führen kann. Der Wechsel zu einer modularen Lösung – ob in der Cloud oder in einer Hybrid-Umgebung – gewährleistet bedarfsgerechte Skalierbarkeit, optimiert die Ressourcenzuteilung und verbessert die Benutzererfahrung.
Beispielsweise stellte ein Schweizer Industrieunternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden fest, dass sein lokales ERP die steigenden internationalen Bestellvolumina nicht mehr bewältigen konnte. Nach der Migration zu einer Open-Source-Cloud-Plattform verkürzten sich die Transaktionslaufzeiten um 40 %, ohne dass zusätzliche Server angeschafft werden mussten.
Durch die Einführung einer Microservices-Architektur und skalierbarer Module können IT-Abteilungen Rechenleistung und Speicher flexibel anpassen und die Plattform an aktuelle Bedürfnisse und Wachstumsprognosen angleichen.
Betriebskosten und Gesamtkosten
Ein veraltetes ERP verursacht hohe Kosten für Korrekturen, manuelle Updates und Lizenzen. Die Gesamtkosten umfassen nicht nur den Anschaffungs- oder Entwicklungspreis, sondern auch Betrieb, Support und zukünftige Anpassungen. Eine Migration kann diese Aufwendungen reduzieren, indem Versionen vereinheitlicht, Updates automatisiert und nutzungsbasierte oder abonnementbasierte Modelle genutzt werden.
Mit einer Open-Source-Lösung hat eine kantonale Verwaltungsstelle in der Schweiz die jährlichen Lizenzkosten eliminiert und so 30 % ihres IT-Budgets eingespart. Die Einsparungen flossen in BI- und KI-Module, um die Finanzberichte zu erweitern, ohne die Infrastruktur aufzublähen.
Der Umstieg auf ein Cloud- oder Hybridmodell kann zudem Service-Level-Vereinbarungen beinhalten, die Ausfallzeiten begrenzen und weniger interne Ressourcen für den Routinebetrieb binden.
Integration und Abdeckung der Geschäftsanforderungen
Geschäftsprozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter: Multikanal-Vertrieb, E-Commerce, automatisierte Logistik, Omnichannel-Kundendienst … Ein starres ERP kommt mit diesen Veränderungen nicht hinterher und erzeugt Funktionssilos. Die Modernisierung erleichtert die Interoperabilität mit CRM-Systemen, E-Commerce-Plattformen und BI-Tools, sodass Daten transparent über Abteilungen hinweg fließen.
Bei der Neugestaltung eines ERP für einen Schweizer Distributor führte die native CRM-Integration zu einer einheitlichen Kundenansicht. Die Vertriebsabteilung steigerte ihre Effizienz und reduzierte Fehlerquoten bei Bestellungen um 25 % innerhalb eines halben Jahres.
Mit standardisierten APIs und modularen Datenbussen fördern IT-Abteilungen die Wiederverwendung bestehender Komponenten und gewährleisten die Konsistenz aller vernetzten Systeme.
Technische Altlasten und Obsoleszenz
Technische Altlasten entstehen durch kurzfristige Entscheidungen wie Ad-hoc-Erweiterungen, eingefrorene Versionen oder fehlende automatisierte Tests. Diese Kompromisse bremsen Weiterentwicklungen aus, erhöhen die Anzahl von Störungen und erschweren spätere Migrationen.
Eine sorgfältige Analyse der technischen Altlasten vor der Migration hilft, Refactorings zu priorisieren, die Basis zu stabilisieren und zu verhindern, dass neue Kompromisse die Nachhaltigkeit des Systems gefährden.
Die ERP-Migration in Phasen gliedern
Eine ERP-Migration erfolgt in klar definierten Schritten, um Risiken zu minimieren und den Geschäftsbetrieb sicherzustellen.
Jede Phase basiert auf einer sorgfältigen Planung und enger Abstimmung zwischen IT-Abteilung, Fachbereichen und Dienstleistern.
Analyse- und Konzeptionsphase
Im ersten Schritt werden die Ist-Umgebung erfasst: Geschäftsprozesse, technische Architektur, Datenvolumen und Schnittstellen. Die umfassende Analyse identifiziert funktionale Lücken, Abhängigkeiten und technische Altlasten, die prioritär angegangen werden müssen.
Auf Basis der Diagnose beschreibt das Zielkonzept die zu implementierenden Module, notwendigen Anpassungen und Integrationsszenarien. Gleichzeitig werden Sicherheitsanforderungen, Compliance-Vorgaben (DSG und DSGVO) sowie Performancekriterien geprüft.
Ein privates Gesundheitsinstitut in der Romandie investierte zwei Monate in diese Phase und stimmte die IT-Roadmap auf klinische und regulatorische Ziele ab. So wurden Backup- und Nachvollziehbarkeitsanforderungen frühzeitig berücksichtigt, um Überraschungen beim Rollout zu vermeiden.
Planung und Projektsteuerung
Der Zeitplan gliedert das Projekt in Sprints oder Meilensteine mit abnahmefähigen Zwischenlieferungen. Das Governance-Modell bezieht IT, Finanz- und Fachbereichsverantwortliche ein, um Prioritäten zu setzen und Risiken zu steuern.
Erfolgskriterien werden bereits in der Planungsphase definiert: Leistungskennzahlen, Ziel-Gesamtkosten, erlaubte Ausfallzeiten und Service-Levels. Regelmäßige Kontrollpunkte sichern Transparenz und ermöglichen schnelle Reaktionen auf Unvorhergesehenes.
Ein Dienstleister begleitete eine Schweizer KMU mit 150 Mitarbeitenden in dieser Phase und richtete ein zweiwöchentliches Lenkungsausschuss-Meeting ein. So konnte eine Serverkapazitäts-Engpass frühzeitig erkannt und der Zeitplan angepasst werden, um Terminverschiebungen beim Go-live zu vermeiden.
Konfiguration, Tests und Abnahme
Die Konfiguration umfasst die Parametrierung der Module, die Entwicklung spezifischer Workflows sowie die Einrichtung der Benutzerrollen und -profile. Jede Einstellung wird in einer Testumgebung validiert, die die Produktivumgebung spiegelt.
Die Tests decken zentrale Funktionalitäten, End-to-End-Szenarien, Lasttests und Sicherheit ab. Gefundene Anomalien werden dokumentiert, priorisiert und behoben, bevor es in die nächste Phase geht.
Ein Schweizer Lebensmittelunternehmen implementierte über 200 automatisierte Testfälle, um sein Odoo-ERP vor dem Produktivstart abzusichern. Diese hohe Testabdeckung ermöglichte die frühzeitige Identifikation eines Performance-Risikos bei saisonalen Lastspitzen.
Rollout und fortlaufender Support
Der Go-live sollte idealerweise in einer umsatzschwachen Phase erfolgen, begleitet von einem verstärkten Support-Team. Ein schrittweiser Cutover (Pilotgruppen, kritische Prozesse, Lastaufbau) ermöglicht das schnelle Erkennen und Beheben von Problemen.
Der Post-Go-live-Support umfasst Anwenderschulungen, aktualisierte Dokumentation und Incident-Management. Ziel ist es, das neue System zu stabilisieren und erste Mehrwerte ohne Serviceunterbrechung zu realisieren.
In einem konkreten Fall plante ein Schweizer Finanzdienstleister den Rollout über ein langes Wochenende mit einer dedizierten Hotline. Das Anwenderfeedback wurde in einem fortlaufenden Verbesserungsbericht zusammengefasst und leitete sofortige Optimierungszyklen ein.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Eine zuverlässige und sichere Datenmigration gewährleisten
Die Datenqualität ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der ERP-Migration.
Ein Audit, ein Mapping und eine vorherige Bereinigung sichern Integrität und Nachvollziehbarkeit der übertragenen Informationen.
Daten-Audit und Mapping
Das Audit erfasst alle Quellen: historische Datenbanken, Excel-Dateien, externe Systeme und veraltete Tabellen. Jedes Feld wird dokumentiert: Datentyp, Herkunft, Lebenszyklus und Volumen. Diese Kartierung bildet die Grundlage für das Daten-Mapping in die neue Struktur.
Das Mapping definiert für jedes Datenfeld das Zieläquivalent, notwendige Transformationen (Formate, Geschäftsregeln, Anreicherungen) und Synchronisationsbedingungen. So werden Informationsverluste vermieden und Konsistenz zwischen Altsystem und neuem ERP sichergestellt.
Eine öffentliche Logistikbehörde in der Schweiz konnte 15 % Inkonsistenzen vermeiden, indem sie das Mapping vor der Migration sorgfältig validierte und nachgelagerte manuelle Nacharbeiten sowie Kontrollen minimierte.
Bereinigung und Validierung
Vor der Migration müssen veraltete Datensätze gelöscht, Dubletten bereinigt und Formate harmonisiert werden. Diese Vorbereitung reduziert das Datenvolumen und verbessert die Ladeperformance.
Die Validierung basiert auf Testdatensätzen und Kontrollabfragen, um sicherzustellen, dass migrierte Informationen exakt mit den Originalen übereinstimmen. Abweichungen werden dokumentiert, erläutert und korrigiert.
Ein Schweizer Akteur im Gesundheitswesen führte eine umfassende Bereinigung seiner Patientendaten durch, eliminierte 20 % Dubletten und harmonisierte Kodierungen. So verlief die Migration reibungslos, ohne die Kontinuität der Versorgung zu gefährden.
Sicherheit und Dokumentation
Die Migration muss Sicherheitsstandards und regulatorische Vorgaben einhalten: Verschlüsselung der Datenübertragung, Pseudonymisierung sensibler Informationen und lückenlose Protokollierung aller Schritte.
Die technische und operative Dokumentation umfasst Skripte, Rollback-Verfahren, Kontrollpunkte und Notfallwiederherstellungspläne. Sie dient als wertvolle Ressource für Wartung und zukünftige Weiterentwicklungen.
Ein öffentlicher Geldgeber in der Schweiz erstellte Migration-Blueprints, die den Anforderungen der DSGVO und des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) entsprechen. Diese Dokumentation fungierte als Nachweis bei Audits und belegte den stringenten Migrationsansatz.
Herausforderungen meistern und zwischen Cloud- und On-Premise-ERP wählen
Widerstand gegen Veränderungen und das Risiko von Betriebsunterbrechungen sind zentrale Herausforderungen bei der ERP-Migration.
Ein schrittweises Rollout und ein strukturiertes Change Management minimieren diese Risiken, egal ob im Cloud- oder On-Premise-Betrieb.
Widerstand gegen Veränderungen
Benutzer befürchten oft, Orientierung zu verlieren und mit komplexeren Abläufen konfrontiert zu werden. Werden Key-User früh in die Konzeptionsphase eingebunden, Workshops veranstaltet und maßgeschneiderte Schulungen angeboten, steigt die Akzeptanz und Ängste lassen nach.
Interne Champions fungieren als Multiplikatoren und bieten vor Ort Support, beschleunigen den Kompetenzaufbau und fördern die Problemlösung.
Diese Vorgehensweise stützt sich auf einen Change-Management-Guide.
Ausfallrisiko und Geschäftskontinuität
Der Systemwechsel ist ein kritischer Punkt. Ein Rollback-Plan, validierte Backups und eine Testumgebung, die der Produktion gleicht, sind unerlässlich, um Ausfallzeiten zu minimieren.
Eine hybride Betriebsstrategie, bei der Alt- und Neusystem für einige Wochen parallel laufen, ermöglicht einen sanften Übergang und einen schrittweisen User-Transfer ohne abrupte Unterbrechungen.
Eine Schweizer Finanzinstitution entschied sich für einen zonierten Rollout: Während der Altbestand in einigen Niederlassungen weiterlief, wurden Prozesse sukzessive validiert. So war durchgehend Geschäftskontinuität gewährleistet.
Cloud vs. On-Premise-ERP: Flexibilität, Sicherheit und Gesamtkosten
Der Vergleich von Cloud-Hosting und On-Premise zeigt: Cloud bietet sofortige Flexibilität (Skalierung, automatische Updates) und ein OPEX-Modell, das sich an der Nutzung orientiert. Sicherheitszertifizierungen der Hyperscaler gewährleisten hohen Schutz und Resilienz.
On-Premise eignet sich für Organisationen mit sehr speziellen Anforderungen oder strikten regulatorischen Vorgaben. Sie behalten die volle Kontrolle über die Infrastruktur, müssen jedoch CAPEX-Investitionen tätigen und über internes Know-how für den Betrieb verfügen.
Ein mittelständischer Schweizer Hersteller verglich beide Optionen: Die Cloud reduzierte seine Gesamtkosten über fünf Jahre um 25 % und erfüllte weiterhin die Anforderungen des Datenschutzgesetzes. On-Premise bot hingegen größere Freiheiten für umfangreiche Anpassungen, verursachte aber 40 % höhere Wartungskosten.
Change Management und schrittweiser Rollout
Eine wellenförmige Rollout-Strategie erlaubt es, Prozesse in einem begrenzten Umfeld zu testen, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird. So bleibt die Skalierung überschaubar und Feedback wird schnell nutzbar.
Regelmäßige Kommunikation, kontinuierliche Schulungen und lokaler Support sind entscheidend, um die Migration als Chance für kontinuierliche Verbesserung zu nutzen.
Durch agiles Projektmanagement und Monitoring wichtiger Kennzahlen sichern IT-Abteilungen die Transition ab und fördern die Akzeptanz – für eine nachhaltige Rendite.
Ihr ERP als Wachstumstreiber nutzen
Eine ERP-Migration mit klarer strategischer Ausrichtung, einem phasenweisen Plan, bewährten Datenmanagement-Methoden und einem stringenten Change Management führt zu einem agilen, sicheren und skalierbaren System. Ob Cloud, On-Premise oder Hybrid – entscheidend ist die passende Kontextualisierung und das vorausplanende Risikomanagement.
Jedes Unternehmen kann so seine Skalierbarkeit optimieren, die Gesamtkosten kontrollieren und seine Geschäftsziele durch ein modernisiertes ERP unterstützen. Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihre Ausgangslage zu analysieren, eine maßgeschneiderte Roadmap zu erstellen und Sie bei Ihrer erfolgreichen digitalen Transformation zu begleiten.
Besprechen Sie Ihre Herausforderungen mit einem Edana-Experten
