Ansichten: 9
Zusammenfassung – Um Agilität und Sicherheit zu steigern und den TCO zu senken, müssen IT-Entscheider zwischen On-Premise- und SaaS-CRM abwägen, da sie sich in Hosting, Wartung, Compliance und den Anschaffungskosten unterscheiden. Cloud-CRM lässt sich in wenigen Tagen ohne Capex-Investitionen bereitstellen, lagert die Sicherheit aus, garantiert automatische Updates, sofortige Skalierbarkeit, mobilen Zugriff und erweiterte Funktionen (Marketing-Automatisierung, Pipeline, Reporting und Integrationen).
Lösung: Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen und Ihr Budget, vergleichen Sie Salesforce, Odoo, HubSpot und Zoho und migrieren Sie anschließend mit einem Partner für Implementierung, Anpassung und maximalen ROI.
Über interne Infrastrukturen und Wartungsverpflichtungen hinaus ermöglicht ein gehostetes CRM (Cloud/SaaS) ein modernes, skalierbares und kollaboratives Kundenmanagement, das den Anforderungen an Performance und Sicherheit von Organisationen mit mehr als 20 Mitarbeitenden gerecht wird. Ohne massive Anfangsinvestitionen erhalten Sie in wenigen Tagen Zugriff auf erweiterte Funktionen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
IT- und Fachverantwortliche profitieren so von einem zentralisierten Tool, das mobil verfügbar ist, und von einem Echtzeit-Tracking ihrer Kundeninteraktionen. Dieser Artikel erläutert die Unterschiede zum On-Premise-CRM, stellt die wichtigsten Vorteile vor, gibt einen Überblick über essenzielle Funktionen und vergleicht Marktlösungen, damit Sie jene finden, die Ihren strategischen Anforderungen entspricht.
Unterschiede gehostetes CRM vs. On-Premise
Ein gehostetes CRM basiert auf einer externen Cloud-Infrastruktur, während ein On-Premise-CRM interne Server und Wartung erfordert. Die Unterschiede betreffen Hosting, Sicherheit, Wartung und Gesamtkosten des Betriebs.
Bereitstellung und Hosting
Laut unserem Leitfaden Cloud- vs. On-Premise-Hosting wird das gehostete CRM auf den Servern des SaaS-Anbieters installiert, wodurch der Kauf und die Verwaltung physischer Server im eigenen Haus entfallen. Der Bereitstellungsprozess ist automatisiert: Sie müssen lediglich ein Abonnement abschließen und die Zugänge konfigurieren.
Ein On-Premise-CRM hingegen erfordert den Aufbau eines Rechenzentrums oder das Hosting bei einem Drittanbieter, inklusive Wartungsverträgen für die Server und dedizierten internen Teams. Software-Updates müssen geplant, getestet und manuell ausgerollt werden, was die Entwicklungszyklen verlängert.
Ein gehostetes CRM eignet sich für Organisationen, die sich auf den geschäftlichen Mehrwert konzentrieren möchten, anstatt auf die Verwaltung der Infrastruktur. IT-Teams können so Sicherheitsaspekte und Individualisierungen priorisieren, ohne sich in der Hardware-Wartung zu verlieren.
Sicherheit und Wartung
Die Sicherheit wird vom Cloud-Anbieter gewährleistet, der Datenschutzmaßnahmen, Firewalls, regelmäßige Audits und Zertifizierungen einsetzt. Sicherheitsupdates werden sofort nach Veröffentlichung eingespielt, wodurch die Zeitspanne erhöhter Anfälligkeit verkürzt wird.
Bei einem On-Premise-CRM muss das Unternehmen selbst Betriebssystem-Patches, Antiviren-Software, Backups und Wiederherstellungspläne verwalten. Dafür sind diverse Expertisen erforderlich (Netzwerkadministrator:in, Sicherheitstechniker:in, Datenbank-Expert:in), was die operative Komplexität erhöht.
Ein Beispiel einer Krankenkasse macht dies deutlich: Nach der Migration zu einem Cloud-CRM wurde das interne Server-Wartungsteam aufgelöst, während die DSGVO-Konformität durch Verschlüsselungs- und Nachverfolgungstools des Anbieters gestärkt wurde. Diese Konstellation zeigt, dass Sicherheit als Managed Service oft robuster sein kann.
Gesamtkosten des Betriebs
Ein gehostetes CRM arbeitet mit einem wiederkehrenden Kostenmodell (monatliche oder jährliche SaaS-Lizenz), das Hosting, Wartung und Updates beinhaltet. Die Anfangsinvestition ist begrenzt und die Ausgaben lassen sich an das Unternehmenswachstum anpassen.
Im Gegensatz dazu erfordert ein On-Premise-CRM hohe Capex-Ausgaben: Anschaffung von Servern, unbefristete Softwarelizenzen, Schulung der Teams, Hardware-Erneuerungen. Wartungs- und Supportkosten kommen jährlich hinzu, und Lastspitzen können kostspielige Überkapazitäten erfordern.
Kernvorteile eines Cloud-CRM für Ihr Unternehmen
Ein SaaS-CRM bietet geringe Anfangskosten, automatische Updates und schnelle Skalierbarkeit. Es erleichtert die Zusammenarbeit und überträgt die Sicherheitsverantwortung an den Anbieter.
Geringe Anfangskosten
Im SaaS-Modell entfallen der Kauf unbefristeter Softwarelizenzen und die Anschaffung von Serverhardware. Die Abonnements orientieren sich an der Nutzerzahl, was finanzielle Verpflichtungen begrenzt und Budgetflexibilität schafft. So werden versteckte Kosten im Zusammenhang mit Unternehmenssoftware vermieden (versteckte Kosten).
Beim Rollout konzentrieren sich die Aufwände auf Integration und Schulung der Anwender, ohne Hardware-Investitionen.
Ein Vertriebsunternehmen entschied sich für ein Cloud-CRM, um seine 30 Vertriebsmitarbeitenden ohne Kapitalbindung auszustatten. Die geringen Anfangskosten ermöglichten eine schnelle Einführung und sichtbare Renditen bereits im ersten Quartal durch verbesserte Opportunity-Verfolgung.
Updates und Skalierbarkeit
Funktionale Erweiterungen werden automatisch ausgerollt, ohne Serviceunterbrechung. Neue Versionen enthalten oft Zusatzmodule (Künstliche Intelligenz, Chatbots, prädiktive Analysen), die ohne komplexe Konfiguration integriert werden.
Die Skalierung erfolgt transparent: Das Hinzufügen von Nutzenden oder Speicherressourcen erfordert keine technische Intervention. Die Performance bleibt auch bei hoher Auslastung konstant.
Zugänglichkeit und Zusammenarbeit
Ein Cloud-CRM ist über einen einfachen Browser oder eine Mobile App von überall und zu jeder Zeit zugänglich. Vertriebs- und Marketingteams können so in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen.
Der Austausch von Kundeninformationen erfolgt unmittelbar: Die Aktualisierung eines Transaktionsstatus ist für allen Mitarbeitenden sofort sichtbar und gewährleistet Konsistenz und schnelle Reaktionsfähigkeit.
Edana: Strategischer Digitalpartner in der Schweiz
Wir begleiten Unternehmen und Organisationen bei ihrer digitalen Transformation.
Wesentliche Funktionen für ein gehostetes CRM
Zu den wichtigsten Funktionen zählen Marketing-Automatisierung, Pipeline-Management und umfassendes Reporting. Entscheidend ist zudem die Integration mit anderen Unternehmenssystemen.
Marketing-Automatisierung
Marketing-Automatisierung ermöglicht zielgerichtete Kampagnen, die Segmentierung von Kontakten nach geschäftlichen Kriterien sowie das Lead-Nurturing mit programmierten E-Mail-Szenarien. Workflows lassen sich ohne speziellen Entwicklungsaufwand konfigurieren.
Die Qualifikation von Interessenten verbessert sich dank Lead-Scoring, bei dem anhand ihres Verhaltens (Öffnen von E-Mails, Klicks, Website-Besuche) Punkte vergeben werden. So lassen sich Prioritäten bei der Nachverfolgung besser setzen.
In einem Anwendungsfall implementierte ein Hersteller von Industrieanlagen automatische E-Mail-Zyklen, um Interessenten über seine Produkte zu informieren. Das Lead-Scoring verdreifachte die Conversion-Rate von Opportunities und bewies die Effektivität der integrierten Automatisierung.
Vertriebsmanagement und Pipeline
Das Pipeline-Management bietet eine klare Übersicht über Opportunities in jeder Phase (Prospektion, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Abschluss). Kanban-Boards machen das Tracking für Vertriebsteams intuitiv.
Umsatzprognosen basieren auf aktuellen Daten und liefern wichtige Kennzahlen (Conversion-Rate, durchschnittliche Zyklusdauer). So können Verantwortliche Ressourcen gezielt nach den Prognosen planen.
Reporting und Integration
Reporting-Module bieten konfigurierbare Dashboards mit Echtzeit-Indikatoren zu Vertrieb, Marketing und Kundensupport. Individuelle Grafiken helfen, Engpässe schnell zu erkennen.
Die Integration mit E-Mail-Tools, VoIP, ERP oder Buchhaltung ist essenziell für einen reibungslosen Datenaustausch. Mehr zur IT-Systemintegration erfahren Sie in unserem Fachartikel.
Vergleich der wichtigsten Plattformen und Auswahlkriterien
Salesforce, Odoo, HubSpot und Zoho decken unterschiedliche Anforderungen ab, je nach Unternehmensgröße und Zielsetzung. Auswahlkriterien sind DSGVO-Konformität, Sicherheit, Funktionalität und TCO.
Salesforce für Großunternehmen
Als Marktführer bietet Salesforce eine umfassende CRM-Suite, hochgradig anpassbar und mit zahlreichen Modulen (Sales Cloud, Service Cloud, Marketing Cloud). Das Konfigurationsniveau ist sehr hoch und erlaubt maßgeschneiderte Anpassungen.
Die Erweiterungsmöglichkeiten über AppExchange eröffnen ein großes Ökosystem, doch die Kosten können erheblich sein, besonders wenn Zusatzmodule und Beratungsleistungen hinzukommen.
Odoo und Open Source-Alternativen
Odoo ist eine Open Source-Plattform, die CRM, ERP und Fachmodule kombiniert. Sie bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen Flexibilität, Kosten und Unabhängigkeit vom Anbieter.
Dank Modularität lassen sich nur die benötigten Funktionen aktivieren (Vertrieb, Lager, Abrechnung), und die Community sorgt für regelmäßige Updates.
HubSpot und Zoho für KMU
HubSpot CRM bietet eine sehr umfangreiche Gratisversion, ideal für einen schnellen Einstieg. Marketing- und Vertriebsfunktionen sind intuitiv, mit schlanker Oberfläche und leicht konfigurierbaren Automatisierungen.
Zoho CRM ist eine kostengünstige Alternative mit flexiblen Preisplänen und nativen Integrationen (E-Mail, Social Media, Chat). Der Funktionsumfang deckt die meisten Anforderungen kleinerer Unternehmen ab.
Maximieren Sie den Nutzen Ihres gehosteten CRM
Ein Cloud-CRM liefert eine schlüsselfertige Lösung, um das Kundenmanagement zu modernisieren, ohne IT-Teams zu überlasten. Durch den Vergleich von Angeboten (Salesforce, Odoo, HubSpot, Zoho) und die Definition Ihrer funktionalen, sicherheits- und budgetbezogenen Anforderungen wählen Sie die Plattform, die am besten zu Ihrem Kontext passt.
Ob Sie ein KMU oder ein großes Unternehmen führen: Die Unterstützung durch einen CRM-Partner sichert eine reibungslose Integration, Migration und Anpassung auf Basis von Best Practices (Open Source, Modularität, Vermeidung von Vendor Lock-in). Unsere Edana-Expert:innen stehen Ihnen zur Seite, um diesen Prozess zu begleiten und Ihren ROI zu maximieren.
Besprechen Sie Ihre Herausforderungen mit einem Edana-Experten
