Les décideurs et responsables technologiques en Suisse doivent se conformer simultanément au RGPD européen pour les échanges avec l’UE et à la nLPD (ancienne LPD) pour les traitements locaux. Le RGPD encadre la collecte, l’usage et la conservation des données personnelles de citoyens européens, tandis que la nLPD précise les droits et obligations applicables sur le territoire suisse. Maîtriser ces deux textes, c’est anticiper les risques juridiques et opérationnels, tout en structurant une gouvernance des données robuste et pérenne permettant de rester flexible côté conformité des données car ces règlement évoluent régulièrement de nouveaux arriveront certainement dans un avenir proche.

Comprendre vos obligations légales sous RGPD et nLPD

Vous devez identifier précisément le périmètre des traitements soumis à chaque réglementation pour éviter les sanctions.

Pour un responsable des systèmes d’information en suisse, il ne s’agit pas seulement de cocher des cases légales : une mauvaise interprétation du périmètre d’application peut exposer l’entreprise à des amendes lourdes et à une perte de confiance de la part des clients et partenaires. Clarifier dès le départ qui est concerné, quelles données et dans quelles conditions de traitement est essentiel pour bâtir un cadre solide et évolutif.

Champ d’application du RGPD en Suisse

Le RGPD s’applique aux entreprises suisses dès lors qu’elles offrent des biens ou des services à des résidents de l’Union européenne, ou qu’elles surveillent leur comportement (par exemple via des cookies, des outils d’analyse ou du profilage). Cela concerne, par exemple, un site e-commerce suisse recevant des visiteurs français ou un formulaire web rempli par un prospect allemand.

Le non-respect du RGPD expose à des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, et nuit gravement à la confiance des clients européens.

Spécificités de la nLPD

La nouvelle loi suisse sur la protection des données (nLPD), entrée en vigueur en septembre 2023, renforce les droits des personnes situées en Suisse et rapproche certaines obligations de celles du RGPD, tout en présentant plusieurs différences notables.

En cas de violation de données, la notification au Préposé fédéral (PFPDT) doit être effectuée dans les meilleurs délais, sans exigence stricte de 72 heures comme sous le RGPD.

Les amendes maximales peuvent atteindre 250 000 CHF, ce qui reste bien inférieur aux sanctions prévues par le RGPD. La nLPD est également plus souple concernant les transferts de données à l’étranger, à condition d’offrir des garanties adéquates.

Enfin, elle permet, dans certains cas, le traitement de données basé sur l’intérêt légitime sans nécessiter systématiquement un consentement explicite, contrairement au RGPD.

Opportunités de la conformité

Au-delà du respect légal, une gouvernance maîtrisée devient un levier d’efficacité et de compétitivité : optimisation des processus, réduction des incidents et valorisation des données. Selon une étude PwC, 85 % des clients privilégient les entreprises qui garantissent la sécurité de leurs données personnelles, un atout pour renforcer la fidélisation et attirer de nouveaux partenaires.

Cette conformité permet également de gagner en flexibilité pour s’adapter rapidement aux futures évolutions légales, dans un contexte où les régulations sur la protection des données sont appelées à se renforcer.

Enfin, une gouvernance exemplaire en la matière ouvre également la voie à de nouvelles opportunités commerciales, en facilitant l’accès à des marchés exigeants en matière de conformité et en renforçant la crédibilité auprès d’investisseurs et de parties prenantes.

Cartographier et diagnostiquer vos flux de données

La cartographie des traitements est la pierre angulaire de la gouvernance et du pilotage de la conformité.

Sans vision exhaustive des flux, les directions des systèmes d’information, et de manière plus large les décideurs, ne peuvent pas prioriser les actions, évaluer correctement les risques ni répondre aux demandes d’exercice des droits dans les délais.

Inventorier les sources de données

Il convient de commencer par dresser la liste de toutes les sources : serveurs internes, solutions SaaS, bases CRM, applications mobiles. Pour chaque entrée, précisez le type et la sensibilité des données, le volume et la localisation. Cela permet de repérer rapidement les points critiques, comme un journal de logs stocké hors UE.

Mettre en place un référentiel centralisé

Un référentiel unique regroupe métadonnées, propriétaires de traitements, finalités et durées de conservation. Cela simplifie la gestion des données, réduit les erreurs humaines, améliore la conformité RGPD et accélère les réponses aux audits ou aux demandes d’accès.

À titre d’exemple, pour un laboratoire pharmaceutique, notre équipe a mis en place un tel outil : le temps de réponse aux demandes d’accès aux informations personnelles a diminué de 40 %, et la mise à jour annuelle des données est passée de deux semaines à deux jours.

Notre approche : nous commençons par analyser et cartographier votre fonctionnement actuel. Ensuite, nous concevons un modèle de données spécialement adapté à votre organisation. Puis, nous déployons un outil centralisé, connecté aux principales sources d’information. Les processus de mise à jour sont conçus pour être simples et attribués à des responsables. Cela permet de centraliser rapidement la gestion des données et d’améliorer leur fiabilité.

Diagnostiquer les vulnérabilités

Pour protéger efficacement les données personnelles, il est essentiel d’identifier tous les points faibles de votre système. Cela inclut :

• Les applications obsolètes,
• Les processus manuels non documentés,
• Les transferts de données hors de l’Union européenne sans garanties suffisantes.

Pour chaque vulnérabilité repérée, évaluez son impact potentiel et la probabilité qu’elle se réalise. Utilisez une matrice des risques pour visualiser et hiérarchiser les priorités.

Cette démarche est cruciale : elle permet de concentrer vos efforts sur ce qui menace réellement votre conformité et votre sécurité, par exemple en renforçant immédiatement un API de paiement plutôt qu’en reportant des tâches moins critiques comme l’optimisation d’archives.

Mettre en place processus et politiques de conformité

Des processus clairs et documentés sont indispensables pour répondre aux exigences RGPD/nLPD et sécuriser vos traitements.

La formalisation des rôles, des workflows et des contrôles est la garantie d’une conformité démontrable et d’une réactivité face aux incidents.

Parcours opérationnel en 8 étapes

1. Sensibilisation des équipes et définition des objectifs
2. Audit complet des traitements et des flux
3. Nomination d’un DPD selon les seuils
4. Mise en place de mesures de sécurité (chiffrement, accès restreint)
5. Rédaction et publication des politiques internes
6. Formation continue des collaborateurs
7. Gestion et suivi des demandes des personnes concernées
8. Surveillance continue et alertes sur les incidents

Formaliser les responsabilités

Définissez clairement les rôles : DPD, référents métier, équipes IT. Documentez-les dans un organigramme mis à jour régulièrement pour garantir une chaîne de décision et de traitement sans faille.

Structurer le registre des traitements

Le registre se doit d’être vivant : chaque nouveau projet ou changement de périmètre doit y être renseigné immédiatement, avec base légale, durée et flux.

Workflow des droits d’accès

Automatisez la gestion complète des demandes d’accès aux données personnelles : réception de la demande, vérification de l’identité, extraction des données, envoi sécurisé au demandeur et clôture du dossier. Ce processus automatisé garantit le respect des délais légaux et assure une traçabilité complète.

Contrôle des tiers et fournisseurs

Mettez en place une grille d’évaluation pour vos sous-traitants et intégrez des clauses contractuelles types (comme les SCC pour le RGPD). Actualisez ces évaluations au moins une fois par an pour garantir que vos partenaires respectent vos exigences de conformité et de sécurité, et réduire les risques juridiques ou opérationnels liés à la sous-traitance.

Assurer suivi, audit et amélioration continue

Le respect durable de la conformité passe par un pilotage fondé sur des indicateurs et des audits réguliers.

La conformité devient un avantage concurrentiel lorsque vous transformez la gouvernance en processus agile et mesurable.

Définir et suivre vos KPIs

Sélectionnez 5 KPIs clés : taux de demandes traitées dans les délais, nombre d’incidents, pourcentage des traitements documentés, temps moyen de mise à jour du registre, nombre de vulnérabilités corrigées.

Tableau de bord opérationnel

Regroupez ces KPIs dans un portail accessible en temps réel (Power BI, Grafana ou autre solution de Business Intelligence). Par exemple, notre équipe a déployé un tableau de bord pour un client de taille moyenne, réduisant de 25 % les écarts lors des audits et accélérant de 40 % le traitement des demandes.

Audits et retours d’expérience

Tout dépend de votre maturité et du niveau de risque, mais il est important de procéder à des audit régulier de votre conformité RGPG/nLPD. Par exemple, planifiez un audit externe annuel et des révisions trimestrielles internes. Intégrez les retours des équipes et les évolutions législatives dans un plan d’amélioration continue pour éviter la conformité réactive.

Favoriser une culture de confidentialité

Au-delà des processus, promouvez des valeurs de transparence et de responsabilité : newsletters internes, ateliers de sensibilisation et retours réguliers sur les incidents réduisent les risques humains et renforcent l’adhésion. Ainsi vos équipes seront plus à même de contribuer à une structure générale solide en matière de confidentialité des données.

Structurez votre gouvernance RGPD & nLPD

Vous disposez désormais d’un plan d’action exhaustif : comprendre vos obligations, cartographier vos flux, formaliser des politiques, piloter avec des KPIs et installer une culture de confidentialité. Cette démarche sécurise votre SI, rassure vos parties prenantes et crée un avantage concurrentiel durable.

Si vous avez besoin d’accompagnement en la matière ou que vous souhaitez mettre en place un écosystème digital conforme, sécurisé et évolutif, prenez contact avec Edana pour en discuter.

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