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Résumé – En sous-estimant les workflows, les entreprises s’exposent à des silos, des doublons, des résistances organisationnelles et un pilotage à l’aveugle. La modélisation end-to-end, le process mining pour révéler les écarts, le redesign centré sur la valeur, la priorisation des goulets et l’instauration de process owners et de KPIs de flux sont essentiels pour aligner l’opérationnel sur la stratégie.
Solution : architecturer vos workflows via un audit ciblé → process mining → redéfinition modulaire de la chaîne de valeur → gouvernance continue et itérative.
Dans de nombreuses entreprises, la digitalisation se concentre sur les outils, les organigrammes ou les stratégies, sans jamais questionner les processus qui rythment le travail quotidien. Pourtant, ce sont les workflows – souvent implicites, hérités ou dispersés – qui relient l’ambition stratégique à la réalité opérationnelle. Ignorer leur importance conduit à des ruptures entre équipes, des redondances, des résistances et un pilotage aveugle.
Pour réussir, il faut adopter une vision end-to-end, architecturer les processus autour de la valeur créée, définir des propriétaires clairs, instaurer une gouvernance continue et mesurer les flux. Seule une refonte intelligente des workflows rend la transformation réelle, durable et capable d’évoluer en continu.
Les risques des workflows implicites
Lorsque les processus restent non formalisés ou hérités, la transformation stagne malgré les nouvelles technologies. L’absence de visibilité sur les workflows crée des silos, des doublons et des points de friction invisibles aux décideurs.
Processus dispersés et hérités
Dans de nombreuses organisations, les workflows se construisent au fil des réorganisations, sans jamais être documentés. Les équipes adaptent chaque étape selon leurs bonnes pratiques, sans cohérence globale ni alignement stratégique.
Cette dispersion génère une perte de temps et un manque de clarté : chaque service possède sa version d’un même processus, ce qui rend les changements difficiles à piloter et à aligner.
Les héritages d’anciennes solutions ou de pratiques sectorielles non mises à jour compliquent encore la mise en place d’outils unifiés. Le dangers du manque de documentation technique au sein de votre SI freine la montée en compétences et la montée en charge des équipes.
Double travail et ruptures entre équipes
Sans une cartographie claire, certaines tâches sont exécutées plusieurs fois ou prennent des chemins de contournement non optimisés. Chacun recopie, reformule ou interfère avec le travail d’un autre, entraînant de la frustration et de l’inefficacité.
Une grande entreprise suisse du secteur de la logistique a découvert lors d’un audit que deux départements capturent chacun des données identiques pour des rapports différents, doublant les coûts de saisie et prolongeant le cycle de reporting de 30 %. Cet exemple montre comment l’absence de transparence sur les processus engendre des efforts superflus et retarde les prises de décision.
Le résultat : des délais allongés, un risque d’erreur accru et un désengagement des collaborateurs qui peinent à comprendre la valeur de leur contribution réelle.
Résistances et absence de standardisation
Les processus informels laissent place aux pratiques personnelles et aux préférences individuelles. Chacun défend ses habitudes, ce qui rend la transition vers des workflows unifiés difficile à faire accepter.
En l’absence de standards éprouvés, les initiatives de digitalisation s’appuient souvent sur des pilotes isolés. Quand l’heure de l’industrialisation arrive, les divergences techniques et organisationnelles font rebondir les projets.
Le manque de lignes directrices sur les pratiques de collaboration et de partage d’information conduit à des arbitrages coûteux et des retours en arrière, sapant la confiance dans toute démarche de transformation.
Construire une architecture de processus end-to-end alignée sur la valeur
Repenser les workflows ne se limite pas à leur documentation : il s’agit de modéliser les flux réels, d’identifier les gaspillages et de redessiner les chaînes de valeur. L’architecture de processus doit suivre la création de valeur, pas l’inverse.
Cartographier les workflows réels via le process mining
Le process mining offre une photographie objective des parcours réels, en exploitant les traces laissées par les systèmes d’information. Les écarts entre le process idéal et le process réel apparaissent clairement, révélant les contournements non documentés.
Cette approche permet de prioriser les chantiers de redesign en se basant sur les volumes, les délais et les erreurs grâce au guide de la roadmap digitale.
Un industriel de taille moyenne a utilisé le process mining pour analyser son cycle de validation de commandes. L’étude a mis en évidence des boucles de resoumission qui rallongeaient de 40 % le temps de traitement. Cet exemple montre comment la data peut guider les arbitrages et concentrer les ressources sur les maillons les plus critiques.
Définir des chaînes de valeur repensées
Au lieu de transposer mécaniquement les workflows existants, il faut reconstruire les chaînes de valeur autour des objectifs métiers et des attentes clients. Chaque étape doit être pensée pour maximiser l’utilité et minimiser les transitions.
Le redesign se nourrit des insights opérationnels, des besoins utilisateurs et des bonnes pratiques sectorielles pour formuler un blueprint de processus end-to-end, modulable et évolutif.
Cette démarche contextuelle garantit que l’architecture de processus reste alignée avec l’évolution de la stratégie d’entreprise et les priorités opérationnelles.
Prioriser les points de friction et les goulots
Tous les processus ne se valent pas : certains dysfonctionnements pèsent plus lourd sur la satisfaction client, le coût ou la réactivité. La cartographie doit intégrer des métriques telles que le temps de traversée, le taux d’erreur ou le coût unitaire.
En ciblant les zones de goulet d’étranglement et en mesurant leur impact financier ou opérationnel, les organisations peuvent concentrer les efforts de redesign sur des quick wins à fort effet levier.
Cette priorisation, associée à une feuille de route claire, favorise l’adhésion des sponsors et assure une montée en puissance progressive et maîtrisée de la transformation.
Edana : partenaire digital stratégique en Suisse
Nous accompagnons les entreprises et les organisations dans leur transformation digitale
Instaurer des rôles et une gouvernance centrée sur les processus
La clarté des responsabilités et la régularité des instances de pilotage sont indispensables pour ancrer les workflows dans le temps. Sans process owners et rituels, tout redeviendra flou dès que la nouveauté s’estompe.
Process owners et responsabilités explicites
Chaque workflow doit avoir un propriétaire, un process owner ou Chief Digital Officer, responsable de sa performance et de son évolution. Ce rôle transversal garantit la cohérence entre les équipes et évite que le pilotage ne se dilue dans les silos.
Le process owner assure la mise à jour des procédures, anime les retours d’expérience et valide les demandes de modification selon un cadre prédéfini.
Cette responsabilité formelle renforce l’engagement, sécurise les arbitrages et crée un point d’entrée unique pour toute sollicitation liée au processus.
Gouvernance continue et rituels transverses
Au-delà de la phase de lancement, il est crucial de structurer des comités de pilotage périodiques, réunissant DSI, métiers et finance. Ces instances évaluent les indicateurs clés, valident les chantiers et ajustent la feuille de route.
Les ateliers de revue de processus, animés par les process owners, favorisent la collaboration et la capitalisation des bonnes pratiques.
Mesures et KPIs orientés flux
Pour piloter les workflows, il faut des indicateurs de flux (délai, taux d’erreur, coût par transaction) plutôt que des métriques fonctionnelles ou projets.
Ces KPIs doivent être accessibles en temps quasi réel et remontés automatiquement depuis les systèmes d’information pour assurer une réactivité optimale.
Le suivi continu de ces KPI permet de détecter rapidement les dérives et d’engager des actions correctives avant que les blocages ne s’institutionnalisent.
Redesign des workflows : au-delà de la simple digitalisation
Transposer un processus papier ou manuel dans un outil numérique sans le repenser crée une digitalisation inefficace. L’innovation naît du redesign, pas du copier-coller technologique.
Identifier et éliminer les gaspillages
Le Lean appliqué aux processus consiste à supprimer toute activité qui n’ajoute pas de valeur : déplacements de documents, resaisies, validations redondantes ou attentes inutiles.
En intégrant cette démarche dès la conception, on réduit significativement les temps morts et on améliore la fluidité globale des workflows.
Une entreprise suisse de transport a revu son processus de facturation en éliminant trois points de validation manuelle et en automatisant l’envoi des factures. Ce redesign a réduit de moitié le cycle de facturation et amélioré le cash flow.
Tester et itérer les nouveaux processus
Avant de généraliser une nouvelle chaîne, il est recommandé de piloter un pilote à échelle réduite.
Cette approche itérative limite les risques d’adoption et favorise une montée en maturité progressive des équipes grâce à des méthodes Agile avancées.
Les ajustements réalisés après les premières phases de test garantissent une expérience fluide et adaptée au contexte réel des utilisateurs finaux.
Intégrer le redesign dans la culture et les compétences
Le redesign continu des workflows doit devenir un réflexe, soutenu par la formation et l’accompagnement au changement. Les équipes doivent comprendre la logique d’optimisation et savoir utiliser les outils de modélisation.
La montée en compétence sur le BPMN, le process mining ou les techniques Lean est un investissement qui se diffuse ensuite dans tous les projets de transformation.
Ainsi, l’organisation acquiert une agilité durable pour faire évoluer ses processus en fonction des besoins et des opportunités.
Faites de vos workflows un levier de transformation continue
Repenser vos processus end-to-end, définir des rôles explicites, instaurer une gouvernance de flux et intégrer le redesign itératif sont les étapes clés pour rendre la transformation digitale tangible et pérenne. En alignant chaque workflow sur la création de valeur, vous éliminez les gaspillages, renforcez la collaboration et accélérez les décisions.
Qu’il s’agisse de CIO, CTO, responsables transformation ou de la direction générale, l’enjeu est commun : ancrer les workflows dans la stratégie, l’organisation et la culture pour créer un avantage compétitif durable. Nos experts Edana vous accompagnent pour cartographier, repenser et piloter vos processus, du diagnostic à l’industrialisation.
