Lectures: 6
Résumé – Face à la montée des volumes administratifs et aux exigences de fiabilité et conformité RGPD/LPD, la RPA RH automatise le tri de CV, la saisie, la paie, le reporting et l’onboarding avec rapidité, traçabilité et taux d’erreur quasi nul tout en libérant du temps pour l’accompagnement humain. S’appuyant sur un studio de design, un orchestrateur central et des robots modulaires déployables en mode cloud ou on-premise, elle s’intègre aux SIRH existants et assure une gouvernance unifiée et une évolutivité des processus.
Solution : adopter un pilote ciblé, cartographier les processus clés, former et impliquer les RH, piloter avec des KPIs (transactions automatisées, temps, taux d’erreur) pour une montée en charge maîtrisée sans déshumanisation.
Dans un univers RH en quête d’efficacité, la RPA (Robotic Process Automation) s’impose comme un levier de digitalisation des processus administratifs et opérationnels. Elle permet d’automatiser des tâches répétitives (tri de CV, saisie de données, reporting, paie, conformité), tout en assurant fiabilité et rapidité d’exécution.
Toutefois, la robotisation n’a de sens que si elle préserve l’humain au cœur du fonctionnement RH et libère du temps pour le conseil, l’engagement et le développement des collaborateurs. Dans cet article, découvrez comment déployer une RPA responsable et humaniste, avec des cas d’usage concrets, des plateformes éprouvées et des bonnes pratiques tirées de retours d’expérience suisses.
Comprendre la RPA appliquée aux ressources humaines
La RPA en RH repose sur des bots logiciels configurés pour automatiser des processus structurés et répétitifs. Elle conserve une traçabilité totale et réduit significativement les erreurs humaines.
À la différence d’une intelligence artificielle généralisée, la RPA s’appuie sur des scripts préconfigurés capables d’interagir avec des interfaces existantes, de manipuler des documents et de respecter des règles métier strictes. Les robots exécutent des séquences d’actions identiques à celles d’un collaborateur, sans fatigue ni oubli.
En ressources humaines, cette approche offre des gains de performance sur la saisie de données, le suivi des indicateurs, la génération de rapports et le respect des obligations réglementaires (RGPD, LPD). Les équipes RH peuvent ainsi se concentrer sur l’accompagnement, l’expérience employé et l’analyse stratégique, notamment via leur SIRH.
Définition et principes de la RPA RH
La RPA RH combine des « robots » logiciels, un orchestrateur central et un studio de design de processus. Le studio permet de modéliser chaque étape du processus RH : extraction d’un mail, lecture d’un formulaire, mise à jour d’un fichier Excel ou d’un SIRH.
Les robots peuvent être disposés sur des postes virtuels ou serveurs dédiés, et pilotés par un orchestrateur qui gère la planification, la répartition des tâches et la montée en charge. L’éditeur conserve l’historique des exécutions, les logs et les indicateurs de performance.
Cette architecture modulaire garantit un déploiement progressif, l’ajout de nouveaux bots selon l’évolution des besoins et une gouvernance centralisée. Les incidents sont traçables, et le contrôle de conformité est facilité par des rapports automatiques.
Architecture et composants techniques
Au cœur de la solution RPA se trouve le studio de développement, où les équipes IT et RH définissent les flux d’automatisation. Chaque flux combine des actions de capture d’écran, de lecture de données structurées, d’écriture et de validation métier.
L’orchestrateur central joue le rôle de chef d’orchestre, distribuant les tâches aux différents robots et garantissant la résilience. Il gère les files d’attente, les priorités et la montée en puissance des traitements lors des pics d’activité.
Enfin, la couche d’administration permet de paramétrer les accès, de surveiller les exécutions en temps réel et d’assurer la sécurité des données. En s’appuyant sur des architectures cloud ou on-premise, la RPA peut être intégrée à des environnements soumis à des normes strictes (ISO 27001, GDPR).
Exemples de tâches automatisées
La RPA RH prend en charge le tri des candidatures, l’intégration des nouveaux arrivants, la saisie de feuilles de temps, l’émission de bulletins de paie, la génération de rapports et le suivi de conformité. Les flux sont reproduits à l’identique et contrôlés par un référentiel unique.
Par exemple, une banque a automatisé le tri de candidatures sur son SIRH, appliqué des filtres de mots-clés et classé les profils en fonction des compétences. Le processus, auparavant réalisé en deux jours, s’exécute désormais en quelques heures, avec un taux d’erreur proche de zéro.
Cet exemple démontre que la RPA peut non seulement accélérer les cycles de recrutement, mais aussi fiabiliser la présélection avant l’intervention du recruteur, garantissant une meilleure expérience pour le candidat et pour l’équipe RH.
Cas d’usage concrets de la RPA en RH
L’automatisation robotisée couvre un spectre large de processus RH, du recrutement au départ des collaborateurs. Dix scénarios clés concrétisent la valeur opérationnelle de la RPA.
Les domaines d’application les plus courants incluent le recrutement, l’onboarding, la gestion des absences, la paie, la mise à jour des dossiers, le reporting, le suivi de la formation, l’offboarding et la conformité LPD et GDPR. Chaque cas d’usage peut être déployé indépendamment pour des gains rapides.
En automatisant ces processus, les organisations réduisent les délais de traitement, diminuent les erreurs et se dotent d’un pilotage en temps réel, essentiel pour anticiper les besoins métiers et financiers.
Processus de recrutement et tri des candidatures
Dans le processus de recrutement, la RPA prend en charge la collecte et le tri des CV, l’envoi d’e-mails de confirmation et la programmation d’entretiens. Chaque robot identifie les candidats correspondant à un profil, extrait automatiquement les données clés (expérience, compétences, localisation) et les saisit dans le SIRH.
La présélection automatisée permet de diffuser en un clic les profils retenus aux managers, avec un rapport détaillé sur les écarts de compétences et les correspondances métiers. Le recruteur se concentre sur l’entretien et l’évaluation humaine.
Le sourcing peut également être partiellement pris en charge : un robot publie les annonces sur plusieurs jobboards, récupère les nouvelles candidatures et alerte les équipes sur les indicateurs de performance (taux de réponse, temps moyen de traitement).
Onboarding, gestion des congés, paie et mise à jour des dossiers
Pour l’onboarding, la RPA remplit automatiquement les formulaires d’embauche, crée les comptes utilisateurs et déclenche les workflows de validation en interne. Les droits d’accès sont attribués, les badges sont commandés et les welcome packs sont générés sans intervention manuelle.
La gestion des congés et des absences est accélérée grâce à un robot qui collecte les demandes sur le self-service RH, vérifie l’éligibilité, met à jour le planning et informe les managers. Les erreurs de saisie sont ainsi supprimées.
La paie bénéficie également de la robotisation : le calcul des heures complémentaires, la vérification des variables de paie et la génération des bulletins sont réalisés en mode batch avec validation finale par un expert. Chaque élément est tracé pour la conformité.
Reporting RH, suivi de la formation, conformité LPD/GDPR et offboarding
La RPA génère des reportings automatisés : indicateurs de turnover, taux d’absentéisme, coûts de formation, évaluations de performance. Les données sont extraites des systèmes et consolidées dans des tableaux de bord interactifs.
Le suivi des formations est pris en charge par un bot qui relance les collaborateurs, met à jour les feuilles de présence et calcule les budgets consommés par session. Les responsables formation disposent ainsi d’une vision instantanée.
En matière de conformité, un robot vérifie les durées légales de conservation des dossiers, archive les documents sensibles et purges automatiquement les données expirées selon la LPD et le RGPD. L’offboarding est orchestré de bout en bout : désactivation des comptes, restitution du matériel et clôture des habilitations.
Edana : partenaire digital stratégique en Suisse
Nous accompagnons les entreprises et les organisations dans leur transformation digitale
Plateformes leaders et avantages selon la taille des organisations
Plusieurs offres dominent le marché RPA, alliant robustesse, modularité et communauté active. Les PME comme les grands groupes y trouvent des arguments adaptés à leurs enjeux.
UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism et Microsoft Power Automate se distinguent par leur maturité, leur écosystème de connecteurs et leur capacité à s’intégrer à des environnements hybrides. Chacune propose des licences flexibles et des modèles SaaS ou on-premise.
Le choix de la plateforme doit se faire au regard de la volumétrie de processus, du niveau d’intégration aux applicatifs existants, de la gouvernance souhaitée et de la stratégie long terme, notamment pour éviter le vendor lock-in.
UiPath et automatisation modulaire
UiPath est plébiscité pour son studio graphique intuitif, ses centaines de connecteurs prêts à l’emploi et son orchestrateur puissant. La communauté active propose des workflows open source, accélérant les premiers déploiements.
La modularité de UiPath permet de fractionner les processus en micro-flows réutilisables, optimisant l’entretien et la montée en charge. Les bots peuvent être provisionnés à la demande selon des calendriers ou des triggers métiers.
Par exemple, une entreprise de e-commerce a intégré UiPath pour automatiser la collecte des retours clients, passant d’un délai de traitement de cinq jours à un cycle de quatre heures. Cette évolution a démontré la flexibilité et la performance de la plateforme, tout en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Automation Anywhere et bots adaptatifs
Automation Anywhere propose une approche basée sur des bots « intelligents », capables d’enrichir les données extraites à l’aide de modules IA (OCR, NLP). La solution inclut une place de marché de bots prêts à l’emploi.
Les bots adaptatifs s’ajustent automatiquement aux changements mineurs d’interface, réduisant la maintenance. Un studio low-code facilite la participation des métiers dans la conception des scripts.
La tarification basée sur le nombre de bots concurrents offre une visibilité claire des coûts, particulièrement adaptée aux entreprises qui souhaitent progressivement monter en puissance sur leurs processus RH.
Blue Prism et Microsoft Power Automate pour l’agilité
Blue Prism, avec son approche code-free enterprise, met l’accent sur la sécurité et la gouvernance centralisée. Les développeurs IT conçoivent des « Digital Workers » réutilisables selon un catalogue de services internes.
Microsoft Power Automate, quant à lui, s’intègre parfaitement à l’écosystème Office 365 et Dynamics 365, offrant un point d’entrée naturel pour les organisations déjà investies dans le cloud Microsoft. Les flux peuvent être déclenchés depuis Teams, SharePoint ou Outlook.
La montée en puissance de Power Automate Desktop permet aux équipes RH de prototyper leurs propres automatisations en autonomie, tout en garantissant un transfert facile vers l’environnement cloud pour un pilotage global.
Bonnes pratiques pour une RPA humaniste et durable
Un déploiement réussi repose sur une approche progressive, la collaboration entre IT et RH, et un pilotage orienté performance métier. Le facteur humain reste central.
Commencer petit et cartographier les processus
La première étape consiste à identifier les tâches à faible valeur ajoutée et à fort volume, telles que la saisie de variables de paie ou le traitement des demandes de congés. Un atelier de cartographie permet de visualiser chaque activité et ses interactions.
En isolant un périmètre restreint, on peut déployer un robot pilote, mesurer rapidement les gains et ajuster le périmètre avant de passer à l’échelle. Cette stratégie réduit les risques et mobilise moins de ressources projet.
La cartographie sert aussi de référence pour la documentation et la maintenance future. Elle facilite la montée en compétences des équipes et garantit la cohérence des processus automatisés.
Impliquer et former vos équipes RH
L’adhésion passe par la co-construction : inviter les responsables RH et opérationnels à participer aux ateliers de design et de test, recueillir leurs feedbacks et faire évoluer les scripts en continu.
Une formation dédiée permet de transférer les compétences de base (design de flux simples, gestion des exceptions, surveillance des robots) aux référents métiers, donnant ainsi la possibilité de prototyper de nouvelles automatisations.
La communication autour des résultats (temps gagné, taux d’erreur réduit, satisfaction collaborateurs) renforce la confiance et favorise l’appropriation. Les RH deviennent acteurs de la transformation numérique.
Piloter le changement et mesurer les résultats
La mise en place d’indicateurs clés (nombre de transactions automatisées, temps moyen de traitement, taux d’erreur, ROI opérationnel) permet de suivre la performance et d’arbitrer les prochains chantiers.
Un comité de pilotage transverse (DSI, RH, métiers) se réunit régulièrement pour revoir les priorités, valider les extensions et gérer les exceptions. Le governance model clarifie les rôles et responsabilités.
Enfin, un plan de support et de maintenance assure la pérennité : mise à jour des bots lors des évolutions applicatives, veille sur les nouvelles fonctionnalités des plateformes et accompagnement au changement pour les futurs projets.
Libérez le potentiel humain grâce à une RPA responsable
La robotisation des processus RH délivre rapidité, fiabilité et conformité tout en maintenant l’humain au cœur de l’organisation. En automatisant les tâches répétitives, elle permet aux équipes RH de se consacrer à l’engagement, au développement et à la culture d’entreprise.
Pour réussir, adoptez une démarche progressive : cartographiez vos processus, choisissez la plateforme adaptée, impliquez vos équipes et pilotez vos indicateurs. Cette approche garantit une RPA durable et alignée avec vos objectifs stratégiques.
Nos experts en transformation digitale et en automatisation sont prêts à vous accompagner dans la définition de votre feuille de route RPA, le choix des technologies et le pilotage du changement, afin de maximiser l’impact business et humain.
