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Dans un contexte où la réussite des projets digitaux repose sur une gestion agile et une documentation rigoureuse, Jira et Confluence deviennent des alliés incontournables. Ils offrent une plateforme unifiée permettant de piloter chaque phase, d’assurer la traçabilité des décisions et de centraliser le savoir. En adoptant une méthode structurée et reproductible, vous garantissez la cohérence entre ambitions métiers et réalisations techniques tout en optimisant la collaboration entre équipes IT et métiers.
Ce guide livre une démarche étape par étape pour configurer, paramétrer et utiliser efficacement Jira pour le pilotage opérationnel et Confluence pour la documentation, le tout illustré par des cas concrets d’entreprises suisses. L’objectif : vous fournir un blueprint prêt à l’emploi pour vos projets sur-mesure ou de transformation d’envergure.
Qu’est-ce que Jira et Confluence ?
Jira et Confluence sont deux logiciels conçus par la société Atlassian. Ils permettent aux parties prenantes d’un projet d’en gérer les différents aspect. Jira permet de gérer la planification et les tâches tandis que Confluence permet d’en gérer la documentation centrale.
Jira : logiciel de gestion de projet permettant de gérer efficacement les tâches et les workflows
Jira est un outil de gestion de projet conçu pour organiser, planifier et suivre les tâches au sein des équipes, en particulier dans des environnements agiles (Scrum, Kanban). Il offre une vue claire de l’avancement, des priorités et des responsabilités, ce qui renforce la coordination et la productivité.
Confluence : centraliser la documentation et favoriser la collaboration
Confluence est une plateforme collaborative dédiée à la documentation. Elle permet de structurer les spécifications, comptes rendus, procédures et décisions de manière claire et accessible. L’information est centralisée, facilitant le partage des connaissances et la continuité du projet.
Comprendre et déployer Jira et Confluence pour démarrer votre projet
Avant de commencer il faut préparer les espaces Jira et Confluence de votre projet. Cette étape garantit une base opérationnelle solide et une structure documentaire claire dès l’ouverture du projet.
Préparation du chantier
Avant toute configuration, il est essentiel de définir le périmètre fonctionnel et les grandes étapes du projet. Cette préparation consiste à regrouper les parties prenantes IT et métiers afin de valider les objectifs, les indicateurs clés et les contraintes techniques.
Une réunion de cadrage permet de lister les livrables attendus : backlog initial, documents de spécifications, sprints prévisionnels, jalons de validation auprès du client. Cette formalisation réduit les risques de déviation et d’oubli d’exigence.
L’exemple d’un de nos clients récents dans le secteur de la finance illustre cette phase : lors de la refonte de leur application métier, les équipes ont organisé trois ateliers de cadrage en moins d’une semaine pour consolider les exigences, définir les rôles Jira et les espaces Confluence nécessaires.
Configuration initiale
La mise en place de Jira débute par la création d’un projet modulable, intégré à un template Agile ou Kanban selon la taille et le type de mission. La hiérarchie des tickets (Epic, Story, Task, Bug) est configurée pour refléter la granularité souhaitée.
Parallèlement, Confluence se structure autour d’espaces de projet, d’espaces d’équipe et de modèles de pages. Les droits d’accès sont assignés selon les responsabilités : contributeurs, validateurs métiers, auditeurs externes.
Dans notre exemple précédent, le template Jira Agile a été adapté pour ajouter un type de ticket « Revue réglementaire », essentiel dans un secteur fortement normé, tandis que Confluence accueillait un dossier dédié à la conformité suisse FINMA.
Structuration des espaces
Dans Jira, chaque composant métier ou module fonctionnel se transforme en « composant » ou « équipe » pour répartir clairement les responsabilités. Les champs personnalisés capturent les métriques spécifiques au projet.
Sur Confluence, des pages mères sont créées pour le plan de projet, le backlog, la documentation technique, les guides utilisateurs et le suivi des retours. Les macros dynamiques affiliées à Jira permettent d’afficher les tickets liés.
Cette structuration synchronisée offre une vue unique : un clic sur un ticket Jira depuis Confluence ouvre la fiche détaillée, assurant la cohérence et la traçabilité de toutes les évolutions.
Orchestrer la gestion opérationnelle avec Jira
Une fois mis en place pour gérer vos tâches et votre planification, Jira devient le cockpit de votre projet pour planifier, exécuter et mesurer la progression.
Création et gestion du backlog
Le backlog initial compile l’ensemble des user stories et exigences techniques identifiées lors du cadrage. Chaque item est rédigé selon le format standard (rôle, action, bénéfice) pour garantir une compréhension partagée.
Les priorités sont établies en fonction de la valeur métier et de la complexité technique, puis organisées en Epics et versions. Les tickets sont estimés en points d’effort et répartis dans un flux de travail clair.
Cette approche permet par exemple d’affecter rapidement des story points aux fonctionnalités critiques de votre plateforme web ou mobile, assurant une visibilité immédiate des charges et des risques.
Planification et exécution des sprints
Chaque sprint débute par une réunion de planification où l’équipe sélectionne les stories les plus prioritaires et définit un objectif de sprint. Les tâches sont décomposées et assignées à chaque membre.
Pendant l’exécution, le tableau Scrum ou Kanban offre une vision temps réel de l’état des tickets : à faire, en cours, en revue, terminé. Les daily stand-ups s’appuient sur ces colonnes pour identifier rapidement les points de blocage.
Dans l’un de nos cas clients, l’équipe a par exemple adopté un rythme bihebdomadaire, avec un point quotidien de 15 minutes, permettant de réduire les délais de livraison de 20 % dès le troisième sprint.
Reporting et suivi des KPIs
Jira intègre des rapports automatisés : burndown chart, velocity chart, rapport de version, temps passé par ticket. Ces métriques aident à ajuster la roadmap et à anticiper les retards ou les surcharges.
Les gadgets de dashboard peuvent être partagés avec la direction informatique pour un suivi asynchrone et une transparence totale sur l’avancement.
Un cas d’usage chez un constructeur industriel que nous avons accompagné montre par exemple que le suivi des KPIs via Jira a permis d’identifier un goulet d’étranglement dans les phases de validation, entraînant la création d’un workflow spécifique pour accélérer les revues.
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Exploiter Confluence pour centraliser la documentation et favoriser la collaboration
Confluence structure l’ensemble des spécifications, retours et livrables dans un référentiel accessible et versionné. Cela crée un point central auquel tout le monde peut se référer à tout moment et contribue à clarifier les attentes métiers autour du produit.
Modèles de spécifications
Des templates préconfigurés couvrent les spécifications fonctionnelles, techniques, ergonomiques et de performance. Chaque modèle inclut les sections indispensables : objectifs, périmètre, maquettes, critères d’acceptation.
Les macros telles que le tableau de décisions et le roadmap planner facilitent le suivi des jalons et des arbitrages.
Un de nos client a choisi un modèle unique pour toutes ses équipes projets, ce qui a réduit le temps de rédaction des spécifications de 30 % et assurant une homogénéité documentaire indispensable aux audits internes. Cela montre comment l’adoption d’un template ou modèle Confluence peut impacter les performances.
Gestion des retours et validation
Confluence permet d’intégrer des commentaires contextuels sur chaque section de document. Les relecteurs métiers et techniques peuvent annoter, proposer des modifications ou signaler des risques directement dans la page.
La fonctionnalité de workflows de validation conditionne la publication des documents à la validation de x relecteurs, assurant le respect des normes internes.
Dans un de nos cas récents, un processus en trois étapes (relecture fonctionnelle, revue technique, validation juridique) a été mis en place pour chaque document, avec un historique complet des approbations horodatées. Cela a grandement contribué à accéllérer la livraison du produit et à augmenter la qualité des livrables.
Portail client et collaboration
Un espace dédié au client peut être configuré sur Confluence, offrant un accès contrôlé aux spécifications, aux rapports d’avancement et aux plans de test. Les retours clients sont alors centralisés et tracés.
Cette approche garantit une boucle de feedback rapide et documentée, augmentant la confiance et la transparence tout au long du projet.
Cette configuration permet parfois de réduire de moitié les allers-retours emails et de conserver une piste d’audit claire pour chaque demande de changement.
Assurer la gouvernance, l’intégration et la traçabilité de bout en bout
Garantissez la conformité, la sécurité et la connectivité de vos outils pour un écosystème agile et fiable.
Automatisations et connecteurs
L’intégration de Jira et Confluence avec Git, CI/CD ou des outils de support permet de synchroniser tickets, commits et déploiements. Les webhooks automatisent la mise à jour des statuts.
Des connecteurs no-code assurent le lien entre Jira, Confluence et des solutions tierces (équipes de tests, monitoring, CRM).
Par exemple, en déployant une automatisation qui crée automatiquement des tickets de correction suite à la détection d’anomalies en production, un de nos client a pu accélérer la réactivité de 40 %.
Sécurité et conformité
Les réglages ACL dans Confluence et les permissions de projet dans Jira garantissent que chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne. Le chiffrement des données et l’authentification SSO renforcent la protection.
Le versioning des pages Confluence garantit un historique complet, indispensable aux audits internes ou externes.
Audit et traçabilité
Les logs natifs de Jira et Confluence enregistrent chaque modification, chaque commentaire et chaque transition de statut. Ces traces sont exploitables pour des rapports d’audit et des analyses post-mortem.
Des dashboards dédiés affichent les indicateurs de conformité, de délai de validation et de respect des SLA internes.
Il n’est pas rare que ces rapports permettent, a fortiori dans des industries règlementées, de réduire les écarts de processus et de garantir un respect systématique des exigences réglementaires.
Optimisez vos projets avec Jira et Confluence
En combinant une configuration initiale rigoureuse, une gestion Agile sur Jira et une documentation vivante sur Confluence, vous obtenez un écosystème cohérent, transparent et évolutif. Chaque phase, du backlog à la validation, trouve sa place dans un flux de travail clairement défini.
La traçabilité, la sécurité et la collaboration ascendante renforcent la confiance entre équipes internes et parties prenantes externes. Votre projet gagne en agilité, en visibilité et en robustesse face aux enjeux de transformation numérique.
Au dela de notre capacité à prendre en charge votre projet digital complet de A à Z, des spécifications au développement et à la mise en production, nos experts sont à votre disposition pour adapter ce blueprint à votre contexte spécifique et vous accompagner de la définition de la roadmap, en garantissant une approche modulable, open source et évolutive.
