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Résumé – Pour sécuriser votre croissance, maîtriser vos cycles de vente et optimiser vos revenus tout en garantissant interopérabilité ERP, workflows flexibles et réversibilité, un cahier des charges sur-mesure est indispensable. Il définit les modules CRM-CPQ-Order-to-Cash (multi-entités, scoring, catalogues, tarification complexe, automatisation devis-facture-recouvrement), un modèle de données unifié, des intégrations ERP, e-facturation suisse, e-commerce et EDI, une mobilité offline, la conformité LPD/RGPD et une architecture API-first microservices. Solution : cahier des charges exhaustif, briques open source et priorité API-first pour un SI agile, évolutif et sans vendor-lock-in.
Mettre en place un logiciel de gestion commerciale complet et évolutif est un défi stratégique pour toute entreprise cherchant à maîtriser ses cycles de vente et à optimiser ses revenus. Un cahier des charges bien construit fera toute la différence pour aligner vos processus (prospection, CPQ, commande, livraison, facturation, recouvrement) sur vos ambitions de croissance.
Il garantit l’interopérabilité avec votre ERP, la flexibilité des workflows et la possibilité de changer de prestataire sans bloquer vos données. Adopter une approche API-first et privilégier des briques open source, tout en ciblant du sur-mesure sur les avantages métiers critiques, vous permet de répondre à des schémas de pricing complexes et de sécuriser vos objectifs à long terme.
Définir le périmètre fonctionnel et le modèle de données
Une définition claire des modules CRM, CPQ et Order Management pose les bases de votre SI commercial. Un modèle de données adapté garantit cohérence, traçabilité et adaptation aux complexités B2B et B2C.
CRM : gestion des comptes, contacts et opportunités
Le module CRM centralise les informations sur les comptes multi-entités, les adresses fiscales et les contacts. Chaque interaction commerciale, appel, visite ou échange par e-mail doit être historisée pour alimenter le scoring et guider les relances.
Un modèle de données flexible permet de gérer plusieurs niveaux hiérarchiques entre sociétés et filiales, tout en prenant en compte les spécificités fiscales par canton en Suisse. En intégrant dès le départ des tables dédiées aux conditions commerciales et aux listes de prix par segment, vous facilitez la génération automatique de devis.
Exemple : une PME industrielle a standardisé la gestion de 1 200 comptes clients et de leurs contrats cadres, évitant les doublons et optimisant la segmentation. Cette mise en place a démontré qu’un référentiel unique réduit de 30 % le temps de consolidation des données mensuelles et améliore la qualité des prévisions de ventes.
CPQ : catalogue, bundles, règles de remises et approbations
Le module CPQ organise le catalogue produits avec ses variantes, bundles et options. Il doit intégrer des règles complexes telles que paliers de volume, remises client-spécifiques ou canaux de vente différenciés. Un workflow d’approbation hiérarchique sécurise les dérogations de pricing et garantit un contrôle conforme aux politiques internes.
La traçabilité est essentielle : chaque devis conserve un historique des versions, des conditions appliquées et des approbations. Le système doit pouvoir recalculer un devis à partir d’un état antérieur, pour suivre l’évolution des marges cibles et éviter toute ambiguïté lors des audits internes.
Pour soutenir ces fonctionnalités, un data model enrichi avec des entités « Contrat », « Renouvellement » et « SLA » assure la cohérence sur tout le cycle de vie des offres, depuis la simulation jusqu’à la facturation récurrente.
Modèle de données : entités, listes de prix et contrats
Le schéma de données doit inclure des tables pour les adresses, les incoterms, la fiscalité par localisation et les barèmes de TVA. Les listes de prix segmentées (par secteur, canal ou volume) sont liées à des entités « Conditions commerciales » afin de piloter les règles de négociation automatiquement.
Les contrats cadres entrés dans le système avec leurs dates de début, leurs durées et leurs clauses de renouvellement génèrent des échéances de renouvellement automatiques. L’ensemble alimente le reporting en montant ARPU, churn potentiel et DSO projeté, directement depuis les données transactionnelles.
La modélisation s’appuie sur des relations 1-n et n-n pour garantir l’évolutivité et anticiper de nouveaux objets métiers. Cette architecture de données est la fondation pour toutes les automatisations à venir.
Structurer le pricing, le CPQ et les intégrations clés
Le choix de règles de pricing flexibles et d’un CPQ robuste est décisif pour gérer des offres B2B à tarification complexe. Les intégrations avec l’ERP, la facturation suisse et les plateformes e-commerce assurent un flux de données continu.
Règles de pricing avancées et traçabilité
Les règles de prix doivent couvrir paliers de volume, prix client-spécifique et canaux distincts (vente directe, revendeurs, marketplaces). Chaque règle est paramétrée avec des marges cibles et un échéancier de validation interne pour sécuriser l’octroi des remises.
Le CPQ trace chaque modification de grille tarifaire et conserve l’historique des approbations. La disponibilité d’un journal d’audit garantit la conformité aux exigences de contrôle interne et facilite l’analyse des écarts de marge lors de rapports trimestriels.
En s’appuyant sur une table de pricing centralisée, le système peut générer automatiquement des devis multidevises, en appliquant les taux de change et en assurant la cohérence des prix pour les filiales à l’étranger.
Intégrations financières et e-facturation suisse
L’interfaçage avec l’ERP-finance permet d’automatiser la création des factures et la synchronisation des écritures comptables. Les formats ISO 20022 et QR-facture sont pris en charge nativement pour répondre aux normes suisses et limiter les saisies manuelles.
Pour les envois électroniques, le support d’eBill et PEPPOL ouvre la porte aux grands comptes publics et privés. L’export automatique des journaux de vente vers le service de recouvrement ou vers un outil BI assure un suivi du DSO et des litiges.
Ce périmètre d’intégrations minimise les erreurs de saisie et accélère les clôtures mensuelles, tout en facilitant les audits externes grâce à un flux transparent entre facturation et comptabilité.
Connecteurs e-commerce et EDI/marketplaces
Le SI de gestion commerciale doit se connecter aux passerelles e-commerce B2B via API REST ou webhooks, pour récupérer commandes et statuts de livraison en temps réel. Les canaux EDI et les marketplaces intègrent les commandes et transmettent les statuts logistiques sans rupture.
L’échange de données EDI s’appuie sur des mappings configurables pour s’adapter aux différents standards des transporteurs et des places de marché, garantissant la mise à jour automatique des stocks et des statuts de commande.
Exemple : un grossiste suisse a mis en place un lien direct entre sa plateforme e-commerce et plusieurs transporteurs, réduisant de 40 % les réclamations liées aux statuts de livraison et améliorant le délai moyen de traitement des commandes.
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Orchestrer le processus Order-to-Cash et l’omnicanal
Une orchestration fluide du cycle devis-facture-recouvrement optimise la trésorerie et la satisfaction client. Un accès omnicanal et mobile renforce l’agilité des ventes sur le terrain et en self-service.
Processus devis à encaissement
Le workflow Order-to-Cash commence par la création de devis dans le CPQ, validé puis converti en commande. La logistique déclenche ensuite la préparation et la livraison, tandis que le module de facturation génère automatiquement les avoirs ou factures selon les termes contractuels.
La gestion des délais, pénalités de retard et backorders doit être paramétrable afin de refléter les conditions commerciales négociées. Le suivi du chemin critique, depuis l’approbation jusqu’à l’échéance de paiement, alimente le reporting sur le DSO pour piloter la trésorerie.
Enfin, le module de recouvrement envoie des relances automatiques et escalade les litiges vers un service dédié, en documentant chaque action pour maintenir un historique précis en cas de contentieux.
Exemple : une entreprise suisse de composants électroniques a réduit son DSO de 15 jours en automatisant les relances et en centralisant les litiges dans un tableau de bord unique, démontrant l’impact direct sur la trésorerie.
Omnicanal et portail client B2B
Un portail self-service permet aux clients de consulter leurs devis, passer des commandes, suivre les livraisons et télécharger leurs factures. Cette plateforme web, responsive et sécurisée, offre une expérience client homogène quel que soit le canal.
Les données du portail sont synchronisées en temps réel avec le CRM et l’ERP, garantissant la cohérence des stocks, des prix et des délais de livraison affichés. Les clients peuvent également gérer leurs informations et télécharger des rapports de performance.
Cette configuration omnicanal améliore la satisfaction et réduit les tickets de support, tout en libérant les équipes ADV de tâches récurrentes de saisie.
Mobilité terrain et mode offline
Pour les forces de vente sur le terrain, une application mobile avec fonction offline permet de créer et de consulter des devis, même sans réseau. Les données se synchronisent automatiquement dès le retour en ligne, assurant la continuité des opérations.
L’interface mobile adapte les écrans aux contraintes d’usage (tablette ou smartphone) et propose un accès rapide aux historiques client, aux catalogues produits et aux conditions tarifaires négociées.
La possibilité de signer électroniquement les devis sur tablette accélère la conversion et consolide la traçabilité, renforçant la confiance entre le commercial et le client.
Garantir sécurité, architecture API-first et réversibilité
La conformité LPD/RGPD, un contrôle d’accès granulaire et le chiffrement protègent vos données sensibles. Une architecture open source et API-first assure flexibilité, extensibilité et sortie sans vendor-lock-in.
Conformité LPD/RGPD et gestion des accès
La nouvelle LPD suisse et le RGPD imposent des règles strictes de protection des données personnelles. L’intégration de journaux d’audit, la conservation des logs de connexion et la gestion des consentements sont indispensables pour répondre aux obligations légales.
Le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et les attributs (ABAC) limite les droits selon les fonctions (sales, ADV, finance) et sécurise l’accès aux données sensibles. Les mécanismes SSO (SAML, OIDC) facilitent l’authentification centralisée.
Le chiffrement des données au repos et en transit, hébergé en Suisse ou sur un cloud souverain, renforce la confiance et garantit un haut niveau de sécurité pour vos opérations commerciales.
Architecture open source, micro-services et API
Une approche API-first, combinée à des micro-services, découple les fonctionnalités pour favoriser l’évolutivité. Les services exposent des endpoints REST ou GraphQL documentés, permettant des intégrations agiles avec des briques PIM, TMS ou BI, et soutenus par open source.
L’utilisation de formats ouverts (CSV, JSON, Parquet) pour l’export et l’import de données facilite les transferts et garantit la pérennité de l’information sans dépendre d’un fournisseur unique.
Ce modèle modulaire réduit les temps de développement et permet de remplacer ou d’ajouter des composants selon l’évolution des besoins métiers.
Propriété des données et clauses de réversibilité
Une clause contractuelle garantit l’export des données et du code spécifique sans frais, assurant la maîtrise totale du patrimoine applicatif. Votre entreprise reste propriétaire de ses schémas de données et des développements sur-mesure réalisés.
En cas de changement de prestataire, la réversibilité s’effectue via des exports complets et la documentation API, limitant les risques et les coûts de migration. Cette stratégie anti-vendor-lock-in sécurise votre SI face à toute évolution de marché.
En adoptant cette architecture, chaque évolution ou intégration future s’appuie sur un socle ouvert, stable et maîtrisé.
Cadrez votre SI de gestion commerciale pour booster votre croissance
Cahier des charges exhaustif, couvrant CRM, CPQ, Order-to-Cash, intégrations et sécurité, est la clé pour construire un SI de gestion commerciale agile et pérenne. La définition précise du périmètre, un pricing modulable, l’orchestration fluide du processus de vente et une architecture API-first garantissent l’alignement avec votre stratégie de revenus.
Quel que soit votre secteur ou votre taille, nos experts sont à vos côtés pour traduire ces principes en solutions concrètes, adaptées à vos enjeux et sans vendor-lock-in. Ensemble, sécurisons votre performance commerciale et pérennisons votre système d’information.
