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Résumé – Pour automatiser vos processus Finance et RH tout en garantissant conformité suisse et souveraineté des données, le cahier des charges doit couvrir la comptabilité générale, les rapprochements ISO 20022, la trésorerie, la budgétisation rolling forecast, le reporting IFRS/SWISS GAAP FER, la paie certifiée et la gestion des talents. Une architecture API-first, modulaire et open source (REST/GraphQL, webhooks, SCIM, SSO/OIDC) assure interopérabilité avec banques, eBill, QR-facture et outils BI tout en garantissant sécurité LPD/RGPD (RBAC/ABAC, chiffrement). Solution : formaliser un runbook d’exploitation, des livrables et des clauses d’export/escrow pour une réversibilité sans lock-in et un TCO maîtrisé.
Mettre en place un ERP Finance & RH en Suisse exige un cadre précis pour automatiser les processus, garantir la conformité aux normes locales et rester maître de ses données. Au-delà de la simple liste de fonctionnalités, le cahier des charges doit sécuriser l’interopérabilité avec les banques, la paie et la facturation électronique, tout en prévoyant une réversibilité sans dépendance excessive à un éditeur.
En misant sur une architecture API-first et des briques open source enrichies de développements sur mesure, on optimise le TCO et on conserve la maîtrise du système à long terme. Voici les points clés à intégrer pour cadrer un projet robuste et évolutif.
Périmètre fonctionnel finance comptabilité ERP
Le module Finance doit couvrir la comptabilité générale, les comptes fournisseurs et clients, la trésorerie ainsi que les immobilisations et les prévisions budgétaires. Il doit être conçu pour automatiser les rapprochements bancaires ISO 20022, simplifier les clôtures et offrir une traçabilité totale pour l’audit.
Comptabilité générale, comptes fournisseurs et clients
La base de tout ERP Finance repose sur une comptabilité générale automatisée, permettant de centraliser les écritures, d’assurer le lettrage et de générer les états financiers requis. Pour structurer votre projet, consultez notre guide pour rédiger un cahier des charges logiciel.
Chaque écriture doit conserver un historique exhaustif, avec un horodatage et une référence claire vers le document source. La génération de journaux, la consolidation inter-sociétés et le calcul automatique des écarts de change contribuent à fiabiliser les états financiers.
La flexibilité pour configurer des plans comptables multi-entités et multi-devises est essentielle pour les PME – ETI suisses actives à l’international. Un moteur de règles paramétrables permet de gérer les particularités fiscales locales et de simplifier les déclarations périodiques.
Exemple : Une PME industrielle en Suisse a automatisé la validation des factures fournisseurs et l’export vers son ERP, réduisant de 70 % le temps passé aux contrôles manuels. Ce cas montre comment l’intégration native des workflows peut fiabiliser les écritures et accélérer la clôture mensuelle.
Trésorerie et rapprochements bancaires
La gestion de la trésorerie doit combiner prévisions et suivi en temps réel des soldes bancaires. Une interface ISO 20022 avec le module bancaire permet d’importer automatiquement les relevés, d’identifier les écarts et de suggérer des rapprochements.
Les prévisions de trésorerie reposent sur la consolidation des flux entrants et sortants : factures émises, échéances fournisseurs, salaires, acomptes d’impôts, etc. Un tableau de bord dédié affiche les soldes prévus et réels, avec des alertes configurables sur les seuils critiques.
Le module doit également gérer les immobilisations, calculer les amortissements selon les normes suisses et produire les écritures d’ajustement. La traçabilité complète des acquisitions, des cessions et des réévaluations garantit la conformité aux audits.
Un moteur de règles paramétrables facilite l’intégration de nouveaux flux, comme les encaissements clients automatiques via eBill ou QR-facture, et maintient la cohérence des soldes banque et grand livre.
Budgets, rolling forecast et reporting
L’ERP doit offrir un module de budgétisation qui permet de définir des budgets annuels et des prévisions révisées (rolling forecast) par période. Ces outils favorisent la réactivité face aux écarts et aux évolutions de marché.
Les reportings financiers doivent inclure des tableaux de bord dynamiques, des indicateurs clés (DSO, délai de clôture, marge opérationnelle) et des rapports comparatifs budget/réalisé. La consolidation multi-entités doit être automatisée et prendre en compte les ajustements inter-sociétés.
Pour l’auditabilité, chaque donnée agrégée doit pouvoir être décomposée jusqu’à l’écriture source, avec un historique de modifications et un contrôle des accès selon les profils. La génération de rapports en IFRS ou Swiss GAAP FER complète la couverture normative.
Un serveur de reporting BI intégré ou interfacé via API REST/GraphQL facilite l’exploitation des données par des outils tiers tout en conservant la cohérence du référentiel comptable.
Périmètre fonctionnel RH gestion ERP
Le module RH couvre la gestion des dossiers employés, les absences, la paie et la talent management, tout en assurant la conformité aux exigences suisses (AVS, LPP, impôt à la source). L’objectif est d’automatiser les cycles de paie, assurer la traçabilité et offrir des tableaux de bord RH riches.
Dossiers employés, absences et temps
Chaque collaborateur dispose d’un dossier numérique regroupant informations personnelles, contrats, certificats et historique des processus RH (reviews, formations). Pour apprendre à cadrer un projet RH, découvrez notre modèle de cahier des charges SIRH suisse.
Les absences et les temps de travail sont saisis via des interfaces web ou mobiles, avec approbation automatisée des managers.
Les règles de calcul des congés légaux et contractuels (congés payés, jours fériés, récupération d’heures) sont paramétrables selon la législation suisse et les accords internes. Des alertes signalent les dépassements ou les seuils critiques de présence.
Les feuilles de temps s’intègrent aux notes de frais et aux projets, facilitant le suivi de la rentabilité par activité ou par client. Les exports vers les systèmes de comptabilité analytique garantissent une cohérence budgétaire.
Exemple : Un cabinet de conseil a déployé un module de suivi des temps et congés relié à la paie. Il a réduit de moitié les erreurs de saisie et gagné 20 % de productivité administrative. Ce cas montre l’impact direct d’une automatisation des processus RH sur la fiabilité des données et la satisfaction des managers.
Paie suisse et conformité sociale
Le traitement de la paie suisse doit couvrir AVS/AI/APG, AC, LPP, LAA, les assurances complémentaires et l’impôt à la source. Le moteur de calcul doit être conforme aux barèmes officiels et pouvoir gérer les spécificités cantonales.
Les bulletins de salaire sont générés automatiquement, en PDF sécurisé, avec des annexes détaillées (déductions, cotisations, heures, primes). Les exportations de données vers les caisses sociales, la banque pour virement de salaires et l’administration fiscale à la source sont standardisées.
Un système de validation en deux étapes (responsable RH puis paie) garantit la maîtrise des modifications sensibles. La génération des certificats de salaire annuels et leur mise à disposition sécurisée aux employés achèvent le cycle de conformité.
La gestion des absences maladie et maternité avec calcul automatique des indemnités AVS/APG évite les erreurs de calcul et simplifie les déclarations trimestrielles.
Exemple : Une PME de production en Suisse a remplacé ses tableurs Excel par un ERP intégrant la paie. Elle a éliminé les calculs manuels et réduit à zéro les redressements URSSAF suisses. Ce cas illustre comment un moteur de paie certifié assure la conformité et la sérénité des équipes RH.
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Formation, compétences et parcours
Le module Talent Management suit les formations, les compétences acquises et les plans de développement individuels. Les managers peuvent créer des parcours, assigner des sessions et tracker les résultats.
Les matrices de compétences facilitent la planification des successions et l’alignement des ressources sur la stratégie de l’entreprise. Un module de feedback 360° et d’évaluation annuelle s’intègre pour piloter les performances.
Les rapports de formation (heures réalisées, coûts, conformité aux obligations sectorielles) sont disponibles en temps réel. Des KPIs tels que le taux de complétion ou le ROI formation enrichissent le pilotage RH.
Les exports SCORM ou CSV assurent l’interopérabilité avec les LMS et le DMS, garantissant un suivi centralisé des certifications et attestations.
Intégrations et architecture ouverte ERP
Une architecture API-first, modulaire et conforme aux standards (SSO/OIDC, SCIM, webhooks) est essentielle pour connecter l’ERP aux banques, aux assureurs et aux outils BI. Le recours à des briques open source garantit la flexibilité et évite le vendor lock-in.
API REST/GraphQL et interopérabilité ISO 20022
Le choix d’une interface API-first permet d’intégrer en continu des modules internes ou externes, qu’il s’agisse de DMS, d’outils BI ou de portails RH. Les webhooks offrent un système d’événements pour synchroniser en temps réel les workflows. Pour choisir entre solutions, comparez notre article ERP open source vs propriétaire.
Le standard ISO 20022 pour les flux bancaires, combiné à l’eBill et au QR-facture, assure un échange sécurisé et structuré des paiements. Les montants sont automatiquement conciliés dans la trésorerie et poussés dans la comptabilité sans saisie manuelle.
Les endpoints SCIM facilitent le provisioning des utilisateurs à partir d’Active Directory ou d’Azure AD, tandis que SAML ou OIDC gèrent l’authentification unique, garantissant une expérience transparente et sécurisée.
Sécurité, conformité LPD & RGPD
L’architecture doit appliquer le principe de privacy-by-design, avec chiffrement des données en transit et au repos. Les journaux d’audit tracés garantissent la traçabilité des accès et des modifications.
Le role-based et attribute-based access control (RBAC/ABAC) permettent de limiter les droits selon le profil, l’entité ou le périmètre fonctionnel. La gestion des consentements et des droits d’accès répond aux exigences LPD et RGPD.
Les processus de mise à jour doivent être régis par un pipeline CI/CD sécurisé, incluant des tests automatisés et des scans de vulnérabilités. Le recours à des containers immuables et à des scanners de sécurité renforce la résilience.
La certification ISO 27001 ou l’hébergement dans un cloud souverain garantit la conformité aux politiques internes et aux exigences réglementaires suisses.
Infrastructure et hébergement suisse
Opter pour un hébergement en Suisse ou dans un cloud souverain assure la résidence des données et la conformité aux exigences de localisation. Les architectures Kubernetes ou serverless doivent être configurées pour la haute disponibilité.
Le runbook d’exploitation documente les scénarios de montée en charge, les procédures de failover et les processus de restauration. Les SLA précisent les objectifs de disponibilité (99,9 %) et les délais de rétablissement (MTTR). Pour renforcer la scalabilité, consultez notre guide pour assurer la scalabilité de votre application face aux pics de trafic.
La mise en place de backups journaliers et d’un environnement escrow pour le code permet d’assurer un redémarrage rapide en cas de défaillance majeure. Les tests de restauration périodiques valident l’efficacité du plan de continuité.
Le monitoring proactif (Prometheus, Grafana) et l’alerting automatisé garantissent une supervision constante des performances, tandis que les tests de charge anticipent les pics d’activité.
Gouvernance des données et réversibilité
Assurer la propriété des données et du code, prévoir une clause d’export sans frais et un plan d’escrow sont indispensables pour éviter le vendor lock-in. Le cahier des charges doit inclure un runbook d’exploitation et des livrables clairs pour chaque phase.
Propriété et gouvernance des données
Le CdC doit stipuler que toutes les données et customisations restent la propriété de l’entreprise. Les formats d’export standard (CSV, JSON, Parquet) garantissent l’ouverture des données. Pour un cadrage plus technique, consultez notre cahier des charges IT du document à la décision.
Le dictionnaire de données décrit chaque entité, attributs et relations, facilitant la reprise ou l’extension par un autre prestataire. La matrice d’intégration documente les flux entrants et sortants.
La politique de gouvernance définit les rôles, responsabilités et processus de validation des modifications du modèle de données. Un comité data réunit DSI, métiers et partenaires pour piloter l’évolution.
Clauses contractuelles et escrow
Une clause d’export sans frais doit être incluse pour garantir la délivrance complète du code source et des livrables. Le recours à un escrow pour le code ou la documentation critique offre une sécurité en cas de rupture de contrat.
Le contrat fixe les SLA, les pénalités de non-respect et les processus d’escalade. Il précise le MTTR, les engagements de support et les modalités de montée en compétence des équipes internes.
La flexibilité contractuelle permet d’ajouter ou de retirer des modules sans renégociation majeure, favorisant une extension progressive de l’écosystème ERP.
Livrables, MVP et KPIs
Le cahier des charges doit livrer des user stories et critères d’acceptation pour chaque rôle (Finance, RH, Paie). Le dictionnaire de données, la matrice d’intégration et le runbook d’exploitation complètent le périmètre.
Un MVP ciblé sur 3–5 cas à ROI rapide (rapprochement bancaire, paie, déclarations fiscales) permet de démontrer la valeur et d’ajuster le projet avant un déploiement complet.
Les KPIs tels que le DSO, le délai de clôture, l’exactitude de la paie et le taux d’automatisation sont définis dès le départ pour mesurer l’efficacité et piloter l’amélioration continue.
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Ce cahier des charges ERP Finance & RH en Suisse met l’accent sur un périmètre riche, des intégrations standardisées, une architecture ouverte et une réversibilité sans vendor lock-in. Les modules Finance et RH couvrent les besoins clés, de la comptabilité aux talents, en passant par la paie certifiée. L’API-first, la conformité LPD/RGPD, la souveraineté des données et les clauses contractuelles garantissent un système pérenne et évolutif.
Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans le cadrage stratégique, la sélection des briques open source et la mise en œuvre des développements sur mesure. Profitez de notre savoir-faire pour maîtriser votre TCO, vos données et votre agilité métier.
