Auteur n°1 – admin5747

Refonte complète du système de gestion du Groupement pour l’Apprentissage

Avant notre intervention, le Groupement pour l’Apprentissage (GPA) s’appuyait sur un logiciel interne vieillissant pour la gestion de ses opérations quotidiennes. Au fil des années, les performances du système s’étaient dégradées, générant des lenteurs, des blocages et une dépendance forte à des processus manuels. La direction du GPA faisait face à un dilemme : continuer à maintenir un système en fin de vie, ou engager une refonte complète pour repartir sur des bases solides et durables.

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Flux de travail transformés

10’000+

Données migrées

Moderniser un outil critique servant des centaines d’utilisateurs sans interrompre les opérations

Initié par la Fédération patronale vaudoise, de la Chambre vaudoise du commerce et de l’industrie et de la Fédération vaudoise des entrepreneurs, rejointe par OrTra Santé Social Vaud, l’Union syndicale vaudoise et la Conférence des délégués à l’économie vaudoise, le GPA est au cœur de la formation professionnelle vaudoise.

Utilisé quotidiennement par des centaines d’utilisateurs, son logiciel de gestion soutient l’accompagnement de milliers d’apprentis tout au long de leur cursus et exige une transition sans failles ni interruption.

Notre refonte a garanti la continuité des opérations, tout en apportant performance, renouveau et évolutivité à l’ensemble de l’écosystème.

Des flux de travails repensés et simplifiés

Le logiciel du GPA ayant été conçu il y a plus de 15 années, l’expérience utilisateur, et à la façon de résoudre ses problèmes, étaient obsolètes. Nos experts en UX design ont repensé les flux de travail et nos équipes ont développé des modules personnalisés entièrement adaptées aux exigeances de travail des collaborateurs du GPA. Résultat : un temps de traitement de l’information réduit, une productivité accrue et un confort d’utilisation renforcé.

TECHNOLOGIES D’AVENIR

Un socle technologique moderne

Le logiciel conçu repose sur une architecture moderne et modulaire, pensée pour s’adapter aux besoins futurs de l’organisation. Grâce à des technologies ouvertes et interopérables, la plateforme peut évoluer sans contrainte, intégrer de nouveaux modules ou s’interfacer avec d’autres systèmes institutionnels. Cette approche garantit une pérennité technologique et une agilité opérationnelle essentielles à la mission du GPA dans les années à venir.

Prévenir les doublons, garantir l’exactitude, accélérer les parcours

Nous avons déployé plusieurs garde-fous à travers le logiciel permettant une gestion des données plus saine : code de vérification à l’inscription et la ré-inscription, contrôles de cohérence des données, détection et prévention des doublons, identifiants uniques, historisation des modifications et droits d’accès par rôle. Résultat : des profils exacts et persistants d’une année à l’autre, une réinscription fluide sans ressaisie inutile, et un référentiel de données sécurisé pour l’ensemble de l’écosystème.

MIGRATION

Migration de données de l’ancien système vers le nouveau, sans interruption

Nous avons conçu un script d’ETL dédié pour migrer des milliers de données réparties dans des dizaines de tables de l’ancien système vers le nouveau, au bon format et au bon endroit. Le processus a combiné mapping de champs, règles de transformation, contrôles d’intégrité, et détection des incohérences/doublons, avec journalisation et reprise sur incident. Réalisée en fenêtre de bascule et précédée de dry-runs et de tests de charge, la migration s’est effectuée sans interrompre les opérations, garantissant continuité, exactitude et traçabilité.

Une base apprentis centralisée et une gestion simplifiée entre chaque pôle

Nous avons unifié les données des apprentis issues des pôles AppApp (appui aux apprentis) et CoachApp (coaching apprentis) afin d’offrir une vue unique, claire et ergonomique. Les informations réparties ou partagées entre les deux environnements sont centralisées dans un référentiel commun, garantissant cohérence et fiabilité. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder rapidement au profil complet d’un apprenti et l’inscrire en un clic dans le bon dispositif selon ses besoins, pour une gestion fluide et sans redondance.

EXTENSIBILITÉ

Une solution flexible évolue avec l’organisation

Les besoins d’une organisation ne cessent d’évoluer au cours du temps. Il est donc important de développer des outils flexibles réellement capables d’évoluer en continue. C’est pourquoi nous avons construit le logiciel du GPA sur une architecture API-first, souple et évolutive qui permet d’effectuer des améliorations sans contraintes et pour un coût moindre.

Un suivi facilité et des statistiques plus complètes

Le nouveau système offre une vision globale et actualisée de l’activité : suivi des apprentis, des groupes, des répétiteurs et des conseillers en temps réel. Des tableaux de bord dynamiques et des indicateurs consolidés permettent désormais d’analyser les parcours, d’évaluer l’efficacité des dispositifs et de piloter plus finement les actions d’appui et de coaching à l’échelle du canton et ce pour chaque collaborateur.

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